Les formalités d’embauche d’un salarié commencent avant même sa prise de poste, par une déclaration préalable à l’embauche adressée par voie électronique aux organismes de protection sociale. Cette déclaration unique vaut, pour le premier salarié, immatriculation de l’employeur, affiliation à l’assurance chômage et demande d’adhésion à un service de prévention et de santé au travail. L’employeur doit ensuite inscrire le salarié sur le registre unique du personnel, lui remettre ses documents d’information, organiser sa visite d’information et de prévention dans les 3 mois et l’affilier à la complémentaire santé collective. Chaque formalité omise expose à une sanction propre, indépendante des autres.
Le Code du travail subordonne toute embauche à une déclaration nominative : « L’embauche d’un salarié ne peut intervenir qu’après déclaration nominative accomplie par l’employeur auprès des organismes de protection sociale désignés à cet effet » (C. trav. art. L. 1221-10). Cette déclaration préalable à l’embauche, dite DPAE, est due pour chaque salarié, quel que soit son contrat, et dans chaque lieu de travail où des salariés sont employés.
La déclaration indique notamment l’identité de l’employeur, son code d’activité principale exercée (code APE), son numéro d’immatriculation, le service de santé au travail dont il dépend, l’identité du salarié, la « Date et heure d’embauche », la nature et la durée du contrat et, le cas échéant, la période d’essai (C. trav. art. R. 1221-1). La mention de l’heure n’est pas anodine : un salarié présent dans l’entreprise avant l’heure déclarée ne peut être couvert par la déclaration.
La déclaration « est adressée au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l’embauche » (C. trav. art. R. 1221-4). Elle « est effectuée par voie électronique » ; à défaut, l’employeur utilise un formulaire réglementaire adressé par lettre recommandée avec avis de réception « envoyée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche » (C. trav. art. R. 1221-5).
Pour une embauche prévue le mardi 1er décembre 2026 à 9 heures, la déclaration électronique peut ainsi être faite à compter du lundi 23 novembre 2026 et doit l’être avant 9 heures le 1er décembre. Si l’employeur recourt au formulaire papier, le pli recommandé doit partir au plus tard le lundi 30 novembre 2026.
La DPAE regroupe plusieurs démarches. Elle permet d’accomplir « L’immatriculation de l’employeur au régime général de la sécurité sociale », l’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie, « L’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage », « La demande d’adhésion à un service de santé au travail » et la demande de visite d’information et de prévention (C. trav. art. R. 1221-2).
Pour le dirigeant qui recrute son premier salarié, la déclaration fait donc naître la qualité d’employeur auprès des organismes sociaux, sans autre démarche d’immatriculation.
Le défaut de déclaration constaté par les agents de contrôle du travail illégal « entraîne une pénalité dont le montant est égal à trois cents fois le taux horaire du minimum garanti » (C. trav. art. L. 1221-11). Le minimum garanti étant fixé à 4,35 euros depuis le 1er juin 2026 (Arrêté du 22-5-2026 art. 2), la pénalité atteint 1 305 euros par salarié non déclaré (300 x 4,35).
Cette pénalité n’épuise pas le risque. Le fait pour l’employeur « de se soustraire intentionnellement à l’accomplissement de la formalité prévue à l’article L. 1221-10 » est réputé travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié, dont les conséquences civiles, pénales et sociales sont beaucoup plus lourdes (C. trav. art. L. 8221-5) ; l’audit de conformité sociale permet de vérifier que chaque salarié présent a fait l’objet d’une déclaration.
« Un registre unique du personnel est tenu dans tout établissement où sont employés des salariés » (C. trav. art. L. 1221-13). L’obligation s’applique dès le premier salarié, sans seuil d’effectif, et les mentions y sont portées au moment de l’embauche et de façon indélébile.
Le défaut de tenue du registre unique du personnel est puni de l’amende prévue pour les contraventions de quatrième classe, appliquée autant de fois qu’il y a de personnes concernées (C. trav. art. R. 1227-7), soit 750 euros au plus par salarié (C. pén. art. 131-13).
Le contrat à durée indéterminée à temps plein peut, en droit, être conclu oralement, mais l’employeur doit en toute hypothèse remettre au salarié « un ou plusieurs documents écrits » contenant les principales informations sur la relation de travail (C. trav. art. L. 1221-5-1). Le contenu de ces documents et leurs délais de remise, de 7 jours ou d’un mois, sont précisés par les règles relatives aux informations à remettre au salarié lors de l’embauche.
Le contrat à durée déterminée et le contrat à temps partiel doivent, eux, être écrits et comporter des mentions obligatoires. Le choix du contrat de travail commande donc une partie des formalités.
« Lors du paiement du salaire, l’employeur remet aux personnes mentionnées à l’article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie » (C. trav. art. L. 3243-2). Le même texte autorise la remise sous forme électronique, « Sauf opposition du salarié ».
« Tout travailleur bénéficie d’une visite d’information et de prévention », réalisée par un professionnel de santé du service de prévention et de santé au travail « dans un délai qui n’excède pas trois mois à compter de la prise effective du poste de travail » (C. trav. art. R. 4624-10). Pour une prise de poste le 1er décembre 2026, la visite doit ainsi avoir lieu au plus tard le 1er mars 2027.
La demande est formulée dans la DPAE, mais l’adhésion effective au service et le suivi des convocations restent à la charge de l’employeur. Certains postes exigent un suivi renforcé, qui relève du suivi de l’état de santé des salariés.
Dès le premier salarié, l’employeur doit le faire bénéficier d’une couverture collective de frais de santé dont il « assure au minimum la moitié du financement » (CSS art. L. 911-7). L’affiliation est réalisée à l’embauche, sous réserve des dispenses prévues par les textes, qui gouvernent la complémentaire santé obligatoire des salariés.
L’embauche du premier salarié déclenche également l’obligation d’évaluer les risques professionnels « compte tenu de la nature des activités de l’établissement » (C. trav. art. L. 4121-3) et de les transcrire dans le document unique.
Avant l’embauche d’un ressortissant étranger, « L’employeur s’assure auprès des administrations territorialement compétentes de l’existence du titre autorisant l’étranger à exercer une activité salariée en France », sauf si l’intéressé est inscrit comme demandeur d’emploi (C. trav. art. L. 5221-8). Les règles de l’autorisation de travail des salariés étrangers déterminent les titres qui en dispensent.
Il est recommandé de préparer, pour chaque recrutement, une liste de contrôle datée comportant la déclaration et son accusé de réception, l’inscription au registre, la remise des documents d’information, l’affiliation à la complémentaire santé et la date de la visite d’information et de prévention. Cette liste constitue, en cas de contrôle, la preuve la plus simple de l’accomplissement de chaque formalité.
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 12 novembre 2026.
Le premier échange est gratuit. 30 minutes pour comprendre votre situation, identifier les enjeux et vous orienter. Sans engagement.
