Le décompte du temps de travail repose sur deux mécanismes : lorsque tous les salariés d’un service suivent le même horaire collectif, l’employeur l’affiche et le transmet à l’inspection du travail ; lorsque les horaires sont individualisés, il doit décompter chaque jour et chaque semaine les heures de chaque salarié. Des documents spécifiques s’ajoutent pour l’aménagement du temps de travail, le forfait en jours et les astreintes, et doivent être conservés pendant 1 an, voire 3 ans pour le forfait en jours. Le défaut d’affichage de l’horaire ou de décompte individuel est pénalement sanctionné. Surtout, ces documents constituent la principale défense de l’employeur en cas de litige sur les heures accomplies.
L’employeur doit afficher les heures auxquelles commence et finit le travail ainsi que les heures et la durée des repos (C. trav. art. L. 3171-1). L’horaire collectif est l’horaire commun à tous les salariés d’un atelier, d’un service ou d’une équipe ; il est établi selon l’heure légale et indique le début et la fin de chaque période de travail (C. trav. art. D. 3171-1).
Cet horaire est daté et signé par l’employeur ou par une personne ayant reçu délégation à cet effet. Il est affiché en caractères lisibles, de façon apparente, dans chacun des lieux de travail auxquels il s’applique ; pour les salariés employés à l’extérieur, il est affiché dans l’établissement auquel ils sont rattachés (C. trav. art. D. 3171-2).
Toute modification de l’horaire collectif donne lieu, avant son application, à une rectification affichée dans les mêmes conditions (C. trav. art. D. 3171-3). Un double de l’horaire et de ses rectifications est adressé préalablement à l’agent de contrôle de l’inspection du travail (C. trav. art. D. 3171-4).
En cas de travail par relais, par roulement ou par équipes successives, la composition nominative de chaque équipe, intérimaires compris, figure soit sur un tableau affiché comme l’horaire, soit sur un registre tenu à jour et accessible à l’inspection du travail et aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique (CSE), instance élue de représentation du personnel (C. trav. art. D. 3171-7).
Lorsque la durée du travail est répartie sur une période supérieure à la semaine, l’affichage comprend la répartition de la durée du travail dans ce cadre (C. trav. art. L. 3171-1). À défaut de précision conventionnelle contraire, il indique le nombre de semaines de la période de référence et, pour chaque semaine, l’horaire et la répartition de la durée du travail ; les changements sont affichés en respectant le délai de prévenance de 7 jours, sauf délai conventionnel différent (C. trav. art. D. 3171-5).
À la fin de la période de référence, ou au départ du salarié en cours de période, le total des heures accomplies depuis le début de la période est mentionné sur un document annexé au dernier bulletin de paie (C. trav. art. D. 3171-13). Les règles de fond sont exposées avec l’aménagement du temps de travail sur plusieurs semaines ou sur l’année.
Lorsque tous les salariés d’un service ne travaillent pas selon le même horaire collectif, l’employeur établit, pour chacun d’eux, les documents nécessaires au décompte de la durée du travail, des repos compensateurs acquis et de leur prise effective (C. trav. art. L. 3171-2).
Le décompte est alors double :
Ces règles ne s’appliquent pas aux salariés soumis à un forfait en heures prévu par un accord collectif qui fixe lui-même les modalités de contrôle de la durée du travail (C. trav. art. D. 3171-9).
Pour les salariés qui ne suivent pas l’horaire collectif affiché, un document mensuel est annexé au bulletin de paie. Il mentionne notamment le cumul des heures supplémentaires depuis le début de l’année, les heures de repos compensateur acquises et prises dans le mois, et les jours de repos pris lorsque la réduction du temps de travail s’opère par journées ou demi-journées (C. trav. art. D. 3171-12).
