Les frais professionnels remboursés par l’employeur échappent aux cotisations, à condition que l’Urssaf puisse vérifier qu’ils correspondent à des dépenses liées à l’emploi et respectent les limites fixées par un arrêté du 4 septembre 2025. Ce texte a remplacé l’arrêté de 2002 et organise la disparition progressive, d’ici à 2032, de la déduction forfaitaire spécifique dont bénéficient encore certaines professions. Lors du contrôle, l’inspecteur vérifie en priorité la preuve de la situation qui justifie chaque remboursement : déplacement, repas pris hors de l’entreprise, télétravail. Une allocation versée sans cette preuve est requalifiée en salaire et réintégrée dans l’assiette pour la totalité de son montant.
Ne constituent pas un revenu d’activité les remboursements de frais professionnels correspondant, dans les conditions et limites fixées par arrêté, à des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi que le salarié supporte pour accomplir ses missions (CSS art. L. 136-1-1). Les sommes versées sous cette appellation sans répondre à cette définition sont des éléments de salaire, quelle que soit leur dénomination (BOSS, Frais professionnels, § 30).
La doctrine administrative, publiée au Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS), détaille ces règles. Plusieurs de ses paragraphes mentionnent encore l’arrêté du 20 décembre 2002, alors que le texte en vigueur est l’arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale, applicable depuis le 7 septembre 2025 (Arr. du 4-9-2025, art. 12).
L’employeur peut indemniser les frais de deux façons. Il peut rembourser les dépenses réellement engagées, et doit alors produire les justificatifs correspondants ; il peut aussi verser des allocations forfaitaires, réputées utilisées conformément à leur objet lorsqu’elles n’excèdent pas les montants fixés par l’arrêté (Arr. du 4-9-2025, art. 2).
Cette présomption ne dispense pas l’employeur d’établir la situation de fait qui ouvre droit à l’allocation, comme le déplacement ou l’empêchement de regagner le domicile. À défaut, l’allocation constitue un complément de rémunération réintégré dans l’assiette pour la totalité de son montant (BOSS, Frais professionnels, § 100). Au-delà des limites de l’arrêté, l’exonération de la fraction excédentaire suppose la preuve que les dépenses ont été effectivement exposées (BOSS, Frais professionnels, § 110).
Les limites d’exonération, revalorisées chaque 1er janvier, sont les suivantes pour 2026 (Arr. du 4-9-2025, art. 3) :
Lorsque la contrainte de prendre le repas au restaurant n’est pas établie, par exemple parce que les salariés déjeunent dans leur véhicule, seule la limite de 10,40 euros s’applique (BOSS, Frais professionnels, § 260). Pour 6 techniciens itinérants ayant perçu chacun 180 indemnités de 21,40 euros sur une année, sans preuve de repas pris au restaurant, l’écart de 11 euros par repas conduit à réintégrer 11 880 euros dans l’assiette.
Le salarié est présumé empêché de regagner chaque jour sa résidence lorsque la distance entre celle-ci et le lieu de travail est d’au moins 50 km et que les transports en commun ne permettent pas de la parcourir en moins de 1 h 30 (Arr. du 4-9-2025, art. 5). Pour 2026, en métropole, l’indemnité est exonérée dans la limite de 21,40 euros par repas et, pour le logement et le petit déjeuner, de 76,60 euros par jour à Paris et dans les départements des Hauts-de-Seine, de la Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne, et de 56,80 euros dans les autres départements (BOSS, Frais professionnels, § 1290).
Au-delà de 3 mois de déplacement continu sur un même lieu de travail, ces limites sont réduites de 15 % jusqu’au 24e mois, puis de 30 % jusqu’au 60e mois ; au-delà, l’arrêté ne permet plus de déduire d’indemnité forfaitaire (Arr. du 4-9-2025, art. 5). En province, la limite applicable au logement passe ainsi de 56,80 euros à 48,28 euros par jour à compter du quatrième mois. Le BOSS mentionne encore une durée maximale de 6 ans, que l’arrêté a ramenée à 5 ans (BOSS, Frais professionnels, § 1300).
Le salarié contraint d’utiliser son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels peut percevoir des indemnités kilométriques, réputées utilisées conformément à leur objet dans la limite du barème fiscal (Arr. du 4-9-2025, art. 4). Ce barème, publié à l’annexe IV du Code général des impôts, est inchangé depuis 2023 et majoré de 20 % pour les véhicules électriques (CGI ann. IV art. 6 B).
