Les allocations forfaitaires de frais professionnels permettent à l’employeur d’indemniser les dépenses du salarié par une somme fixée à l’avance, sans recueillir de justificatif pour chaque dépense. Elles sont exclues de l’assiette des cotisations dans les limites fixées par l’arrêté du 4 septembre 2025, revalorisées chaque 1er janvier : en deçà, leur utilisation conforme est présumée. Cette présomption suppose toutefois que le salarié se trouve réellement dans la situation qui ouvre droit à l’allocation. Au-delà des limites, la fraction excédentaire est soumise à cotisations, sauf si l’employeur prouve que la totalité de la somme a servi à couvrir des frais.
L’arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale, entré en vigueur le 7 septembre 2025, définit les frais professionnels comme les charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi que le salarié supporte « au titre de l’accomplissement de ses missions » (Arrêté du 4-9-2025 art. 1er). Il a remplacé l’arrêté du 20 décembre 2002, abrogé (Arrêté du 4-9-2025 art. 12).
L’indemnisation prend deux formes : soit le remboursement des dépenses réellement engagées, pour lequel « l’employeur est tenu de produire les justificatifs afférents », soit le versement d’allocations forfaitaires (Arrêté du 4-9-2025 art. 2). La définition des frais professionnels et leurs modes d’indemnisation déterminent ainsi les justificatifs à conserver.
Le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS), publication officielle de la doctrine de l’administration en matière de cotisations, mentionne une troisième modalité, propre à certaines professions : la déduction forfaitaire spécifique (BOSS, Frais professionnels, § 40).
L’employeur peut déduire les allocations forfaitaires « sous réserve de l’utilisation effective de ces allocations forfaitaires conformément à leur objet », condition « réputée remplie lorsque les allocations sont inférieures ou égales aux montants fixés » par l’arrêté (Arrêté du 4-9-2025 art. 2). L’administration qualifie cette présomption d’absolue, insusceptible de preuve contraire, à condition que les circonstances de fait correspondent à celles prévues par la réglementation (BOSS, Frais professionnels, § 110).
La présomption ne dispense donc pas de prouver la situation qui justifie l’allocation. Selon le BOSS, il revient à l’employeur d’établir que des frais ont été effectivement engagés et leur caractère professionnel ; à défaut, l’allocation est réintégrée dans l’assiette « pour la totalité de son montant » (BOSS, Frais professionnels, § 100).
Selon un arrêt non publié de la deuxième chambre civile, rendu sous l’arrêté de 2002, l’employeur doit d’abord justifier que les indemnités compensent des dépenses supplémentaires, la présomption ne jouant qu’ensuite ; le respect des seules conditions de distance et de temps ne suffit pas (Cass. 2e civ. 19-9-2019, n° 18-20.047).
Une indemnité qui ne rembourse aucun frais constitue un élément de salaire, « quelle que soit la dénomination qui leur est donnée par convention collective ou par contrat » (BOSS, Frais professionnels, § 30). Une prime de panier versée à tous les salariés, sans conditions particulières de travail, est donc soumise à cotisations dès le premier euro.
L’arrêté distingue trois situations, avec des montants initiaux de 21,10 euros, 7,40 euros et 10,30 euros par repas (Arrêté du 4-9-2025 art. 3). Ces montants sont revalorisés chaque 1er janvier selon la prévision d’inflation hors tabac (Arrêté du 4-9-2025 art. 10).
Au 1er janvier 2026, les limites sont les suivantes :
Ces indemnités ne se cumulent pas pour une même période : seule l’une d’elles ouvre droit à déduction (Arrêté du 4-9-2025 art. 3), celle dont le montant est le plus élevé selon l’administration (BOSS, Frais professionnels, § 170). Les indemnités de repas et les primes de panier relèvent de ces limites.
Les indemnités kilométriques versées au salarié contraint d’utiliser son véhicule personnel sont exonérées dans les limites des barèmes publiés chaque année par l’administration fiscale (Arrêté du 4-9-2025 art. 4).
En grand déplacement en métropole, les limites 2026 sont de 21,40 euros par repas et, pour le logement et le petit déjeuner, de 76,60 euros par jour à Paris et dans les Hauts-de-Seine, la Seine-Saint-Denis et le Val-de-Marne, et de 56,80 euros dans les autres départements (BOSS, Frais professionnels, § 1290). Les allocations de grand déplacement sont réduites au-delà de 3 mois sur un même lieu de travail, puis cessent d’être déductibles au-delà du 60e mois (Arrêté du 4-9-2025 art. 5).
