Le voyageur, représentant ou placier (VRP) engage, pour visiter sa clientèle, des frais de déplacement, de véhicule, de repas ou d’hébergement. Aucun texte propre au statut n’organise leur prise en charge : le principe dégagé par la Cour de cassation impose à l’employeur de rembourser les frais exposés dans son intérêt, sauf forfait fixé à l’avance et respectant certaines conditions. La seule clause de « frais inclus » dans les commissions ne suffit pas à écarter le remboursement. Une rédaction imprécise expose l’employeur à des rappels de frais, à une indemnité d’occupation du domicile et à des difficultés sur les cotisations.
Le titre du Code du travail consacré au VRP ne contient aucune règle sur les frais professionnels. L’accord national interprofessionnel des voyageurs, représentants, placiers du 3 octobre 1975, conclu entre le Conseil national du patronat français (CNPF) et cinq fédérations syndicales de VRP et étendu par arrêté du 20 juin 1977, publié au Journal officiel du 26 juillet 1977, ne fixe pas davantage de régime de remboursement. Il se borne à raisonner « déduction faite des frais professionnels » pour certaines garanties, comme la ressource minimale forfaitaire (Accord du 3-10-1975 art. 5).
La prise en charge des frais du VRP relève donc du principe général applicable à tous les salariés, tel qu’il est énoncé par la Cour de cassation, et des stipulations du contrat.
Selon la Cour de cassation, « Les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur doivent être remboursés sans qu’ils ne puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due », à moins qu’il n’ait été contractuellement prévu qu’il en conserverait la charge moyennant une somme fixée à l’avance de manière forfaitaire (Cass. soc. 21-9-2022, n° 21-12.189, non publié au Bulletin). L’arrêt a été rendu à propos d’un VRP.
Deux conséquences en découlent. À défaut de clause valable, l’employeur rembourse les frais réellement exposés, en plus de la rémunération. Et ces frais ne peuvent pas être déduits des commissions ou du fixe dus au VRP.
La règle vise les frais que le salarié « justifie avoir exposés » (Cass. soc. 21-9-2022, n° 21-12.189, non publié au Bulletin). En l’absence de forfait, le VRP qui réclame un remboursement doit donc produire les pièces établissant la réalité, le montant et le caractère professionnel de ses dépenses.
Il est dès lors recommandé à l’employeur de fixer par écrit les catégories de dépenses prises en charge, les plafonds éventuels, les pièces à fournir et la périodicité des notes de frais. Ce cadre facilite le contrôle des demandes et limite les contestations sur les frais anciens.
Le forfait n’est admis que si la somme est fixée à l’avance et à la double condition, selon les termes de la Cour de cassation, « que cette somme forfaitaire ne soit pas manifestement disproportionnée au regard du montant réel des frais engagés, et, d’autre part, que la rémunération proprement dite du travail reste chaque mois au moins égale au SMIC » (Cass. soc. 21-9-2022, n° 21-12.189, non publié au Bulletin).
La vérification est donc double. Le forfait est comparé aux frais réels du VRP, et la rémunération, une fois retranchée la part qui couvre les frais, est comparée chaque mois au salaire minimum interprofessionnel de croissance (Smic).
Dans l’affaire jugée le 21 septembre 2022, le contrat stipulait que les frais étaient inclus dans la rémunération et le commissionnement avait été majoré. La Cour de cassation a censuré la décision qui avait débouté le VRP de sa demande de remboursement sans rechercher si le contrat prévoyait le versement d’une somme forfaitaire fixée à l’avance et si celle-ci n’était pas manifestement disproportionnée au regard des frais réels (Cass. soc. 21-9-2022, n° 21-12.189, non publié au Bulletin).
Il s’agit d’une cassation pour manque de base légale : la Cour n’a pas jugé la clause nulle, mais a exigé que le juge vérifie les conditions du forfait. La clause de frais inclus n’est donc pas, en elle-même, suffisante.
Il est recommandé à l’employeur de prévoir dans le contrat une somme forfaitaire identifiable, distincte de la rémunération du travail, plutôt qu’une simple mention de frais inclus dans les commissions. Il lui est également recommandé de vérifier périodiquement que ce forfait reste en rapport avec les frais réellement engagés, notamment lorsque le secteur du VRP ou la fréquence de ses tournées évolue.
Lorsque l’employeur ne retient pas de forfait, il rembourse les frais sur justificatifs, selon la procédure définie à l’avance.
