Le décompte de la durée du travail impose à tout employeur, dès le premier salarié, de tenir des documents permettant de connaître les heures accomplies par chacun. Lorsque tous les salariés suivent le même horaire collectif, l’affichage de cet horaire, daté, signé et transmis à l’inspection du travail, en tient lieu. Lorsque les horaires sont individuels, l’employeur enregistre chaque jour les heures de travail, les récapitule chaque semaine et remet chaque mois un document annexé au bulletin de paie. Ces documents sont tenus à la disposition de l’inspection du travail pendant 1 an, ou 3 ans pour les forfaits en jours, et leur absence expose l’entreprise à des amendes calculées par salarié.
Le Code du travail pose trois obligations complémentaires. L’employeur affiche d’abord les heures auxquelles commence et finit le travail, ainsi que les heures et la durée des repos (C. trav. art. L. 3171-1). Lorsque tous les salariés d’un service ou d’un atelier ne travaillent pas selon le même horaire collectif, il établit ensuite, pour chacun d’eux, les documents nécessaires au décompte de la durée du travail, des repos compensateurs acquis et de leur prise effective (C. trav. art. L. 3171-2).
Il tient enfin à la disposition de l’agent de contrôle de l’inspection du travail, service de l’État chargé de veiller à l’application du droit du travail, les documents permettant de comptabiliser le temps de travail accompli par chaque salarié ; leur nature et leur durée de conservation sont fixées par décret (C. trav. art. L. 3171-3). Le comité social et économique (CSE), instance élue de représentation du personnel, peut consulter ces documents lorsqu’il existe (C. trav. art. L. 3171-2).
Aucun de ces textes ne fixe de seuil d’effectif : l’artisan qui emploie un seul salarié y est soumis comme l’entreprise de 200 salariés. L’obligation porte sur la tenue des documents, et non sur les règles de fond de la durée du travail, qui relèvent des règles de base de la durée du travail et de leurs aménagements conventionnels.
Le document exigé dépend de l’organisation des horaires, et une même entreprise peut combiner un horaire collectif pour l’atelier et un décompte individuel pour le commercial itinérant.
Lorsque tous les salariés d’un atelier, d’un service ou d’une équipe travaillent selon le même horaire collectif, un horaire établi selon l’heure légale indique les heures auxquelles commence et finit chaque période de travail ; aucun salarié ne peut être employé en dehors de cet horaire, sous réserve des heures supplémentaires accomplies dans le cadre du contingent et des dérogations permanentes (C. trav. art. D. 3171-1).
L’horaire collectif est daté et signé par l’employeur ou par la personne à qui il a délégué ce pouvoir. Il est affiché en caractères lisibles et de façon apparente dans chacun des lieux de travail auxquels il s’applique ; pour les salariés employés à l’extérieur, il est affiché dans l’établissement auquel ils sont rattachés (C. trav. art. D. 3171-2). Toute modification donne lieu, avant son application, à une rectification affichée dans les mêmes conditions (C. trav. art. D. 3171-3).
Un double de l’horaire et de chaque rectification est adressé au préalable à l’agent de contrôle de l’inspection du travail (C. trav. art. D. 3171-4). Ainsi, une boulangerie qui avance l’ouverture de son fournil à compter du lundi 4 janvier 2027 doit afficher le nouvel horaire et en adresser le double à l’inspection du travail avant cette date. L’horaire collectif figure parmi les affichages obligatoires dans l’entreprise.
Lorsque la durée du travail est répartie sur une période supérieure à la semaine, l’affichage comprend la répartition de la durée du travail (C. trav. art. L. 3171-1). À défaut de précision conventionnelle contraire, il indique le nombre de semaines de la période de référence et, pour chaque semaine, l’horaire et la répartition de la durée du travail ; les changements sont affichés en respectant le délai de prévenance de 7 jours ou le délai prévu par l’accord collectif (C. trav. art. D. 3171-5). Les conditions de fond de cet aménagement sur plusieurs semaines ou sur l’année sont distinctes de cette obligation d’affichage.
En cas de travail par relais, par roulement ou par équipes successives, la composition nominative de chaque équipe, intérimaires compris, est indiquée soit par un tableau affiché comme l’horaire, soit par un registre tenu constamment à jour et mis à la disposition de l’inspection du travail et des élus du CSE (C. trav. art. D. 3171-7).
Lorsque les salariés d’un atelier, d’un service ou d’une équipe ne travaillent pas selon le même horaire collectif affiché, la durée du travail de chacun est décomptée de deux façons cumulatives :
Ce décompte ne s’applique pas aux salariés en forfait en heures lorsque l’accord collectif qui prévoit ces forfaits fixe lui-même les modalités de contrôle de la durée du travail (C. trav. art. D. 3171-9). Feuille de temps signée, tableur ou badgeage conviennent, pourvu qu’ils permettent de reconstituer les heures jour par jour.
