Le salarié qui se déplace pour son travail engage des frais de transport, de repas et parfois de logement que l’employeur doit lui rembourser, sans pouvoir les imputer sur son salaire. Ces remboursements échappent aux cotisations sociales lorsqu’ils correspondent aux dépenses réelles justifiées ou qu’ils respectent les limites forfaitaires de l’arrêté du 4 septembre 2025 : barème kilométrique fiscal, indemnités de repas, allocations de grand déplacement et indemnités de mission à l’étranger. L’exonération suppose toujours que l’employeur prouve la réalité du déplacement et des dépenses supplémentaires qu’il entraîne. Le régime varie selon que le salarié rentre chez lui chaque soir, découche en France ou part à l’étranger.
L’arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale permet de déduire l’indemnité kilométrique « Lorsque le travailleur salarié ou assimilé est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles », dans les limites du barème fiscal (Arrêté du 4-9-2025 art. 4). Le bénéfice de la présomption d’utilisation conforme est subordonné à la preuve, par l’employeur, de cette contrainte (Cass. 2e civ. 19-12-2019, n° 18-22.912).
Le barème, inchangé depuis l’imposition des revenus de 2022, fixe pour un véhicule de 5 chevaux fiscaux un montant de 0,357 euro par kilomètre augmenté de 1 395 euros entre 5 001 et 20 000 kilomètres annuels, majoré de 20 % pour un véhicule électrique (CGI ann. IV art. 6 B). Pour 8 000 kilomètres professionnels, l’indemnité exonérée atteint ainsi 4 251 euros, ou 5 101,20 euros avec un véhicule électrique.
L’employeur doit justifier « de l’existence de déplacements professionnels et du nombre exact de kilomètres parcourus » (BOSS, Frais professionnels, § 390), et ne peut produire pour la première fois devant le juge les justificatifs qu’il devait communiquer lors du contrôle (Cass. 2e civ. 25-6-2026, n° 24-10.653). Les indemnités kilométriques et l’usage du véhicule personnel supposent donc un relevé précis de chaque trajet.
Le salarié en petit déplacement travaille hors de son lieu habituel de travail sans pouvoir y revenir, ni rentrer chez lui, pour le déjeuner. L’arrêté distingue le repas au restaurant du salarié « en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ou lieu habituel de travail » et le repas pris « en déplacement hors des locaux de l’entreprise ou sur un chantier » (Arrêté du 4-9-2025 art. 3). Pour un salarié en mission chez un client, l’administration admet que ce site ne devient le lieu habituel de travail qu’au-delà de 3 mois, durée qui « équivaut à 55 jours de travail réalisés en continu » (BOSS, Frais professionnels, § 330).
En 2026, les limites d’exonération sont de 21,40 euros pour le repas au restaurant (BOSS, Frais professionnels, § 240) et de 10,40 euros pour le repas hors des locaux (BOSS, Frais professionnels, § 210). La limite la plus élevée suppose que les circonstances ou les usages de la profession obligent le salarié à déjeuner au restaurant (Cass. 2e civ. 25-11-2021, n° 20-15.602).
Un technicien qui perçoit 15 euros par repas sans que cette contrainte soit établie voit 4,60 euros par repas réintégrés dans l’assiette. Les petits déplacements et leurs frais de repas et de transport relèvent par ailleurs du remboursement au réel pour les billets, péages et taxis, sur justificatifs (Arrêté du 4-9-2025 art. 2).
Le salarié est présumé empêché de regagner chaque jour sa résidence lorsque la distance est au moins égale à « 50 kilomètres (trajet aller ou retour) » et que les transports en commun ne permettent pas de la parcourir en « moins de 1 h 30 » (Arrêté du 4-9-2025 art. 5). En 2026, les limites sont de 21,40 euros par repas et, pour le logement et le petit déjeuner, de 76,60 euros par jour à Paris et en petite couronne et de 56,80 euros ailleurs en métropole (BOSS, Frais professionnels, § 1290).
Ces limites sont ramenées à 85 % au-delà de 3 mois d’affectation sur un même lieu, puis à 70 % au-delà de 24 mois, et la déduction cesse au-delà du 60e mois (Arrêté du 4-9-2025 art. 5). Pour un chantier à Lyon, l’exonération maximale passe de 99,60 euros par jour à 84,70 euros à compter du 4e mois.
La présomption d’utilisation conforme ne joue qu’une fois prouvé que les indemnités compensent des dépenses supplémentaires de repas et de logement (Cass. 2e civ. 19-9-2019, n° 18-20.047). Les grands déplacements et leurs allocations forfaitaires exigent donc la conservation de l’ordre de mission et des justificatifs d’hébergement.
À l’étranger, les allocations sont exonérées dans la limite des « indemnités de mission du groupe I allouées aux personnels civils et militaires de l’Etat » (Arrêté du 4-9-2025 art. 5), dont le barème figure à l’annexe de l’arrêté du 3 juillet 2006 : l’indemnité journalière est par exemple de 212 euros pour l’Espagne et de 206 euros pour la Belgique (Arrêté du 3-7-2006 annexe).
Ces taux « sont réduits de 65 % lorsque l’agent est logé gratuitement », de 17,5 % lorsqu’il est nourri à l’un des deux repas et de 35 % lorsqu’il l’est aux deux (Arrêté du 3-7-2006 art. 2). L’employeur doit, là encore, prouver l’existence de dépenses supplémentaires, une présence à l’étranger pour une durée déterminée ne suffisant pas à caractériser le grand déplacement (Cass. 2e civ. 12-2-2015, n° 14-10.635).
Les frais de déplacement à l’étranger se distinguent enfin des frais du salarié détaché, que l’administration n’admet qu’au réel (BOSS, Frais professionnels, § 80). Dans tous les cas, les frais exposés pour les besoins de l’activité et dans l’intérêt de l’employeur « doivent lui être remboursés sans qu’ils ne puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due » (Cass. soc. 25-2-1998, n° 95-44.096).
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 15 novembre 2026.
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