Le salarié contraint d’utiliser son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels peut percevoir des indemnités kilométriques, exonérées de cotisations dans la limite du barème kilométrique fiscal, majoré de 20 % pour un véhicule électrique. Cette exonération suppose que l’employeur prouve la contrainte d’utiliser le véhicule et justifie, pour chaque trajet, la réalité du déplacement et le nombre de kilomètres parcourus. En droit du travail, l’employeur qui impose l’usage du véhicule personnel doit rembourser les frais correspondants, sans pouvoir les imputer sur le salaire. Un relevé précis des déplacements est la clé de la sécurité de ces versements.
L’arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale permet de déduire l’indemnité forfaitaire kilométrique « Lorsque le travailleur salarié ou assimilé est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles », dans les limites des barèmes kilométriques « annuellement publiés par l’administration fiscale » (Arrêté du 4-9-2025 art. 4).
La Cour de cassation a précisé, sous l’empire de l’arrêté antérieur rédigé dans les mêmes termes, que le bénéfice de la présomption d’utilisation conforme des indemnités kilométriques « est subordonné à la preuve par l’employeur que le salarié attributaire de cette indemnité se trouve contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles » (Cass. 2e civ. 19-12-2019, n° 18-22.912). Cet arrêt n’a pas été publié, mais sa solution découle de la lettre du texte.
Le véhicule personnel s’entend de celui dont le salarié, son conjoint ou un membre de son foyer fiscal est propriétaire ou copropriétaire, ou qu’il loue (BOSS, Frais professionnels, § 420). Le trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail n’est pas un déplacement professionnel : l’ancienne tolérance qui admettait des indemnités kilométriques pour ce trajet « ne s’applique plus » (BOSS, Frais professionnels, § 415). Sa prise en charge relève des dispositifs propres aux frais de carburant et d’alimentation électrique.
L’employeur « doit cependant justifier de l’existence de déplacements professionnels et du nombre exact de kilomètres parcourus » (BOSS, Frais professionnels, § 390). Dans l’affaire jugée le 19 décembre 2019, l’entreprise versait des forfaits mensuels sans avoir produit aucun justificatif lors du contrôle ; la cour d’appel ne pouvait annuler le redressement au vu de pièces rassemblées par la suite (Cass. 2e civ. 19-12-2019, n° 18-22.912).
Par un arrêt publié du 25 juin 2026, la Cour de cassation a confirmé que le cotisant « ne peut pas produire pour la première fois devant le juge les pièces justificatives qu’il devait communiquer, lors des opérations de contrôle ou de la phase contradictoire » (Cass. 2e civ. 25-6-2026, n° 24-10.653). Les justificatifs des frais professionnels doivent donc exister et être conservés dès le versement.
Il est recommandé de tenir un relevé mensuel signé par le salarié, mentionnant pour chaque trajet la date, les lieux de départ et d’arrivée, l’objet du déplacement et la distance, accompagné de la copie du certificat d’immatriculation indiquant la puissance fiscale.
Le barème applicable figure à l’annexe IV du code général des impôts, dans sa rédaction en vigueur depuis le 8 avril 2023, appliquée à compter de l’imposition des revenus de 2022 et inchangée au 15 novembre 2026 (CGI ann. IV art. 6 B). Il varie selon la puissance fiscale et la distance parcourue dans l’année ; pour une automobile de 5 chevaux fiscaux, il est égal à 0,636 euro par kilomètre jusqu’à 5 000 kilomètres, à 0,357 euro par kilomètre augmenté de 1 395 euros de 5 001 à 20 000 kilomètres, et à 0,427 euro par kilomètre au-delà.
Un salarié qui parcourt 8 000 kilomètres professionnels dans l’année avec un véhicule de 5 chevaux peut ainsi recevoir 4 251 euros (8 000 x 0,357 + 1 395) sans cotisations. Le montant est majoré de 20 % pour un véhicule électrique (CGI ann. IV art. 6 B ; BOSS, Frais professionnels, § 380), soit 5 101,20 euros dans cet exemple.
La tranche dépendant de la distance annuelle, l’employeur qui verse des indemnités chaque mois au taux de la première tranche gagne à procéder à une régularisation en fin d’année, au vu du kilométrage total réellement parcouru.
Au-delà du barème, l’employeur doit justifier l’utilisation effective des indemnités conformément à leur objet ; à défaut, la fraction excédentaire est soumise aux cotisations (BOSS, Frais professionnels, § 400). Pour 3 000 kilomètres parcourus avec un véhicule de 5 chevaux, le barème autorise 1 908 euros (3 000 x 0,636) : une indemnité de 0,70 euro par kilomètre, soit 2 100 euros, laisse 192 euros soumis à cotisations faute de justification.
Les frais de stationnement constituent des frais professionnels supplémentaires, même lorsque l’employeur verse déjà des indemnités kilométriques (BOSS, Frais professionnels, § 410). En cas de covoiturage, seul le propriétaire du véhicule peut percevoir l’indemnité pour un trajet donné (BOSS, Frais professionnels, § 400). Le salarié qui se déplace avec son vélo personnel peut recevoir une indemnité exclue de l’assiette dans la limite de 0,25 euro par kilomètre (BOSS, Frais professionnels, § 490).
Les mandataires sociaux assimilés salariés ne peuvent en principe être remboursés que sur la base de leurs dépenses réelles, mais l’administration leur ouvre, par simplification, les indemnités kilométriques lorsqu’ils utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles (BOSS, Frais professionnels, § 90).
Le salarié qui dispose d’un véhicule de fonction ne perçoit pas d’indemnités kilométriques pour ce véhicule. Lorsque l’avantage est évalué hors carburant, les frais de carburant des déplacements professionnels sont remboursés au réel, l’administration admettant une évaluation par référence au barème fiscal des frais de carburant (BOSS, Frais professionnels, § 480).
Les allocations destinées à couvrir les frais inhérents à l’emploi sont exonérées d’impôt lorsqu’elles sont « effectivement utilisées conformément à leur objet » (CGI art. 81). Le salarié qui opte pour la déduction de ses frais réels peut utiliser le barème kilométrique, dans la limite de 7 chevaux fiscaux (CGI art. 83), en réintégrant alors les indemnités reçues ; les frais professionnels et l’impôt sur le revenu du salarié obéissent à ces règles propres.
Les frais exposés par le salarié pour les besoins de son activité et dans l’intérêt de l’employeur « doivent lui être remboursés sans qu’ils ne puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due » (Cass. soc. 25-2-1998, n° 95-44.096). La clause qui met ces frais à la charge du salarié est « réputée non écrite » (Cass. soc. 12-12-2012, n° 11-26.585).
L’employeur qui impose l’usage du véhicule personnel ne peut donc laisser au salarié le coût de ses trajets professionnels, ce qui fonde l’obligation de rembourser les frais professionnels, indépendamment de leur régime social.
Un forfait mensuel de frais kilométriques peut être prévu au contrat, à condition que cette somme forfaitaire « ne soit pas manifestement disproportionnée au regard du montant réel des frais engagés » et que la rémunération proprement dite reste au moins égale au salaire minimum interprofessionnel de croissance (Smic) (Cass. soc. 20-6-2013, n° 11-19.663). Les clauses de frais et les forfaits contractuels doivent donc être réexaminés lorsque les trajets du salarié augmentent.
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 15 novembre 2026.
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