Le salarié est en grand déplacement lorsque sa mission l’empêche de regagner chaque soir sa résidence, ce qui est présumé au-delà de 50 kilomètres lorsque les transports en commun ne permettent pas d’effectuer le trajet en moins d’1 h 30. Ses dépenses supplémentaires de logement et de repas peuvent être indemnisées sans cotisations dans des limites fixées par arrêté : en 2026, 21,40 euros par repas et, pour le logement et le petit déjeuner, 76,60 euros par jour à Paris et en petite couronne et 56,80 euros ailleurs en métropole. Ces limites diminuent après 3 mois sur un même lieu. L’employeur doit d’abord prouver que le salarié supporte effectivement des frais de double résidence.
L’arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale vise le salarié qui, « En métropole », est « en déplacement professionnel » et empêché de regagner chaque jour sa résidence (Arrêté du 4-9-2025 art. 5). Il est présumé dans cette situation lorsque la distance entre sa résidence et le lieu de déplacement est au moins égale à « 50 kilomètres (trajet aller ou retour) » et que les transports en commun ne permettent pas de la parcourir en « moins de 1 h 30 » (Arrêté du 4-9-2025 art. 5).
Le salarié est également en grand déplacement lorsqu’il est empêché de regagner son domicile en fin de journée pour des circonstances de fait (BOSS, Frais professionnels, § 1240). Tel peut être le cas lorsque l’horaire de fin de chantier est incompatible avec le dernier train. Cette définition sociale ne se confond pas avec celle de certaines conventions collectives, comme le régime conventionnel des grands déplacements du BTP, fondé sur l’usage des transports en commun sans seuil kilométrique.
Les dépenses doivent être « rendues nécessaires par l’accomplissement de la mission imposée par l’employeur et ne pas résulter d’un choix personnel » (BOSS, Frais professionnels, § 1250). Le salarié qui conserve son domicile loin de son lieu de travail habituel, par convenance, n’est pas en grand déplacement lorsqu’il se rend à ce lieu.
Le changement durable de lieu de travail, qui implique un changement de résidence, relève quant à lui des frais de mobilité professionnelle et non du grand déplacement, qui suppose une affectation temporaire hors du lieu habituel.
Le texte initial de l’arrêté fixait la limite de logement et de petit déjeuner à 75,60 euros par jour à Paris et dans les Hauts-de-Seine, la Seine-Saint-Denis et le Val-de-Marne, et à 56,10 euros dans les autres départements, le repas suivant la limite du repas au restaurant (Arrêté du 4-9-2025 art. 5). Après revalorisation au 1er janvier 2026, ces limites sont de 21,40 euros par repas et de 76,60 euros ou 56,80 euros par jour pour le logement et le petit déjeuner (BOSS, Frais professionnels, § 1290).
Le montant prévu pour Paris et la petite couronne « ne peut être octroyé pour d’autres grandes villes » (BOSS, Frais professionnels, § 1310). Le salarié en déplacement en outre-mer ou hors de France relève de limites distinctes, présentées pour les frais de déplacement à l’étranger.
Au-delà de 3 mois d’affectation sur un même lieu, la déduction est limitée à 85 % des montants, puis à 70 % au-delà de 24 mois, les montants étant arrondis à la dizaine de centimes ; « L’employeur ne peut bénéficier de la déduction pour les périodes d’affectation au-delà du soixantième mois » (Arrêté du 4-9-2025 art. 5). La durée d’affectation inclut les périodes de suspension du contrat de travail (BOSS, Frais professionnels, § 1300).
En 2026, les limites réduites à 85 % sont ainsi de 18,20 euros par repas, de 65,10 euros pour le logement à Paris et en petite couronne et de 48,30 euros ailleurs ; à 70 %, elles sont de 15,00 euros, 53,60 euros et 39,80 euros. Pour un salarié affecté sur un chantier à Lyon, l’exonération maximale passe de 99,60 euros par jour pendant les trois premiers mois (56,80 + 2 x 21,40) à 84,70 euros par jour à compter du 4e mois (48,30 + 2 x 18,20).
Le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS) mentionne encore une limite de 6 ans, au lieu des 60 mois de l’arrêté (BOSS, Frais professionnels, § 1300). L’arrêté, seul texte réglementaire, prévaut : il est prudent de ne plus déduire d’allocations forfaitaires au-delà du 60e mois et de rembourser alors les frais au réel sur justificatifs.
Les allocations sont réputées utilisées conformément à leur objet si elles respectent les limites et « que l’employeur justifie que le salarié ne peut regagner chaque jour sa résidence et que, de ce fait, il engage des frais de double résidence » (BOSS, Frais professionnels, § 1270). Au-delà des limites, l’employeur doit en outre justifier de la réalité des dépenses, par exemple au moyen de quittances (BOSS, Frais professionnels, § 1280).
La Cour de cassation juge que l’employeur doit justifier que les indemnités sont destinées à compenser des dépenses supplémentaires de repas et de logement, « la présomption d’utilisation conforme dans les limites fixées réglementairement ne pouvant jouer qu’une fois cette preuve apportée » (Cass. 2e civ. 19-9-2019, n° 18-20.047). Dans cette affaire, non publiée, les conditions de distance et de temps étaient réunies, mais l’employeur ne prouvait pas l’engagement effectif de frais par ses salariés.
L’employeur peut rembourser les frais sur la base du forfait ou au réel (BOSS, Frais professionnels, § 1320). Lorsqu’il loue lui-même l’hébergement et en assure les frais, cette mise à disposition est représentative de frais professionnels et ne constitue pas un avantage en nature ; le petit déjeuner peut alors être remboursé au réel (BOSS, Frais professionnels, § 1330).
Il est recommandé de conserver, pour chaque mission, l’ordre de déplacement, l’adresse de la résidence du salarié, celle du lieu de mission, la preuve de l’absence de transport en commun compatible et les justificatifs d’hébergement.
Les frais exposés pour les besoins de l’activité et dans l’intérêt de l’employeur « doivent lui être remboursés sans qu’ils ne puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due » (Cass. soc. 25-2-1998, n° 95-44.096). Le montant des allocations versées en grand déplacement ne peut donc être prélevé sur le salaire, et l’indemnisation des frais ne dispense pas de traiter le temps de déplacement professionnel.
Les conventions collectives peuvent prévoir des indemnités supérieures aux limites sociales ; la fraction excédentaire n’est alors exonérée que sur justification. Lorsque l’employeur pratique la déduction forfaitaire spécifique, les indemnités de grand déplacement doivent en principe être réintégrées dans l’assiette avant abattement, seules celles des ouvriers du bâtiment figurant parmi les exceptions (Arrêté du 4-9-2025 art. 9 et annexe 2).
Les règles applicables au petit déplacement, sans découcher, et aux frais professionnels face au contrôle Urssaf complètent ce régime.
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 15 novembre 2026.
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