L'hôtel ou le restaurant qui recrute un serveur pour la saison ou un extra pour un seul service doit accomplir, avant la prise de poste puis dans les jours qui suivent, une série de formalités dont le défaut est relevé lors des contrôles de l'Urssaf et de l'inspection du travail. Ces formalités sont les mêmes pour l'extra engagé quelques heures que pour le salarié en contrat à durée indéterminée, et chacune laisse une trace écrite que l'employeur doit pouvoir produire.
L'embauche ne peut intervenir « qu'après déclaration nominative accomplie par l'employeur auprès des organismes de protection sociale désignés à cet effet » (C. trav. art. L. 1221-10). La déclaration est adressée au plus tôt 8 jours avant la date prévisible de l'embauche, en principe par voie électronique ; le formulaire papier, à défaut, part par lettre recommandée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche (C. trav. art. R. 1221-4 ; C. trav. art. R. 1221-5). Elle mentionne notamment la date et l'heure d'embauche ainsi que la nature et la durée du contrat (C. trav. art. R. 1221-1), et vaut demande de visite d'information et de prévention (C. trav. art. R. 1221-2).
La convention collective nationale des hôtels, cafés, restaurants du 30 avril 1997 (IDCC 1979), dite convention HCR, exige un contrat pour chaque vacation de l'extra (CCN HCR art. 14.1) : chaque contrat est une embauche, précédée de sa propre déclaration. Pour l'employeur inscrit au service en ligne, la déclaration d'un salarié déjà déclaré dans un délai fixé par arrêté se réduit à quelques données (C. trav. art. R. 1221-6). L'extra appelé le matin pour le service de midi est déclaré avant de prendre son poste, l'heure d'embauche figurant dans la déclaration.
Le défaut de déclaration entraîne une pénalité égale à 300 fois le minimum garanti, soit 1 305 euros au 16 octobre 2026 (C. trav. art. L. 1221-11 ; Arrêté du 22-5-2026 art. 2). L'omission intentionnelle caractérise en outre le travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié (C. trav. art. L. 8221-5).
À la prise du travail, le salarié reçoit son contrat s'il est établi ou, à défaut, un document reproduisant les informations de la déclaration préalable ; « en tout état de cause, le contrat doit être remis au plus tard dans les 48 heures » (CCN HCR art. 12). La remise au salarié d'une copie de la déclaration est satisfaite par un contrat écrit mentionnant l'organisme destinataire (C. trav. art. R. 1221-9). Le contrat rédigé en français est traduit, à la demande du salarié étranger, dans sa langue (C. trav. art. L. 1221-3).
L'employeur doit en outre communiquer par écrit les informations principales de la relation de travail : identité des parties, lieu de travail, poste, date d'embauche, terme du contrat à durée déterminée, essai, rémunération et durée du travail au plus tard le 7e jour calendaire après l'embauche, les autres informations dans le mois (C. trav. art. R. 1221-34 ; C. trav. art. R. 1221-35). Un contrat complet satisfait en pratique à cette exigence. Le salarié est informé de la convention collective et des accords applicables (CCN HCR art. 12 ; C. trav. art. R. 2262-1).
Les nom et prénoms de chaque salarié sont inscrits sur le registre unique du personnel « au moment de l'embauche et de façon indélébile » (C. trav. art. L. 1221-13). Le registre indique aussi l'emploi, la qualification, les dates d'entrée et de sortie, la mention du contrat à durée déterminée ou du temps partiel et, pour un salarié étranger, le type et le numéro de son titre de travail ; il est conservé 5 ans après le départ (C. trav. art. D. 1221-23 ; C. trav. art. R. 1221-26). L'extra y figure dès sa première vacation.
Avant d'embaucher un étranger, l'employeur s'assure de l'existence de son titre de travail auprès du préfet, saisi au moins 2 jours ouvrables avant l'embauche ; faute de réponse dans les 2 jours ouvrables, l'obligation est réputée accomplie (C. trav. art. L. 5221-8 ; C. trav. art. R. 5221-41 ; C. trav. art. R. 5221-42). Ce délai exclut l'embauche d'un extra étranger appelé le jour même sans vérification antérieure, sauf dispense, notamment pour l'étranger justifiant de son inscription comme demandeur d'emploi (C. trav. art. R. 5221-43).
La visite d'information et de prévention a lieu dans les 3 mois de la prise effective du poste (C. trav. art. R. 4624-10). Le travailleur de nuit, qualité que peut avoir le veilleur ou le réceptionniste de nuit, et le salarié de moins de 18 ans en bénéficient avant leur affectation (C. trav. art. R. 4624-18). Une nouvelle visite n'est pas requise lorsque le salarié en a bénéficié dans les 5 ans pour un emploi identique et que le professionnel de santé dispose de la dernière attestation de suivi, ce qui facilite l'emploi d'extras réguliers (C. trav. art. R. 4624-15).
Le registre est tenu à la disposition du comité social et économique et des agents de contrôle (C. trav. art. L. 1221-15). Pour chaque salarié, et pour chaque vacation d'extra, l'employeur conserve l'accusé de réception de la déclaration, le contrat signé et daté, le planning et le décompte des heures, qui doivent concorder avec le bulletin de paie : mentionner moins d'heures que celles réellement accomplies est aussi un cas de travail dissimulé (C. trav. art. L. 8221-5). Le régime du contrat d'extra et le chapitre sur les contrôles et le contentieux de l'employeur précisent les risques.
Le recrutement doit aussi préserver la présence, dans l'effectif de chaque établissement de restauration commerciale, d'au moins une personne formée à l'hygiène alimentaire (C. rur. art. D. 233-11). Le départ du seul salarié formé oblige à former ou à recruter une autre personne formée. Ces formalités s'insèrent dans l'ensemble présenté au chapitre sur l'embauche et le contrat de travail dans l'hôtellerie-restauration.
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 16 octobre 2026.
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