Le registre unique du personnel doit être tenu dans tout établissement qui emploie au moins un salarié, sans condition d’effectif. Chaque salarié y est inscrit dès son embauche, dans l’ordre des entrées et de façon indélébile, avec une série de mentions fixées par décret, tandis que les stagiaires et les volontaires en service civique figurent dans une partie distincte. Le registre peut être tenu sur un support informatique, à condition de garantir un contrôle équivalent. Il est conservé 5 ans après le départ de chaque salarié et son absence est punie d’une amende contraventionnelle appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.
Le Code du travail impose la tenue d’un registre unique du personnel « dans tout établissement où sont employés des salariés » (C. trav. art. L. 1221-13). L’obligation ne dépend d’aucun seuil : l’artisan qui recrute son premier apprenti doit ouvrir le registre le jour même de l’embauche.
Le texte vise l’établissement, et non l’entreprise. Une société qui exploite deux boutiques distinctes tient ainsi un registre dans chacune d’elles, chaque registre ne mentionnant que le personnel qui y est employé.
Le registre ne se confond pas avec la déclaration préalable à l’embauche adressée à l’organisme de recouvrement des cotisations, qui relève des formalités d’embauche d’un salarié. Les deux formalités sont cumulatives.
Les noms et prénoms de tous les salariés sont inscrits dans l’ordre des embauches, quels que soient la nature et la durée de leur contrat (C. trav. art. L. 1221-13). Le texte réglementaire prévoit d’ailleurs des mentions propres aux salariés en contrat à durée déterminée, aux salariés à temps partiel, aux apprentis, aux salariés temporaires et aux salariés mis à disposition par un groupement d’employeurs (C. trav. art. D. 1221-23).
Les stagiaires et les volontaires en service civique, qui ne sont pas des salariés, sont inscrits dans l’ordre de leur arrivée, dans une partie spécifique du registre (C. trav. art. L. 1221-13). Pour chaque stagiaire, cette partie mentionne ses nom et prénoms, les dates de début et de fin du stage, ainsi que les nom et prénoms du tuteur et le lieu de présence du stagiaire (C. trav. art. D. 1221-23-1).
Seule une dispense légale expresse libère l’employeur de cette formalité. Ainsi, les associations et les fondations qui recourent au chèque-emploi associatif sont réputées satisfaire à l’inscription sur le registre unique du personnel (C. trav. art. L. 1272-4).
Pour chaque salarié, le registre comporte, outre ses nom et prénoms, les indications suivantes :
Le même texte impose des mentions complémentaires selon la situation du salarié :
Une copie du titre autorisant chaque travailleur étranger à exercer une activité salariée est annexée au registre. Elle est tenue à la disposition des élus du comité social et économique (CSE), instance élue de représentation du personnel, et des agents de contrôle, dans l’établissement ou sur chaque chantier ou lieu de travail distinct (C. trav. art. D. 1221-24).
L’entreprise qui accueille des salariés détachés par un employeur établi hors de France annexe également au registre la déclaration de détachement et les accusés de réception correspondants (C. trav. art. L. 1221-15-1 ; C. trav. art. D. 1221-24-1).
Les mentions sont portées sur le registre au moment de l’embauche et de façon indélébile (C. trav. art. L. 1221-13). Les événements postérieurs, comme la sortie du salarié ou le passage à temps partiel, sont inscrits au moment où ils surviennent (C. trav. art. D. 1221-25).
Une salariée embauchée le 2 mars 2026 en contrat à durée déterminée à temps partiel est ainsi inscrite le 2 mars 2026, avec les mentions « contrat à durée déterminée » et « salarié à temps partiel ». Si son contrat prend fin le 31 août 2026, cette date de sortie est portée sur le registre dès ce jour-là, sans rature ni surcharge.
Pour l’employeur, le caractère indélébile exclut un tableau modifiable sans trace. Il est dès lors recommandé de proscrire le crayon, le correcteur et le fichier de tableur librement modifiable, et de rectifier une erreur par une mention datée plutôt que par une suppression.
Il peut être dérogé à la tenue du registre papier pour tenir compte du recours à d’autres moyens, notamment informatiques (C. trav. art. L. 1221-14). Cette dérogation suppose que des garanties de contrôle équivalentes soient maintenues (C. trav. art. L. 8113-6).
Le support de substitution doit permettre d’obtenir, sans difficulté d’utilisation et de compréhension et sans risque d’altération, toutes les mentions obligatoires ; il est présenté aux mêmes conditions et conservé pendant le même délai que le registre papier (C. trav. art. D. 8113-2). Lorsque l’employeur y recourt, il adresse à l’inspection du travail l’avis du CSE (C. trav. art. D. 1221-27).
Un logiciel de paie ou de gestion du personnel ne vaut donc registre que s’il édite, à tout moment, la liste chronologique des entrées avec l’ensemble des mentions et s’il interdit la modification rétroactive des données. L’entreprise sans CSE n’a pas d’avis à transmettre, faute d’instance à consulter.
Le registre est tenu à la disposition du CSE et des fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du Code du travail et du Code de la sécurité sociale (C. trav. art. L. 1221-15). Il est donc présenté sans délai lors d’un contrôle de l’inspection du travail ou d’un contrôle des cotisations.
Le registre joue aussi un rôle dans la lutte contre le travail dissimulé. Lorsque la déclaration préalable à l’embauche n’a pas été accomplie, les agents de contrôle peuvent communiquer au salarié les informations relatives à son inscription sur le registre (C. trav. art. L. 8223-2).
Les mentions portées sur le registre sont conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement (C. trav. art. R. 1221-26). Pour la salariée sortie le 31 août 2026, les mentions la concernant sont conservées au moins jusqu’au 31 août 2031.
Le délai court salarié par salarié : un registre ouvert il y a 30 ans n’est jamais détruit tant qu’il comporte des salariés présents ou partis depuis moins de 5 ans. La conservation des documents sociaux obéit à des durées différentes selon chaque document.
Le défaut de tenue du registre, l’absence d’une mention obligatoire, le défaut de mise à disposition ou de conservation sont punis de l’amende prévue pour les contraventions de quatrième classe, appliquée autant de fois qu’il y a de personnes concernées (C. trav. art. R. 1227-7). Cette amende est de 750 euros au plus (C. pén. art. 131-13), portée au quintuple, soit 3 750 euros, pour une personne morale (C. pén. art. 131-41).
Une société qui n’a inscrit aucun de ses 4 salariés encourt ainsi une amende de 15 000 euros au plus (4 x 3 750), contre 3 000 euros (4 x 750) pour un employeur personne physique. Le registre ne figure pas, en revanche, parmi les manquements que l’administration peut sanctionner par une amende administrative (C. trav. art. L. 8115-1). Ces règles s’inscrivent dans le régime plus large des amendes administratives et sanctions pénales de l’employeur.
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 12 novembre 2026.
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