Les allocations forfaitaires permettent d’indemniser les frais professionnels sans justificatif de chaque dépense, dans des limites fixées par l’arrêté du 4 septembre 2025 et revalorisées chaque année. Certaines professions peuvent appliquer à la place une déduction forfaitaire spécifique, abattement d’assiette dont le taux diminue jusqu’à sa disparition. Les frais d’entreprise, qui relèvent de l’activité de l’entreprise et non de l’emploi du salarié, obéissent à une logique distincte. Les dirigeants assimilés salariés, les stagiaires, les apprentis et les salariés à temps partiel relèvent enfin de règles propres.
L’arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale permet d’indemniser les frais soit au réel, sur justificatifs, soit par des allocations forfaitaires. Leur utilisation conforme est « réputée remplie lorsque les allocations sont inférieures ou égales aux montants fixés » par l’arrêté (Arrêté du 4-9-2025 art. 2). Le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS), publication officielle de la doctrine de l’administration, qualifie cette présomption d’absolue, à condition que les circonstances de fait correspondent à celles prévues (BOSS, Frais professionnels, § 110).
La présomption ne dispense pas de prouver la situation qui ouvre droit au forfait : il revient à l’employeur d’établir la réalité et le caractère professionnel des frais (BOSS, Frais professionnels, § 100). Selon un arrêt non publié, l’employeur doit d’abord justifier que les indemnités compensent des dépenses supplémentaires, la présomption ne jouant qu’ensuite (Cass. 2e civ. 19-9-2019, n° 18-20.047).
Les montants sont revalorisés chaque 1er janvier (Arrêté du 4-9-2025 art. 10). En 2026, les limites sont notamment de 7,50 euros pour la restauration sur le lieu de travail imposée par l’organisation du travail (BOSS, Frais professionnels, § 180), de 10,40 euros pour le repas pris hors des locaux sans obligation de restaurant (BOSS, Frais professionnels, § 210) et de 21,40 euros pour le repas au restaurant en déplacement (BOSS, Frais professionnels, § 240). En grand déplacement, le logement et le petit déjeuner sont exonérés jusqu’à 76,60 euros par jour à Paris et en petite couronne et 56,80 euros ailleurs (BOSS, Frais professionnels, § 1290).
Au-delà, seule la fraction excédentaire entre dans l’assiette, sauf justification de l’utilisation conforme ; la présomption cesse si l’employeur règle aussi directement une partie des dépenses (BOSS, Frais professionnels, § 120). Une indemnité de repas de 12 euros par jour, versée 20 jours en 2026 pour des repas hors des locaux, laisse ainsi 32 euros par mois soumis à cotisations. Les allocations forfaitaires de frais et leurs limites d’exonération couvrent aussi la mobilité, le télétravail et les outils numériques.
Les professions de l’article 5 de l’annexe IV du Code général des impôts, dans sa rédaction en vigueur au 31 décembre 2000, dont les frais sont notoirement supérieurs au droit commun, peuvent bénéficier d’une déduction forfaitaire spécifique (DFS), plafonnée à 7 600 euros par année civile. L’employeur l’applique si un accord collectif l’a explicitement prévue, si le comité social et économique a donné son accord ou, à défaut, avec le consentement de chaque salarié, le silence valant accord (Arrêté du 4-9-2025 art. 9).
Le salarié doit supporter effectivement des frais : la déduction est exclue lorsque l’employeur les rembourse en totalité (BOSS, Frais professionnels, § 2130). Selon un arrêt non publié, elle a été refusée à des chauffeurs de ramassage scolaire dont il n’était pas établi qu’ils exposaient des frais de nourriture et de logement (Cass. 2e civ. 14-2-2013, n° 11-27.032).
Le taux diminue chaque année. Calculés à partir de l’arrêté et des taux en vigueur au 31 décembre 2021, les taux 2026 sont de 7 % dans la construction, de 3 % dans la propreté et de 17 % dans le transport routier de marchandises, la déduction devenant nulle entre 2029 et 2038 selon les secteurs (BOSS, Frais professionnels, § 2300). Pour les autres professions, la baisse annuelle représente 15 % du taux de 2025 : un taux initial de 30 % devient 21 % en 2027 selon l’administration (BOSS, Frais professionnels, § 2120), et 26 % en 2026 par le même calcul.
Lorsque la déduction est appliquée, les remboursements de frais sont réintégrés dans l’assiette avant l’abattement, sauf exceptions (BOSS, Frais professionnels, § 2240). L’assiette ne peut descendre sous le salaire minimum interprofessionnel de croissance (Smic) et les indemnités légales ou réglementaires qui s’y ajoutent (CSS art. R. 242-1). La déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels impose donc une comparaison annuelle avec le régime de droit commun.
Les frais d’entreprise se rattachent à l’activité de l’entreprise elle-même et non à l’emploi du salarié. Par un arrêt publié, la Cour de cassation a qualifié ainsi la part patronale des frais de renouvellement de la carte des journalistes, en jugeant qu’elle n’était pas concernée par la prohibition du cumul des déductions (Cass. 2e civ. 11-9-2008, n° 07-18.792, publié au Bulletin). La qualification relève de l’appréciation souveraine des juges du fond, qui l’ont retenue pour des soirées organisées 3 fois par an par service (Cass. 2e civ. 8-10-2020, n° 19-16.898, publié au Bulletin).
Le BOSS n’emploie pas cette expression : il range ces dépenses parmi les dépenses exceptionnelles exposées en dehors de l’exercice normal de la profession, comme les achats urgents pour le compte de l’entreprise ou les cadeaux à la clientèle, remboursables sur factures (BOSS, Frais professionnels, § 1890 et 1910). Les repas d’affaires sont admis sans abus jusqu’à un par semaine ou 5 par mois, au-delà desquels ils deviennent des avantages en nature si les missions ne les justifient pas (BOSS, Frais professionnels, § 360).
En cas de déduction forfaitaire spécifique, les achats exceptionnels pour le compte de l’entreprise n’ont pas à être réintégrés (BOSS, Frais professionnels, § 1905). Les frais d’entreprise et leur distinction avec les frais professionnels appellent une analyse dépense par dépense, les tolérances administratives sur les repas d’affaires ayant pris fin.
Les gérants minoritaires ou égalitaires de société à responsabilité limitée et les dirigeants de société anonyme et de société par actions simplifiée ne peuvent percevoir d’allocations forfaitaires au titre de leur fonction de dirigeant (Arrêté du 4-9-2025 art. 1er). Leurs frais sont remboursés au réel, les indemnités kilométriques étant toutefois admises (BOSS, Frais professionnels, § 90), et leur logement est évalué à sa valeur réelle (Arrêté du 25-2-2025 art. 6).
Le stagiaire accède au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurant et à la prise en charge des transports dans les mêmes conditions que les salariés (C. éduc. art. L. 124-13). Sa gratification est exonérée jusqu’à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale par heure de stage, en tenant compte des avantages en nature (CSS art. D. 136-1).
Le salarié à temps partiel employé au moins à mi-temps bénéficie de la même prise en charge des abonnements de transports publics qu’un salarié à temps complet, et d’une prise en charge proportionnelle en deçà (C. trav. art. R. 3261-9). Les situations particulières des dirigeants, stagiaires et salariés à temps partiel couvrent aussi les apprentis et les titres-restaurant.
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 15 novembre 2026.
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