Le VRP qui ne dispose pas de bureau dans l’entreprise peut être conduit à travailler depuis son domicile ou à y entreposer des échantillons. La Cour de cassation a jugé que la cour d’appel avait exactement retenu que le salarié « peut prétendre à une indemnité au titre de l’occupation de son domicile à des fins professionnelles dès lors qu’un local professionnel n’est pas mis effectivement à sa disposition » (Cass. soc. 27-3-2019, n° 17-21.014, publié au Bulletin).
Dans la même affaire, la clause prévoyant une prise en charge des frais à hauteur de 30 % des commissions ne comportait aucune mention établissant qu’elle couvrait aussi cette sujétion : elle ne faisait donc pas obstacle à l’indemnité. Il est dès lors recommandé à l’employeur de viser expressément l’occupation du domicile s’il entend la couvrir par un forfait.
Le juge qui constate l’occupation du domicile ne peut refuser de l’indemniser au motif que le préjudice serait insuffisamment prouvé : il doit l’évaluer, comme l’a jugé la Cour de cassation en censurant une cour d’appel à propos d’un attaché commercial qui avait renoncé au statut de VRP (Cass. soc. 29-11-2023, n° 19-17.218, non publié au Bulletin).
L’accord de 1975 demande au représentant d’apporter « ses meilleurs soins à la garde des échantillons et collections », mais met à la charge de l’employeur, sauf pour les contrats en cours prévoyant que cette assurance reste à la charge du représentant, « l’assurance contre les risques de vol, de détérioration ou de destruction ». Il prévoit en outre que « L’employeur ne peut imposer au représentant l’achat des échantillons et collections qui lui sont confiés » (Accord du 3-10-1975 art. 6).
Aucune règle propre au VRP ne régit les frais de véhicule, de carburant, de péage, de repas ou d’hébergement. Ils relèvent du principe général de remboursement : ils sont remboursés dès lors que le VRP justifie les avoir exposés pour les besoins de son activité et dans l’intérêt de l’employeur, sauf forfait valable.
L’arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale, en vigueur depuis le 7 septembre 2025, a abrogé l’arrêté du 20 décembre 2002 (Arrêté du 4-9-2025 art. 12). Il définit les frais professionnels comme les charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi que le salarié supporte au titre de l’accomplissement de ses missions (Arrêté du 4-9-2025 art. 1er). Leur indemnisation, exclue de l’assiette des cotisations dans les conditions qu’il fixe, prend la forme soit du remboursement des dépenses réellement engagées, sur justificatifs, soit d’allocations forfaitaires, sous réserve de leur utilisation conforme à leur objet (Arrêté du 4-9-2025 art. 2). Ces règles générales gouvernent aussi les frais professionnels en contrôle Urssaf.
Les VRP peuvent en outre bénéficier d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels, dont le taux de 30 % est réduit de 2 points au 1er janvier de chaque année depuis le 1er janvier 2024, ce qui conduit, par application de ce calendrier, à un taux de 24 % en 2026, dans la limite de 7 600 euros par année civile (Arrêté du 4-9-2025 art. 9 ; Arrêté du 4-9-2025 annexe 1 ; BOSS, Frais professionnels, § 2300). Son application suppose qu’une convention ou un accord collectif l’ait « explicitement prévu », que le comité social et économique (CSE) ait donné son accord ou, à défaut, que chaque salarié l’accepte, son consentement annuel pouvant être recueilli par tout moyen et son silence valant accord lorsqu’il ne répond pas dans un délai raisonnable (Arrêté du 4-9-2025 art. 9 ; BOSS, Frais professionnels, § 2180 et 2190).
Le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS), qui publie la doctrine de l’administration en matière de cotisations, précise qu’en cas d’application de cette déduction, les remboursements de frais entrent dans l’assiette avant abattement (BOSS, Frais professionnels, § 2240). Il admet toutefois, à titre de tolérance, le cumul de la déduction avec les remboursements de frais sans réintégration obligatoire (BOSS, Frais professionnels, § 2320).
La qualification retenue dans le contrat, forfait ou remboursement sur justificatifs, doit se retrouver sur les bulletins de paie et dans le calcul des cotisations. Il est recommandé à l’employeur de conserver les justificatifs et les éléments de calcul du forfait, qui lui serviront aussi bien face au VRP que lors d’un contrôle.
Ces règles complètent celles qui gouvernent la rémunération du VRP.
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 4 novembre 2026.
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