Entre l’échec de la conciliation et l’audience de jugement, l’affaire prud’homale doit être mise en état, c’est-à-dire préparée pour que chaque partie connaisse à temps les demandes, les arguments et les pièces de l’autre. Depuis le 1er septembre 2025, cette préparation revient d’abord aux parties elles-mêmes, le bureau de conciliation et d’orientation n’intervenant qu’à défaut. Le conseil dispose toutefois de pouvoirs étendus pour fixer un calendrier, ordonner la production de documents et sanctionner les retards. La maîtrise de ce calendrier conditionne la recevabilité des pièces et le délai dans lequel l’affaire sera jugée.
Le décret n° 2025-660 du 18 juillet 2025, qui a réorganisé l’instruction des affaires civiles et les modes amiables de règlement des différends, a posé un principe nouveau dans le Code de procédure civile : les affaires sont instruites conventionnellement par les parties et, à défaut seulement, judiciairement (CPC art. 127). Cette règle s’applique aux instances introduites depuis le 1er septembre 2025.
Les parties peuvent ainsi convenir, au cours de l’instance, de limiter le débat à certains points de droit, dès lors qu’ils portent sur des droits dont elles ont la libre disposition, de fixer les modalités de communication de leurs conclusions et de leurs pièces, de recourir à un technicien ou de consigner les déclarations d’un témoin recueillies ensemble par leurs avocats (CPC art. 128). Dans la procédure orale, elles peuvent convenir à tout moment de délais et de modalités de communication de leurs écritures et pièces (CPC art. 446-2).
Le même décret a adapté le Code du travail. En cas d’échec de la conciliation, le bureau de conciliation et d’orientation (BCO), formation chargée de concilier puis d’orienter l’affaire, ne procède à la mise en état que « si les parties n’assurent pas la mise en état de l’affaire » (C. trav. art. R. 1454-1). Cette rédaction s’applique aux instances en cours au 1er septembre 2025. Les articles 127 et 128 figurent au livre premier du Code de procédure civile, qui régit la procédure prud’homale sous réserve des dispositions du Code du travail (C. trav. art. R. 1451-1). Les textes ne précisent pas, en revanche, comment cette instruction conventionnelle se combine avec l’oralité propre à la procédure prud’homale.
La loi confie la mise en état à trois intervenants. Le BCO assure la mise en état des affaires ; le bureau de jugement, formation qui tranche le litige, peut l’assurer lorsque l’affaire n’est pas en état d’être jugée ; un ou deux conseillers rapporteurs peuvent enfin être désignés pour la préparer et prescrire toutes mesures nécessaires (C. trav. art. L. 1454-1-2).
Le bureau de jugement exerce les mêmes pouvoirs que le BCO lorsqu’il est saisi directement ou lorsque l’affaire qui lui est transmise n’est pas prête (C. trav. art. R. 1454-19). La désignation d’un conseiller rapporteur se fait par une décision non susceptible de recours, qui fixe le délai de sa mission (C. trav. art. R. 1454-3).
Le conseiller rapporteur est un conseiller prud’homme, qui peut siéger ensuite dans la formation de jugement ; lorsque deux rapporteurs sont désignés, l’un est employeur et l’autre salarié, et ils procèdent ensemble. Il dispose des pouvoirs de mise en état du BCO et peut, « pour la manifestation de la vérité, auditionner toute personne et faire procéder à toutes mesures d’instruction » (C. trav. art. R. 1454-4). Ses décisions sont provisoires et ne peuvent être contestées qu’avec le jugement au fond (C. trav. art. R. 1454-6).
La loi lui ouvre une source d’information particulière : les agents chargés du contrôle du travail illégal, parmi lesquels les agents de contrôle de l’inspection du travail, les officiers et agents de police judiciaire, les agents des impôts et des douanes et ceux des organismes de sécurité sociale, lui communiquent, à sa demande et sans pouvoir opposer le secret professionnel, les renseignements et documents relatifs au travail dissimulé, au marchandage ou au prêt illicite de main-d’œuvre dont ils disposent (C. trav. art. L. 1454-1-2 et L. 8271-1-2).
Lorsqu’il procède à la mise en état, le BCO peut tenir des séances spécialement consacrées à cette fin. Après avis des parties, il fixe les délais et les conditions de communication des prétentions, moyens et pièces, jusqu’à la date qu’il retient pour l’audience de jugement (C. trav. art. R. 1454-1).
Le BCO peut dispenser une partie qui le demande de se présenter à une séance ultérieure. Les échanges se font alors par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par notification entre avocats, et il doit en être justifié auprès du bureau dans les délais impartis (C. trav. art. R. 1454-1).
Le bureau peut aussi entendre les parties en personne, les inviter à fournir les explications nécessaires et les mettre en demeure de produire, dans le délai qu’il détermine, « tous documents ou justifications propres à éclairer le conseil de prud’hommes » (C. trav. art. R. 1454-1). Ce pouvoir vaut pour les deux parties : il permet d’obtenir de l’employeur des éléments de paie ou d’organisation, comme du salarié des justificatifs de sa situation ou de ses préjudices. La production forcée de pièces peut également être ordonnée, au besoin sous astreinte, sur le fondement du Code de procédure civile.
