Tout licenciement pour motif personnel commence par la convocation du salarié à un entretien préalable, adressée avant que la décision de rompre ne soit prise. Le Code du travail en fixe la forme, les mentions et le délai minimal qui doit séparer sa réception de la date de l’entretien. Ces exigences permettent au salarié de connaître l’objet de la procédure, de préparer ses explications et d’organiser son assistance. Leur méconnaissance constitue une irrégularité de procédure qui expose l’employeur à une indemnisation, même lorsque le licenciement est par ailleurs justifié.
L’employeur qui envisage de licencier un salarié « le convoque, avant toute décision, à un entretien préalable » (C. trav. art. L. 1232-2). La convocation ouvre ainsi la procédure : à ce stade, le licenciement n’est qu’envisagé, et l’entretien a pour objet d’exposer au salarié les motifs de la mesure projetée et de recueillir ses explications (C. trav. art. L. 1232-3).
Cette exigence vaut pour tout licenciement pour motif personnel, qu’il repose sur une faute ou sur un motif non disciplinaire comme l’insuffisance professionnelle. Elle s’inscrit dans la procédure du licenciement pour motif personnel, qui se poursuit par l’entretien puis par la notification de la décision.
La convocation émane de l’employeur ou d’une personne de l’entreprise habilitée à conduire la procédure. La Cour de cassation interdit à l’employeur de donner mandat à une personne étrangère à l’entreprise « pour conduire la procédure de licenciement jusqu’à son terme », et juge alors le licenciement dépourvu de cause réelle et sérieuse (Cass. soc. 7-12-2011, n° 10-30.222, publié au Bulletin).
N’est en revanche pas étranger à l’entreprise le dirigeant de la société mère qui supervise le salarié d’une filiale, même sans délégation de pouvoir écrite (Cass. soc. 13-6-2018, n° 16-23.701, publié au Bulletin). Il est dès lors recommandé à l’employeur de s’assurer, dès la convocation, que son signataire est bien celui qui conduira l’entretien et notifiera la décision, ou qu’il dispose d’un pouvoir pour le faire.
La convocation est effectuée « par lettre recommandée ou par lettre remise en main propre contre décharge » (C. trav. art. L. 1232-2). Le choix entre ces deux modes appartient à l’employeur.
La Cour de cassation voit dans ces deux modes « un moyen légal de prévenir toute contestation sur la date de la convocation » et non une condition de validité : la remise de la lettre par un huissier de justice n’est pas une irrégularité (Cass. soc. 30-3-2011, n° 09-71.412, publié au Bulletin). Elle a jugé de même la procédure régulière, peu important l’absence de signature du salarié sur la décharge qui lui avait été présentée, dès lors qu’il avait reçu la convocation et s’était présenté à l’entretien (Cass. soc. 21-1-2026, n° 24-16.240, publié au Bulletin).
Le mode de convocation sert donc avant tout à établir la date à laquelle le salarié a été informé, date qui fait courir le délai minimal avant l’entretien. En cas de contestation, c’est cette date que l’employeur doit pouvoir justifier.
Il est recommandé à l’employeur de conserver l’avis de réception ou la décharge datée et signée, et, en cas de refus de signer, de pouvoir établir autrement la remise effective. Le salarié a intérêt, de son côté, à noter la date exacte à laquelle la lettre lui a été présentée ou remise.
La lettre de convocation « indique l’objet de la convocation » (C. trav. art. L. 1232-2). Le texte réglementaire précise qu’elle indique l’objet de l’entretien et en « précise la date, l’heure et le lieu » (C. trav. art. R. 1232-1). L’objet est l’entretien préalable au licenciement que l’employeur envisage ; ni l’article L. 1232-2 ni l’article R. 1232-1 n’imposent à la lettre d’énoncer les motifs, que l’employeur indique au cours de l’entretien (C. trav. art. L. 1232-3).
L’indication du lieu et de l’heure permet au salarié de s’y rendre et de communiquer ces informations à la personne qui l’assistera. Lorsqu’il fait appel à un conseiller du salarié, c’est lui qui lui communique la date, l’heure et le lieu de l’entretien (C. trav. art. R. 1232-2).
La lettre rappelle que le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise ou, en l’absence d’institutions représentatives du personnel dans l’entreprise, par un conseiller du salarié (C. trav. art. R. 1232-1). Le conseiller du salarié est une personne extérieure à l’entreprise, inscrite sur une liste arrêtée par l’autorité administrative, chargée d’assister le salarié lors de l’entretien préalable dans les entreprises dépourvues de représentants du personnel (C. trav. art. L. 1232-7).