Par ailleurs, à défaut de précision conventionnelle contraire, le salarié est informé, par un document annexé au bulletin de paie, du nombre d’heures de repos compensateur de remplacement et de contrepartie obligatoire en repos à son crédit. Dès que ce nombre atteint 7 heures, le document mentionne l’ouverture du droit et l’obligation de prendre le repos dans un délai maximum de 2 mois (C. trav. art. D. 3171-11).
La durée du travail des salariés en forfait en jours est décomptée chaque année par récapitulation du nombre de journées ou demi-journées travaillées par chaque salarié (C. trav. art. D. 3171-10). Ce décompte en jours ne dispense pas l’employeur du suivi de la charge de travail imposé par la convention de forfait.
Le décompte peut être tenu « selon tous moyens » : feuilles d’heures signées, badgeuse, logiciel de gestion des temps (C. trav. art. D. 3171-8). Les documents peuvent être tenus sous forme électronique, sous réserve de garanties de contrôle équivalentes (C. trav. art. D. 3171-15).
Lorsque le décompte est assuré par un système d’enregistrement automatique, celui-ci doit être fiable et infalsifiable (C. trav. art. L. 3171-4). Le recours à la géolocalisation n’est licite que lorsque le contrôle de la durée du travail ne peut être fait par un autre moyen, fût-il moins efficace, et n’est pas justifié lorsque le salarié dispose d’une liberté dans l’organisation de son travail (Cass. soc. 18-3-2026, n° 24-18.976).
L’employeur tient à la disposition de l’inspection du travail :
Ces durées sont des minimums administratifs. Le salarié dispose de 3 ans pour réclamer un rappel de salaire et peut, lorsque le contrat est rompu, viser les sommes dues au titre des 3 ans précédant la rupture (C. trav. art. L. 3245-1). Il est dès lors prudent de conserver les relevés au moins pendant ce délai.
Le droit d’accès aux informations nominatives prévu par la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés s’applique aux documents qui comptabilisent la durée du travail des salariés (C. trav. art. D. 3171-14). Le salarié peut ainsi demander communication des données le concernant.
Le défaut d’affichage de l’horaire collectif et le défaut d’établissement des documents de décompte individuel sont punis de l’amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés (C. trav. art. R. 3173-2). L’inspection du travail peut contrôler ces documents ; son rôle est présenté avec le rôle du CSE et de l’inspection du travail.
Le respect des règles de durée du travail conditionne aussi le régime social des heures supplémentaires. Selon le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS), base doctrinale de l’administration en matière de cotisations, la réduction de cotisations salariales applicable aux heures supplémentaires est « conditionnée au respect par l’employeur des dispositions légales et conventionnelles relatives à la durée de travail » (BOSS, Exonérations heures supplémentaires et complémentaires, § 190).
En cas de litige, l’employeur doit fournir au juge les éléments justifiant les horaires effectivement réalisés (C. trav. art. L. 3171-4). Le juge apprécie les éléments des parties au regard des exigences des textes imposant ce décompte ; l’employeur qui ne produit aucun élément de contrôle face à un décompte suffisamment précis du salarié s’expose à une condamnation (Cass. soc. 15-3-2023, n° 21-16.057).
L’absence de système de mesure objectif, fiable et accessible ne prive toutefois pas l’employeur du droit de discuter les heures réclamées par tout élément de preuve (Cass. soc. 7-2-2024, n° 22-15.842). La preuve des heures de travail se joue ainsi d’abord sur la qualité des documents tenus au jour le jour.
Pour l’employeur, il est recommandé de vérifier que chaque catégorie de salariés relève d’un mode de décompte identifié (horaire collectif affiché, décompte individuel ou forfait), de faire valider les relevés par les salariés à intervalles réguliers et d’archiver les relevés pendant au moins 3 ans.
Pour le salarié, il est recommandé de vérifier les mentions annexées au bulletin de paie et, en cas de doute, de demander communication des relevés le concernant, tout en tenant un relevé personnel de ses horaires.
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 5 novembre 2026.
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