Ces règles complètent le principe général selon lequel la partie qui fait état d’une pièce s’oblige à la communiquer à toute autre partie, de manière spontanée (CPC art. 132). Pour les instances introduites depuis le 1er octobre 2026, la requête n’est plus accompagnée des pièces elles-mêmes mais d’un bordereau, et chaque partie est invitée à adresser ses pièces à l’autre avant la séance ou l’audience et à en remettre un exemplaire lors de celle-ci (C. trav. art. R. 1452-2 à R. 1452-4).
« La procédure prud’homale est orale » (C. trav. art. R. 1453-3). Les parties peuvent néanmoins se référer aux écrits qu’elles ont communiqués (C. trav. art. R. 1453-4). Lorsque toutes les parties comparantes formulent leurs prétentions par écrit et sont assistées ou représentées par un avocat, leurs conclusions doivent être structurées, comporter un dispositif récapitulant les prétentions, et les dernières conclusions doivent reprendre l’ensemble des demandes, celles qui n’y figurent pas étant réputées abandonnées (C. trav. art. R. 1453-5).
Le Conseil d’État a validé cette exigence en jugeant qu’« aucun principe général du droit ne prescrit que les débats doivent se dérouler oralement devant les conseils de prud’hommes » (CE 30-1-2019, n° 401681, non publié au recueil Lebon).
L’oralité garde des effets concrets. Le demandeur peut former des demandes additionnelles qui se rattachent à ses prétentions initiales, devant le juge lors des débats ou, s’il est assisté ou représenté par un avocat, dans ses dernières conclusions écrites réitérées verbalement à l’audience (Cass. soc. 19-10-2022, n° 21-13.060, publié au Bulletin). La formation saisie connaît par ailleurs de l’ensemble des demandes des parties, y compris additionnelles ou reconventionnelles (C. trav. art. L. 1454-1-1).
Le non-respect du calendrier expose les parties à des sanctions graduées. Lorsque les modalités de communication fixées ne sont pas respectées, le BCO peut radier l’affaire ou la renvoyer à la première date utile devant le bureau de jugement. En cas de non-production des documents demandés, il peut renvoyer l’affaire devant le bureau de jugement, qui « tire toute conséquence de l’abstention de la partie ou de son refus » (C. trav. art. R. 1454-2).
Devant le bureau de jugement, l’affaire peut être rappelée à l’audience, en vue d’être jugée ou radiée, lorsque les modalités de communication ne sont pas respectées. Surtout, « sont écartés des débats les prétentions, moyens et pièces communiqués sans motif légitime après la date fixée pour les échanges et dont la tardiveté porte atteinte aux droits de la défense » (C. trav. art. R. 1454-19). Le Code de procédure civile prévoit la même sanction lorsque la date a été convenue par les parties elles-mêmes (CPC art. 128 et 446-2).
Ces sanctions frappent aussi bien le demandeur que le défendeur. Les conditions posées par le texte sont cumulatives : une communication postérieure à la date fixée, l’absence de motif légitime et une atteinte aux droits de la défense.
Le BCO, les conseillers rapporteurs désignés par le BCO ou le bureau de jugement peuvent fixer la clôture de l’instruction par une ordonnance, dont copie est remise aux parties ou à leur conseil ; cette ordonnance constitue une mesure d’administration judiciaire (C. trav. art. L. 1454-1-2).
Après la clôture, aucune conclusion ne peut être déposée ni aucune pièce produite, à peine d’irrecevabilité prononcée d’office, sous réserve notamment des interventions volontaires, des conclusions relatives aux rémunérations échues depuis la clôture dont le décompte n’est pas sérieusement contestable et des demandes de révocation ; l’ordonnance ne peut être révoquée que pour une cause grave (C. trav. art. R. 1454-19-3 et R. 1454-19-4). Une partie peut également, dans les conditions de l’article 446-1 du Code de procédure civile, être dispensée de se présenter à une audience ultérieure (C. trav. art. R. 1454-19-2).
Le calendrier de mise en état détermine aussi le risque de péremption, c’est-à-dire l’extinction de l’instance lorsque aucune partie n’accomplit de diligence pendant 2 ans (CPC art. 386). Pour les instances introduites depuis le 1er août 2016, la Cour de cassation juge que, hors le cas où le BCO ou le bureau de jugement organise les échanges, les parties ne sont pas tenues d’échanger des conclusions avant l’audience ; une fois la requête et les pièces déposées, et sauf diligence particulière mise à leur charge, « la direction de la procédure leur échappe » (Cass. soc. 9-9-2026, n° 25-12.436, publié au Bulletin). Cette solution repose notamment sur les articles R. 1452-1 et R. 1452-2 du Code du travail, dont le second a été réécrit pour les instances introduites depuis le 1er octobre 2026.
À l’inverse, lorsque le BCO a fixé, en présence des parties, un délai de dépôt des conclusions, le délai de péremption court à l’expiration de ce délai, à la condition que les parties aient eu une connaissance effective tant des diligences que du délai imparti, et une simple demande de rétablissement de l’affaire après radiation ne l’interrompt pas (Cass. soc. 9-9-2026, n° 24-16.579, publié au Bulletin). Le régime de la radiation et de la péremption obéit à des règles propres, qui relèvent des incidents d’instance.
Il est dès lors recommandé à chaque partie de relever avec précision les délais fixés par le bureau de conciliation et d’orientation ou convenus avec l’adversaire, de conserver la preuve de chaque communication et de solliciter un report motivé plutôt que de produire tardivement. La mise en état s’inscrit dans l’ensemble des règles relatives à l’instruction de l’affaire et à la preuve devant le conseil de prud’hommes.
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 10 novembre 2026.
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