Dans ce cas, la lettre « mentionne la possibilité de recourir à un conseiller du salarié et précise l’adresse des services dans lesquels la liste de ces conseillers est tenue à sa disposition » (C. trav. art. L. 1232-4). Les règles de l’assistance du salarié déterminent la formule à retenir.
La lettre de convocation doit mentionner les modalités d’assistance du salarié applicables en fonction de la situation de l’entreprise, et le non-respect de ces dispositions constitue une irrégularité de procédure (Cass. soc. 8-6-2011, n° 10-14.650, publié au Bulletin). Dans cette affaire, l’entreprise appartenait à une unité économique et sociale, c’est-à-dire un ensemble de sociétés juridiquement distinctes reconnu comme une seule entité pour la représentation du personnel, dotée d’institutions représentatives.
Il est dès lors recommandé à l’employeur de vérifier, avant l’envoi, si des institutions représentatives existent dans l’entreprise ou à un niveau qui la couvre, puis de reprendre la formule correspondante.
L’entretien préalable « ne peut avoir lieu moins de cinq jours ouvrables après la présentation de la lettre recommandée ou la remise en main propre de la lettre de convocation » (C. trav. art. L. 1232-2). Le délai court donc de la présentation de la lettre, et non de son envoi.
La Cour de cassation exige que le salarié dispose de 5 jours pleins pour préparer sa défense, « de sorte que le jour de la remise de la lettre ne compte pas dans le délai, non plus que le dimanche qui n’est pas un jour ouvrable » (Cass. soc. 3-6-2015, n° 14-12.245, publié au Bulletin). Une convocation reçue un jeudi pour un entretien fixé au mercredi suivant a ainsi été jugée irrégulière. Le calcul de ce délai et des suivants relève des délais de la procédure de licenciement.
Lorsque le licenciement repose sur une faute, la convocation doit en outre intervenir dans le délai de 2 mois à compter du jour où l’employeur a eu connaissance des faits, sauf poursuites pénales exercées dans ce délai (C. trav. art. L. 1332-4). La convocation à l’entretien est remise contre récépissé ou adressée par lettre recommandée « dans le délai de deux mois fixé à l’article L. 1332-4 » (C. trav. art. R. 1332-1).
Lorsque l’employeur invoque une faute grave, c’est-à-dire une faute qui rend impossible le maintien du salarié dans l’entreprise, la procédure doit en outre être mise en œuvre dans un délai restreint après la connaissance des faits, dès lors qu’aucune vérification n’est nécessaire ; le seul respect du délai de 2 mois ne suffit pas (Cass. soc. 24-11-2010, n° 09-40.928, publié au Bulletin).
Les textes de la procédure de licenciement n’interdisent pas de convoquer à l’entretien préalable un salarié dont le contrat est suspendu pour maladie non professionnelle. Le licenciement ne peut toutefois être motivé par l’état de santé lui-même, qui figure parmi les motifs discriminatoires prohibés (C. trav. art. L. 1132-1).
Lorsque l’entretien est reporté en raison de l’état de santé du salarié, l’employeur est seulement tenu de l’aviser, en temps utile et par tous moyens, des nouvelles date et heure, le délai de 5 jours ouvrables courant à compter de la présentation ou de la remise de la lettre initiale de convocation (Cass. soc. 21-5-2025, n° 23-18.003, publié au Bulletin).
La même solution s’applique au report demandé par le salarié : l’employeur doit seulement l’aviser en temps utile et par tous moyens de la nouvelle date (Cass. soc. 29-1-2014, n° 12-19.872, publié au Bulletin), sans avoir à lui adresser une nouvelle convocation respectant un nouveau délai de 5 jours (Cass. soc. 24-11-2010, n° 09-66.616, publié au Bulletin).
Il est néanmoins recommandé à l’employeur de confirmer la nouvelle date par écrit, afin de pouvoir en justifier, et de vérifier l’incidence du report sur le délai d’un mois applicable en matière disciplinaire.
Lorsque des faits nouveaux sont révélés après une première convocation, l’employeur peut convoquer le salarié à un nouvel entretien préalable ; le délai d’un mois pour notifier le licenciement disciplinaire court alors du second entretien (Cass. soc. 22-9-2021, n° 18-22.204, publié au Bulletin). La nouvelle convocation obéit aux mêmes règles de forme, de mentions et de délai que la première.
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 3 novembre 2026.
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