Un salarié qui s'apprête à réclamer des heures supplémentaires peut-il obtenir, avant même toute action au fond, la copie de sa messagerie professionnelle ? Par un arrêt du 24 juin 2026, la Cour de cassation refuse de fermer cette voie et censure les juges qui l'avaient écartée par principe (Cass. soc. 24-6-2026, n° 25-10.397).
Réponse directe. La procédure de l'article 145 du code de procédure civile ne peut pas être écartée en matière de durée du travail au motif que le code du travail organise déjà un partage de la preuve. Un salarié peut donc demander, avant tout procès, la communication de pièces détenues par l'employeur, y compris sa messagerie professionnelle. Le juge doit vérifier que la mesure est nécessaire et proportionnée, en cantonner au besoin d'office le périmètre et faire occulter les données personnelles des tiers.
Une personne physique et une société avaient conclu, le 11 février 2019, un contrat de négociateur agent commercial. La société lui a notifié la fin de leur collaboration le 6 juillet 2023.
Estimant avoir en réalité exercé son activité en qualité de salarié, l'intéressé a saisi la formation de référé de la juridiction prud'homale sur le fondement de l'article 145 du code de procédure civile. Il demandait la communication de sa messagerie électronique professionnelle pour la période du 11 février 2019 au 6 juillet 2023, afin d'établir les heures de travail accomplies et de chiffrer un rappel de rémunération.
La cour d'appel de Paris a dit n'y avoir lieu à référé, par deux motifs distincts.
Le premier tenait à l'existence d'un régime probatoire propre au droit du travail. Puisque l'article L. 3171-4 du code du travail impose déjà à l'employeur de fournir au juge les éléments justifiant les horaires réalisés, les juges du fond tireraient les conséquences d'une éventuelle carence de l'entreprise. La mesure d'instruction préalable perdait, selon eux, son utilité.
Le second tenait au périmètre demandé. La communication de l'intégralité des courriels, sans distinction d'objet et sur plus de quatre années, leur paraissait trop générale et disproportionnée, y compris au regard du droit d'accès reconnu par le règlement général sur la protection des données.
L'arrêt est cassé en toutes ses dispositions. La Cour de cassation juge que la procédure de l'article 145 du code de procédure civile ne peut être écartée en matière de durée du travail quant à l'existence ou au nombre d'heures accomplies au motif de l'existence du mécanisme probatoire de l'article L. 3171-4 du code du travail (Cass. soc. 24-6-2026, n° 25-10.397).
Elle ajoute que la circonstance que le demandeur agisse en vue d'une action au fond relative à la durée du travail ne privait pas d'intérêt sa demande. Autrement dit, l'existence d'un procès à venir sur les heures supplémentaires ne rend pas la mesure probatoire sans objet : elle en constitue au contraire la justification.
L'article L. 3171-4 du code du travail organise l'administration de la preuve devant le juge saisi du litige. Il oblige l'employeur à fournir les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés, et laisse au juge le soin de former sa conviction au vu des éléments produits par chacune des parties (C. trav. art. L. 3171-4).
L'article 145 du code de procédure civile poursuit une finalité différente : conserver ou établir, avant tout procès, la preuve de faits dont pourrait dépendre la solution d'un litige (CPC art. 145). Il ne répartit pas la charge de la preuve, il sauvegarde les éléments qui permettront ensuite de l'administrer.
Un texte gouverne donc le procès, l'autre le précède. Le premier ne peut pas absorber le second, sauf à priver le demandeur d'une voie que le droit commun de la procédure civile ouvre à tout intéressé.
La solution n'est pas isolée. La Cour de cassation avait déjà jugé que le mécanisme probatoire spécifique applicable à la discrimination ne fait pas obstacle à une mesure d'instruction ordonnée avant tout procès (Cass. soc. 22-9-2021, n° 19-26.144).