À titre d’exemple, pour un véhicule de 5 chevaux fiscaux et 8 000 km professionnels dans l’année, le barème donne 8 000 x 0,357 + 1 395, soit 4 251 euros. Selon l’administration, l’employeur doit justifier la réalité des déplacements et le nombre exact de kilomètres parcourus, à défaut de quoi l’indemnité est réintégrée (BOSS, Frais professionnels, § 390). Un relevé des trajets, avec les dates, les lieux et les distances, et la copie du certificat d’immatriculation du véhicule constituent les pièces habituellement demandées.
Les frais engagés par le salarié en télétravail peuvent être remboursés au réel ou, au choix de l’employeur, par une allocation forfaitaire réputée utilisée conformément à son objet (Arr. du 4-9-2025, art. 6). Pour 2026, la limite est de 11,00 euros par mois pour un jour de télétravail par semaine, ou de 2,70 euros par jour dans la limite de 59,40 euros par mois. Lorsque l’allocation est prévue par une convention de branche, un accord professionnel ou interprofessionnel ou un accord de groupe, ces limites sont portées à 13,20 euros, 3,30 euros et 72,60 euros (BOSS, Frais professionnels, § 1810).
Le salarié qui utilise ses propres outils numériques à des fins professionnelles peut être indemnisé forfaitairement dans la limite de 55,20 euros par mois en 2026, lorsque la part professionnelle ne peut pas être identifiée (BOSS, Frais professionnels, § 1870). Au-delà de ces montants, l’exonération suppose des justificatifs.
La déduction forfaitaire spécifique (DFS) ouvre à l’employeur de certaines professions, énumérées par l’annexe IV du Code général des impôts, la faculté d’appliquer un abattement sur l’assiette des cotisations, dans la limite de 7 600 euros par an et par salarié (Arr. du 4-9-2025, art. 9). L’employeur doit y être autorisé par un accord collectif, par l’accord du comité social et économique ou, à défaut, par chaque salarié, dont le silence vaut accord.
L’administration subordonne cet accord tacite à la preuve d’une information préalable du salarié (BOSS, Frais professionnels, § 2200). La DFS suppose en outre que le salarié supporte effectivement des frais : elle n’est pas applicable lorsque l’employeur prend en charge la totalité des frais professionnels (BOSS, Frais professionnels, § 2130). Lorsqu’elle est appliquée, les remboursements de frais sont réintégrés dans l’assiette avant l’abattement, sauf ceux que l’annexe 2 de l’arrêté énumère.
Pour les professions autres que celles dont le calendrier de réduction avait déjà été fixé, comme la construction, la propreté ou le transport routier de marchandises, les taux sont réduits chaque 1er janvier, de 2026 à 2031, d’une valeur égale à 15 % du taux applicable en 2025 ; ces déductions deviennent nulles le 1er janvier 2032 (Arr. du 4-9-2025, art. 9). Une profession qui bénéficiait d’un taux de 30 % en 2025 relève ainsi, par application de cette règle et de l’arrondi à l’unité, d’un taux de 26 % en 2026 ; l’administration indique 21 % pour 2027.
Un logiciel de paie qui applique encore le taux de 2025 minore l’assiette de chaque salarié concerné. La DFS a aussi des effets sur la réduction générale des cotisations patronales, avec laquelle elle se cumule et dont elle modifie la rémunération de référence.
La Cour de cassation juge que l’Urssaf peut modifier le fondement juridique d’un redressement jusqu’à la mise en demeure, à condition d’en informer l’employeur et de lui permettre de présenter ses observations et de fournir les pièces justificatives nécessaires. Le juge ne peut pas, en revanche, valider un redressement de DFS sur un motif, tel que l’absence de frais supplémentaires, que la lettre d’observations ne retenait pas (Cass. 2e civ. 4-9-2025, n° 22-22.989).
Parmi les situations qui donnent lieu à redressement figurent les suivantes :
La frontière avec les avantages en nature est aussi en cause lorsque l’employeur rembourse des dépenses de la vie personnelle, comme l’abonnement téléphonique familial ou le loyer du salarié. Il est prudent de produire les notes de frais, relevés de trajets, ordres de mission et accords de DFS au plus tard dans la réponse à la lettre d’observations. Ces pièces peuvent être réunies lors d’un audit de la paie mené avant le contrôle, à l’occasion duquel les références à l’arrêté de 2002 qui subsistent dans les accords et les notes internes peuvent aussi être corrigées.
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 29 octobre 2026.
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