Pour ces salariés, un document mensuel, dont le double est annexé au bulletin de paie, est établi pour chacun. Il mentionne le cumul des heures supplémentaires accomplies depuis le début de l’année, les repos compensateurs de remplacement acquis et pris dans le mois et, en cas de jours de réduction du temps de travail, les jours de repos pris dans le mois (C. trav. art. D. 3171-12).
À défaut de précision conventionnelle contraire, le salarié est informé par un document annexé au bulletin de paie des heures de repos compensateur de remplacement et de contrepartie obligatoire en repos portées à son crédit ; dès que ce nombre atteint 7 heures, le document lui notifie l’ouverture du droit et l’obligation de prendre le repos dans un délai maximum de 2 mois (C. trav. art. D. 3171-11). En cas d’aménagement du temps de travail sur une période de référence, le total des heures accomplies depuis le début de cette période figure sur un document annexé au dernier bulletin de paie de la période, ou au dernier bulletin en cas de départ en cours de période (C. trav. art. D. 3171-13).
La durée du travail des salariés en convention de forfait en jours est décomptée chaque année par la récapitulation du nombre de journées ou de demi-journées travaillées par chaque salarié (C. trav. art. D. 3171-10). Ce décompte annuel ne dispense pas l’employeur des obligations de suivi de la charge de travail propres au forfait en jours sur l’année.
La programmation individuelle des périodes d’astreinte est portée à la connaissance de chaque salarié dans des conditions fixées par voie réglementaire (C. trav. art. L. 3171-1). L’employeur conserve en outre un document récapitulant chaque mois le nombre d’heures d’astreinte accomplies par le salarié et la compensation correspondante (C. trav. art. D. 3171-16).
L’employeur tient à la disposition de l’inspection du travail :
Les tableaux d’équipes, relevés quotidiens, récapitulatifs et documents annexés au bulletin de paie peuvent être tenus sous format électronique, lorsque des garanties de contrôle équivalentes sont maintenues (C. trav. art. D. 3171-15). Le salarié dispose d’un droit d’accès aux informations nominatives contenues dans les documents qui comptabilisent sa durée du travail (C. trav. art. D. 3171-14). Ces durées minimales ne tiennent pas compte des délais de prescription, qui justifient une conservation des documents sociaux plus longue.
En cas de litige sur l’existence ou le nombre d’heures accomplies, l’employeur fournit au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés ; un système d’enregistrement automatique doit être fiable et infalsifiable (C. trav. art. L. 3171-4). Par un arrêt publié, la chambre sociale de la Cour de cassation a jugé qu’il appartient au salarié de présenter des éléments suffisamment précis sur les heures qu’il prétend avoir accomplies, afin de permettre à l’employeur, « qui assure le contrôle des heures de travail effectuées », d’y répondre en produisant ses propres éléments (Cass. soc. 18-3-2020, n° 18-10.919, publié au Bulletin).
Pour l’employeur, l’absence de décompte prive donc la défense de son principal moyen de preuve face à une demande de rappel d’heures supplémentaires, dont les règles relèvent de la preuve et du contrôle des horaires. Il est dès lors recommandé de faire valider chaque semaine le relevé par le salarié et de conserver les relevés au-delà du minimum réglementaire.
Le défaut d’affichage de l’horaire collectif et l’absence des documents de décompte individuel sont punis de l’amende prévue pour les contraventions de quatrième classe, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés (C. trav. art. R. 3173-2). La non-transmission du double de l’horaire à l’inspection du travail est punie de la même peine (C. trav. art. R. 3173-1). L’amende de quatrième classe est de 750 euros au plus (C. pén. art. 131-13), portée au quintuple, soit 3 750 euros, pour une personne morale (C. pén. art. 131-41).
L’absence de décompte de la durée du travail peut aussi, sous réserve de l’absence de poursuites pénales, donner lieu à un avertissement ou à une amende administrative prononcée par l’administration sur rapport de l’agent de contrôle (C. trav. art. L. 8115-1 3°). Son montant maximal est de 4 000 euros par salarié concerné, doublé en cas de nouveau manquement dans les 2 ans suivant une amende et majoré de 50 % en cas de nouveau manquement dans l’année suivant un avertissement (C. trav. art. L. 8115-3).
Une société de 3 salariés à horaires individuels qui ne tient aucun décompte encourt ainsi une amende administrative de 12 000 euros au plus (3 x 4 000), ou, en cas de poursuites pénales, une amende contraventionnelle de 11 250 euros au plus (3 x 3 750). Ces amendes administratives et sanctions pénales de l’employeur s’ajoutent au risque prud’homal.
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 12 novembre 2026.
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