Le salarié est en petit déplacement lorsqu’il travaille hors de son lieu habituel de travail sans pouvoir y revenir, ni rentrer chez lui, pour le déjeuner, tout en regagnant son domicile le soir. Ses frais supplémentaires de repas peuvent être indemnisés en franchise de cotisations dans la limite de 21,40 euros par repas en 2026 s’il est contraint de déjeuner au restaurant, et de 10,40 euros dans le cas contraire. Ses frais de transport sont remboursés sur justificatifs ou par des indemnités kilométriques. L’employeur doit établir les circonstances du déplacement et, pour la limite la plus élevée, l’obligation de prendre le repas au restaurant.
L’arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale vise le salarié « en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ou lieu habituel de travail », qui prend son repas au restaurant, et celui qui est « en déplacement hors des locaux de l’entreprise ou sur un chantier » sans obligation de déjeuner au restaurant (Arrêté du 4-9-2025 art. 3). Le petit déplacement se distingue ainsi du grand déplacement, qui empêche de regagner sa résidence le soir.
À l’inverse, les dépenses de déjeuner des salariés qui ne sont ni en déplacement ni sur un chantier « ne sont pas des frais professionnels » (BOSS, Frais professionnels, § 160). Une indemnité de repas versée à un salarié sédentaire, sans contrainte d’horaire particulière, constitue donc un complément de salaire ; les indemnités de repas et primes de panier des salariés travaillant sur leur lieu habituel obéissent à d’autres conditions.
La situation de petit déplacement s’apprécie « au regard du lieu habituel de travail » (BOSS, Frais professionnels, § 300). Pour les salariés en mission dans une entreprise cliente, l’administration admet que celle-ci ne devient le lieu habituel de travail qu’au-delà de 3 mois de mission, durée qui « équivaut à 55 jours de travail réalisés en continu » (BOSS, Frais professionnels, § 330).
Un consultant affecté chez le même client depuis plus de 3 mois ne peut donc plus percevoir d’indemnités de repas exonérées pour ses déjeuners pris sur place, sauf déplacements effectifs à partir de ce site.
L’arrêté distingue trois indemnités, fixées dans sa rédaction initiale à 21,10 euros pour le repas au restaurant en déplacement, 7,40 euros pour la restauration sur le lieu de travail et 10,30 euros pour le repas hors des locaux de l’entreprise (Arrêté du 4-9-2025 art. 3). Revalorisées au 1er janvier, ces limites sont de 21,40 euros (BOSS, Frais professionnels, § 240), 7,50 euros (BOSS, Frais professionnels, § 180) et 10,40 euros (BOSS, Frais professionnels, § 210) en 2026.
Une seule indemnité peut ouvrir droit à déduction pour une même période (Arrêté du 4-9-2025 art. 3) : seule « l’indemnité dont le montant est le plus élevé doit être prise en compte » (BOSS, Frais professionnels, § 170).
La limite de 21,40 euros suppose qu’il soit établi que les conditions de travail ou les usages de la profession obligent le salarié à prendre son repas au restaurant ; il appartient à l’employeur d’en apporter la démonstration (BOSS, Frais professionnels, § 250). À défaut, c’est la limite de 10,40 euros qui s’applique, notamment lorsque les salariés prennent en fait leur repas dans leur véhicule (BOSS, Frais professionnels, § 260). La preuve peut être apportée par tout moyen, pour l’ensemble des salariés concernés et non pour chacun individuellement (BOSS, Frais professionnels, § 280).
La deuxième chambre civile de la Cour de cassation a admis que l’indemnité des salariés travaillant sur des chantiers est réputée utilisée conformément à son objet, dans la limite du repas au restaurant, « s’il est démontré que les circonstances ou les usages de la profession l’obligent à prendre ce repas au restaurant » (Cass. 2e civ. 25-11-2021, n° 20-15.602). Dans cette affaire, non publiée, la cour d’appel ne pouvait exiger des justificatifs de restaurant sans rechercher si un tel usage existait pour des ouvriers de chantiers routiers itinérants.
Un technicien itinérant qui perçoit 15 euros par repas pendant 20 jours, sans que la contrainte de restaurant soit établie, voit ainsi 4,60 euros par repas (15 - 10,40), soit 92 euros sur le mois, réintégrés dans l’assiette des cotisations. Si l’usage ou la contrainte est démontré, l’indemnité de 15 euros reste entièrement exonérée.
Les repas d’affaires exceptionnels, engagés dans l’intérêt de l’entreprise, sont des frais remboursables sur justificatifs mentionnant les participants. L’administration admet l’absence d’abus manifeste lorsque le salarié bénéficie d’« un repas d’affaires par semaine ou cinq repas par mois » (BOSS, Frais professionnels, § 360).
Les frais de transport engagés pour un déplacement professionnel, tels que les billets de train, les péages ou les taxis, sont remboursés au réel sur présentation de justificatifs (Arrêté du 4-9-2025 art. 2). Les remboursements ne sont exonérés que si les frais sont appuyés de « justifications suffisamment précises pour en établir la réalité et le montant » (BOSS, Frais professionnels, § 70).
Lorsque le salarié utilise son propre véhicule, il perçoit des indemnités kilométriques dans la limite du barème fiscal. Les frais de stationnement s’y ajoutent comme frais professionnels supplémentaires (BOSS, Frais professionnels, § 410).
Certaines conventions collectives organisent un régime propre de petits déplacements, comme le régime des petits déplacements du BTP et ses zones concentriques. Le montant conventionnel s’impose à l’employeur au titre du contrat, mais l’exonération sociale reste limitée par l’arrêté ; une allocation supérieure à un plafond conventionnel n’est pas remise en cause si elle demeure inférieure au montant fixé par l’arrêté (BOSS, Frais professionnels, § 110).
L’indemnisation des frais ne règle pas la question du temps passé à se déplacer, qui relève des règles du temps de déplacement professionnel en droit de la durée du travail.
Les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité et dans l’intérêt de l’employeur « doivent lui être remboursés sans qu’ils ne puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due » (Cass. soc. 25-2-1998, n° 95-44.096). Cette règle fonde l’obligation de rembourser les frais professionnels, y compris lorsque le salarié se déplace pour une journée seulement.
Lorsque l’employeur applique la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels, les remboursements de frais doivent en principe être réintégrés dans l’assiette avant abattement, sauf exceptions limitativement énumérées (Arrêté du 4-9-2025 art. 9). La Cour de cassation a ainsi approuvé la réintégration d’indemnités de repas versées à des salariés bénéficiant de cette déduction, l’employeur ne pouvant cumuler les deux avantages (Cass. 2e civ. 19-9-2019, n° 18-20.047).
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 15 novembre 2026.
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