Le Code du travail calcule les effectifs « Pour la mise en oeuvre des dispositions du présent code » : les salariés en contrat à durée indéterminée à temps plein sont comptés intégralement, les salariés en contrat à durée déterminée, mis à disposition ou intérimaires au prorata de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents et les salariés à temps partiel au prorata de leur horaire (C. trav. art. L. 1111-2). Les apprentis et les titulaires d’un contrat de professionnalisation ne sont pas comptés, sauf pour la tarification des accidents du travail (C. trav. art. L. 1111-3).
Le Code de la sécurité sociale retient un effectif annuel égal à « la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l’année civile précédente » (CSS art. L. 130-1). Une entreprise employant 9 salariés de janvier à juin 2025 puis 12 salariés de juillet à décembre 2025 a ainsi un effectif annuel de 10,50 en 2026, alors que son effectif du Code du travail est de 12 salariés depuis juillet 2025. Le décompte de l’effectif salarié de l’entreprise relève de l’une ou l’autre méthode selon l’obligation.
Pour les obligations du Code du travail, le seuil doit en principe être atteint pendant 12 mois consécutifs : la mise en place du comité social et économique (CSE), instance élue de représentation du personnel, « n’est obligatoire que si l’effectif d’au moins onze salariés est atteint pendant douze mois consécutifs » (C. trav. art. L. 2311-2). À 50 salariés, un délai supplémentaire de 12 mois s’ajoute pour les attributions récurrentes du comité (C. trav. art. L. 2312-2) et pour le règlement intérieur (C. trav. art. L. 1311-2).
Pour les obligations rattachées à la sécurité sociale, « Le franchissement à la hausse d’un seuil d’effectif salarié est pris en compte lorsque ce seuil a été atteint ou dépassé pendant cinq années civiles consécutives » (CSS art. L. 130-1). Selon l’exemple de l’administration, un seuil franchi au 1er janvier 2024 n’emporte l’obligation qu’au 1er janvier 2029 (BOSS, Effectif, § 470). Cette règle gouverne notamment l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés à partir de 20 salariés, au taux de 6 % (C. trav. art. L. 5212-2), et la participation obligatoire des salariés aux résultats à partir de 50 salariés (C. trav. art. L. 3322-1).
« L’embauche d’un salarié ne peut intervenir qu’après déclaration nominative accomplie par l’employeur auprès des organismes de protection sociale désignés à cet effet » (C. trav. art. L. 1221-10). Un registre unique du personnel est tenu « dans tout établissement où sont employés des salariés » (C. trav. art. L. 1221-13), et l’employeur affiche les coordonnées du médecin du travail, des services de secours et de l’inspection du travail (C. trav. art. D. 4711-1).
Le document unique d’évaluation des risques professionnels « répertorie l’ensemble des risques professionnels auxquels sont exposés les travailleurs » (C. trav. art. L. 4121-3-1), sans condition d’effectif. L’employeur assure en outre « au minimum la moitié du financement de la couverture collective à adhésion obligatoire » en matière de complémentaire santé (CSS art. L. 911-7).
De nombreuses obligations sont sanctionnées par des contraventions appliquées autant de fois qu’il y a de personnes concernées, comme la tenue irrégulière du registre unique du personnel (C. trav. art. R. 1227-7). L’amende de quatrième classe est de 750 euros au plus (C. pén. art. 131-13), soit 3 750 euros pour une personne morale (C. pén. art. 131-41) : pour 4 salariés non inscrits, une société encourt ainsi 15 000 euros.
Depuis la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales, l’absence de document unique peut aussi donner lieu à une amende administrative (C. trav. art. L. 8115-1) de 4 000 euros au plus par travailleur concerné (C. trav. art. L. 8115-3). Un audit de conformité sociale de l’entreprise mené à froid permet d’identifier ces manquements avant un contrôle.
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