En cas de mobilité professionnelle, l’hébergement provisoire est exonéré dans la limite de 85,10 euros par jour pendant 9 mois au plus (BOSS, Frais professionnels, § 1580), et l’installation dans le nouveau logement dans la limite de 1 705,70 euros, majorés de 142,20 euros par enfant à charge, sans dépasser 2 132,10 euros (BOSS, Frais professionnels, § 1640).
Pour les frais de télétravail, l’arrêté ouvre un forfait limité, dans sa rédaction initiale, à 10,90 euros par journée de télétravail hebdomadaire ou à 2,70 euros par jour dans la limite de 59,40 euros par mois, montants portés à 13 euros, 3,25 euros et 71,50 euros lorsqu’un accord de branche, professionnel, interprofessionnel ou de groupe prévoit l’allocation (Arrêté du 4-9-2025 art. 6).
En 2026, après revalorisation, la limite est de 11,00 euros par mois pour une journée de télétravail par semaine, ou de 2,70 euros par jour dans la limite de 60,20 euros par mois ; le § 1810 du BOSS mentionne encore 59,40 euros, montant du texte initial non revalorisé (BOSS, Frais professionnels, § 1810). En présence d’un accord, les limites 2026 sont de 13,20 euros par mois pour une journée par semaine ou de 3,30 euros par jour, dans la limite de 72,60 euros par mois selon le BOSS, la revalorisation du montant de l’arrêté donnant 72,40 euros, limite qu’il est prudent de ne pas dépasser (BOSS, Frais professionnels, § 1810).
Lorsque le salarié utilise ses propres outils numériques, comme un téléphone ou un abonnement, l’allocation forfaitaire ne peut excéder 55,20 euros par mois en 2026 (BOSS, Frais professionnels, § 1870), contre 54,50 euros dans le texte initial (Arrêté du 4-9-2025 art. 7).
Certaines dépenses ne peuvent être indemnisées que sur justificatifs : les frais de déménagement, ceux des salariés impatriés ou détachés à l’étranger qui restent au régime général, et ceux de la mobilité entre la métropole et l’outre-mer (Arrêté du 4-9-2025 art. 8). Le BOSS y ajoute le télétravail et les outils numériques, pour lesquels un forfait n’est admis que par simplification (BOSS, Frais professionnels, § 80).
Les gérants minoritaires ou égalitaires de société à responsabilité limitée, les présidents et directeurs généraux de société anonyme et les présidents et dirigeants de société par actions simplifiée ne peuvent percevoir d’allocations forfaitaires au titre de leur fonction de dirigeant (Arrêté du 4-9-2025 art. 1er). L’administration admet seulement, pour eux, les indemnités kilométriques (BOSS, Frais professionnels, § 90).
Une allocation supérieure à la limite n’est pas soumise en totalité : seule la fraction excédentaire entre dans l’assiette, sauf si l’employeur justifie l’utilisation de l’allocation conformément à son objet (BOSS, Frais professionnels, § 120). Le dépassement d’un plafond conventionnel est en revanche sans incidence si l’allocation reste sous la limite de l’arrêté (BOSS, Frais professionnels, § 110).
Un salarié itinérant perçoit ainsi une indemnité de 12 euros par jour pour déjeuner hors des locaux de l’entreprise, sans obligation de restaurant. Sur 20 jours de travail en 2026, l’excédent de 1,60 euro par jour sur la limite de 10,40 euros représente 32 euros par mois, soumis à cotisations à défaut de justificatifs.
La présomption ne joue que si les dépenses sont indemnisées exclusivement par l’allocation forfaitaire. Lorsque l’employeur règle également directement une partie des dépenses, par exemple la note d’hôtel, il doit prouver que l’allocation a été utilisée en totalité conformément à son objet (BOSS, Frais professionnels, § 120).
Il est dès lors recommandé de conserver, pour chaque allocation, les éléments qui établissent la situation ouvrant droit au forfait : ordres de mission, plannings, lieux d’intervention et horaires. Les justificatifs des frais professionnels sont en effet les premiers éléments examinés lors d’un contrôle Urssaf des frais professionnels, mené par l’union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales (Urssaf).
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 15 novembre 2026.
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