L'arrêt du 24 juin 2026 transpose ce raisonnement à la durée du travail. Il se lit comme la confirmation d'une ligne générale : l'existence d'un aménagement de la preuve propre au droit du travail ne neutralise jamais, à elle seule, le référé probatoire.
L'arrêt de 2026 va toutefois plus loin que celui de 2021. Il ajoute au visa les articles 5 et 6 du règlement (UE) 2016/679 et impose au juge un office nouveau en matière de données personnelles, là où la décision de 2021 s'en tenait à la mise en balance issue de la Convention européenne des droits de l'homme. Le cantonnement du périmètre y devient par ailleurs expressément un pouvoir d'office.
La Cour ne se borne pas à ouvrir la voie. Elle définit précisément l'office du juge saisi d'une telle demande, au visa de l'article 145 du code de procédure civile, des articles 6 et 8 de la Convention européenne des droits de l'homme, des articles 9 du code civil et 9 du code de procédure civile, ainsi que des articles 5 et 6 du règlement (UE) 2016/679.
Le juge doit d'abord rechercher si la communication sollicitée est nécessaire à l'exercice du droit à la preuve de la durée du travail alléguée, et proportionnée au but poursuivi. C'est à cette condition qu'existe un motif légitime au sens de l'article 145.
Ce contrôle est concret. Il ne peut pas résulter d'une appréciation générale sur le caractère « trop large » de la demande, ce que la cour d'appel avait précisément fait.
Lorsque les éléments demandés sont de nature à porter atteinte à la vie personnelle de tiers, le juge doit vérifier quelles mesures sont indispensables à l'exercice du droit à la preuve. Il lui appartient, au besoin d'office, de cantonner le périmètre de la production sollicitée.
Ce cantonnement s'opère au regard des faits invoqués au soutien de la demande et de la nature des pièces sollicitées. Une demande jugée excessive ne peut donc plus être écartée en bloc sans que le juge ait d'abord recherché ce qui, en son sein, était indispensable au droit à la preuve.
C'est le point le plus lourd de conséquences. L'employeur qui se contentera de plaider la disproportion s'expose à voir le juge redessiner lui-même le périmètre, plutôt qu'à obtenir un rejet.
Le juge doit enfin veiller au principe de minimisation des données. Il ordonne, au besoin d'office, l'occultation sur les documents communiqués de toutes les données personnelles de tiers qui ne sont pas indispensables à l'exercice du droit à la preuve.
Il lui incombe de s'assurer que les mentions laissées apparentes sont adéquates, pertinentes et strictement limitées à ce qui est indispensable à la solution du litige. Il doit également enjoindre aux parties de n'utiliser les données personnelles de tiers qu'aux seules fins de l'action en rappel de salaire.
La protection des données ne constitue donc pas un motif de refus, mais une modalité d'exécution de la mesure.
Les mesures d'instruction de l'article 145 peuvent être ordonnées sur requête ou en référé (CPC art. 145). En matière prud'homale, la demande est le plus souvent portée devant la formation de référé, dont les conditions d'intervention obéissent par ailleurs à des règles propres que nous détaillons dans notre analyse du référé prud'homal.
La juridiction territorialement compétente est, au choix du demandeur, celle susceptible de connaître de l'affaire au fond ou celle dans le ressort de laquelle la mesure d'instruction doit être exécutée (CPC art. 145).
L'employeur défendeur a donc intérêt à vérifier ce point dès la réception de la convocation, avant même d'aborder le fond de la demande.
L'employeur tient à la disposition de l'inspection du travail, pendant une durée d'un an, les documents permettant de comptabiliser les heures de travail accomplies par chaque salarié, ou pendant une durée équivalente à la période de référence en cas d'aménagement du temps de travail sur une période supérieure à l'année (C. trav. art. D. 3171-16). Les documents permettant de comptabiliser le nombre de jours de travail accomplis par les salariés en convention de forfait sont conservés trois ans.
