Les registres et documents sociaux obligatoires s’imposent à tout employeur dès le premier salarié, quelle que soit la taille de l’entreprise. Le registre unique du personnel recense chaque salarié dès son embauche, tandis que les documents de décompte de la durée du travail permettent de connaître les heures accomplies, par l’affichage de l’horaire collectif ou par un décompte individuel. Chaque document obéit à sa propre durée de conservation, de 1 an à 40 ans, qu’il faut confronter aux délais de prescription des actions des salariés. L’absence ou la mauvaise tenue de ces documents est punie d’amendes calculées par salarié et prive l’employeur de ses moyens de preuve.
Un registre unique du personnel est tenu dans tout établissement où sont employés des salariés ; leurs noms et prénoms y sont inscrits dans l’ordre des embauches, au moment de l’embauche et de façon indélébile, les stagiaires et volontaires en service civique figurant dans une partie spécifique (C. trav. art. L. 1221-13). Pour chaque salarié, le registre mentionne notamment la nationalité, la date de naissance, le sexe, l’emploi, la qualification, les dates d’entrée et de sortie et, selon le cas, la nature du contrat ou la qualité d’apprenti (C. trav. art. D. 1221-23).
Une salariée embauchée le 2 mars 2026 en contrat à durée déterminée à temps partiel est inscrite le jour même avec ces mentions, et sa sortie est portée sur le registre au moment où elle survient (C. trav. art. D. 1221-25). Le registre peut être tenu sur un support informatique, à condition que des garanties de contrôle équivalentes soient maintenues (C. trav. art. L. 8113-6) et que toutes les mentions puissent être obtenues sans risque d’altération (C. trav. art. D. 8113-2).
Le registre est tenu à la disposition du comité social et économique (CSE), instance élue de représentation du personnel, et des agents chargés de veiller à l’application du Code du travail et du Code de la sécurité sociale (C. trav. art. L. 1221-15). Le registre unique du personnel ne se confond pas avec la déclaration préalable à l’embauche, qui s’y ajoute.
L’employeur affiche les heures auxquelles commence et finit le travail ainsi que les heures et la durée des repos (C. trav. art. L. 3171-1). Lorsque tous les salariés d’un service ou d’un atelier ne travaillent pas selon le même horaire collectif, il établit pour chacun les documents nécessaires au décompte de la durée de travail, des repos compensateurs acquis et de leur prise effective (C. trav. art. L. 3171-2).
L’horaire collectif est daté, signé et affiché dans chacun des lieux de travail auxquels il s’applique (C. trav. art. D. 3171-2). À défaut d’horaire collectif commun, la durée du travail de chaque salarié est décomptée chaque jour, par l’enregistrement des heures de début et de fin de travail ou par le relevé des heures accomplies, et chaque semaine par récapitulation (C. trav. art. D. 3171-8), un document mensuel étant annexé au bulletin de paie (C. trav. art. D. 3171-12). Pour les salariés en forfait en jours, le décompte est annuel, par récapitulation des journées ou demi-journées travaillées (C. trav. art. D. 3171-10).
En cas de litige, l’employeur fournit au juge les éléments justifiant les horaires effectivement réalisés (C. trav. art. L. 3171-4). Par un arrêt publié, la Cour de cassation a jugé que le salarié doit présenter des éléments suffisamment précis afin de permettre à l’employeur, « qui assure le contrôle des heures de travail effectuées », d’y répondre (Cass. soc. 18-3-2020, n° 18-10.919, publié au Bulletin). Les documents de décompte de la durée du travail constituent donc le principal moyen de défense de l’employeur.
Les mentions du registre unique du personnel sont conservées pendant 5 ans à compter du départ de chaque salarié (C. trav. art. R. 1221-26), comme le double des bulletins de paie (C. trav. art. L. 3243-4). Les pièces justificatives des cotisations sont conservées pendant au moins 6 ans à compter de leur établissement ou de leur réception (CSS art. L. 243-16).
Les documents permettant de comptabiliser les heures de travail sont tenus à la disposition de l’inspection du travail pendant 1 an, et ceux relatifs aux forfaits en jours pendant 3 ans (C. trav. art. D. 3171-16). Le document unique d’évaluation des risques professionnels est conservé pendant 40 ans à compter de l’élaboration de chaque version (C. trav. art. R. 4121-4).
Ces durées doivent être confrontées aux délais de prescription. L’action en paiement du salaire se prescrit par 3 ans et peut porter, après la rupture, sur les sommes dues au titre des 3 années qui la précèdent (C. trav. art. L. 3245-1). Un salarié parti le 30 septembre 2026 peut ainsi réclamer des heures supplémentaires depuis le 30 septembre 2023, alors que l’employeur qui n’aurait conservé ses relevés que pendant 1 an n’en disposerait plus avant le 30 septembre 2025. La conservation des documents sociaux de l’entreprise gagne dès lors à être alignée sur la prescription.
Le défaut de tenue, de mise à disposition ou de conservation du registre unique du personnel est puni de l’amende prévue pour les contraventions de quatrième classe, appliquée autant de fois qu’il y a de personnes concernées (C. trav. art. R. 1227-7). Le défaut d’affichage de l’horaire collectif et l’absence des documents de décompte individuel sont punis de la même façon (C. trav. art. R. 3173-2).
L’amende de quatrième classe est de 750 euros au plus (C. pén. art. 131-13), portée au quintuple, soit 3 750 euros, pour une personne morale (C. pén. art. 131-41). Une société qui n’a inscrit aucun de ses 4 salariés sur le registre encourt ainsi 15 000 euros au plus (4 x 3 750).
L’absence de décompte de la durée du travail peut en outre donner lieu, sous réserve de l’absence de poursuites pénales, à une amende administrative (C. trav. art. L. 8115-1 3°) de 4 000 euros au plus par salarié concerné (C. trav. art. L. 8115-3). Pour 3 salariés sans décompte, le plafond atteint 12 000 euros (3 x 4 000).
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 12 novembre 2026.
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