Or l'action en paiement du salaire se prescrit par trois ans (C. trav. art. L. 3245-1). Un décalage existe donc entre l'obligation réglementaire de conservation et l'horizon réel du contentieux.
Ce décalage devient critique lorsqu'une mesure d'instruction est ordonnée. L'entreprise qui a détruit ses relevés au bout d'un an se retrouve sans élément à opposer, alors même que la demande porte sur trois années. Aligner la conservation des documents de décompte sur la prescription triennale relève désormais de la simple prudence.
Le rejet pur et simple n'est plus une stratégie sûre, puisque le juge peut cantonner d'office le périmètre. Mieux vaut donc construire la défense sur trois terrains.
Le premier est l'absence de motif légitime : les faits invoqués sont-ils suffisamment circonstanciés pour rendre la mesure nécessaire ? Le deuxième est la proportionnalité : l'employeur peut proposer lui-même un périmètre restreint, par mots-clés, par expéditeur ou par période, plutôt que de laisser le juge l'arbitrer seul. Le troisième est la protection des tiers : il appartient à l'entreprise de documenter précisément les données personnelles présentes dans les messages et de solliciter leur occultation.
Au-delà de cette phase, la maîtrise des éléments de décompte reste le meilleur rempart, comme le montre le régime probatoire applicable devant le juge du fond, que nous exposons dans notre article sur la preuve des heures supplémentaires. C'est un axe que nous traitons systématiquement en contentieux prud'homal.
Il ne peut pas s'y opposer par principe. La Cour de cassation juge que la procédure de l'article 145 du code de procédure civile n'est écartée ni par l'existence d'un régime probatoire propre au droit du travail, ni par la perspective d'une action au fond (Cass. soc. 24-6-2026, n° 25-10.397). L'employeur conserve en revanche des moyens de défense sérieux : contester l'existence d'un motif légitime, démontrer que la mesure n'est pas nécessaire à l'exercice du droit à la preuve, ou établir sa disproportion. Il peut également proposer un périmètre restreint, que le juge a le pouvoir de retenir en cantonnant d'office la production sollicitée.
Non. Le juge doit vérifier quelles mesures sont indispensables à l'exercice du droit à la preuve et proportionnées au but poursuivi. Lorsque les pièces sont de nature à porter atteinte à la vie personnelle de tiers, il lui appartient de cantonner d'office le périmètre de la production, au regard des faits invoqués et de la nature des pièces demandées. Il doit en outre ordonner l'occultation des données personnelles de tiers qui ne sont pas indispensables, en application du principe de minimisation, et enjoindre aux parties de n'utiliser ces données qu'aux seules fins de l'action en rappel de salaire.
Les documents permettant de comptabiliser les heures accomplies par chaque salarié sont tenus à la disposition de l'inspection du travail pendant un an, ou pendant une durée équivalente à la période de référence en cas d'aménagement du temps de travail sur une période supérieure à l'année (C. trav. art. D. 3171-16). Les documents relatifs aux salariés en convention de forfait sont conservés trois ans. Cette durée d'un an ne correspond toutefois pas à l'horizon du contentieux : l'action en paiement du salaire se prescrit par trois ans (C. trav. art. L. 3245-1). Une conservation alignée sur la prescription est donc recommandée.
Oui. Dans l'affaire jugée, le demandeur était lié à la société par un contrat d'agent commercial et revendiquait la qualité de salarié. L'article 145 du code de procédure civile ouvre la mesure d'instruction à tout intéressé, sans exiger que la qualité de salarié soit préalablement établie. Une entreprise ayant recours à des prestataires indépendants peut donc se voir demander la communication de pièces destinées à préparer une action en requalification assortie d'un rappel de rémunération. La vigilance sur la traçabilité des échanges concerne ainsi l'ensemble des collaborateurs, salariés ou non.
Article rédigé par Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. Publié le 19 août 2026.
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