La mise en place de la mutuelle et de la prévoyance d’entreprise ne peut résulter que de trois actes : un accord collectif, la ratification par les salariés d’un projet d’accord proposé par l’employeur ou une décision unilatérale de l’employeur remise par écrit à chaque salarié. Dans une TPE sans délégué syndical, la décision unilatérale est le mode le plus fréquent, mais elle suppose un écrit complet et la preuve de sa remise. Un acte mal formalisé prive les contributions patronales de leur exonération et expose l’entreprise à un redressement portant sur l’ensemble des contributions versées. La loi limite toutefois ce redressement lorsque l’irrégularité est partielle ou formelle.
Les garanties collectives de protection sociale complémentaire sont déterminées « soit par voie de conventions ou d’accords collectifs, soit à la suite de la ratification à la majorité des intéressés d’un projet d’accord proposé par le chef d’entreprise, soit par une décision unilatérale du chef d’entreprise constatée dans un écrit remis par celui-ci à chaque intéressé » (CSS art. L. 911-1).
Le respect de l’une de ces procédures conditionne l’exclusion des contributions patronales de l’assiette des cotisations sociales (BOSS, Protection sociale complémentaire, § 520). Le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS) publie sur ce point la doctrine que l’Urssaf applique en contrôle.
Le régime issu d’un référendum ou d’une décision unilatérale doit être mis en place au niveau de l’entreprise et concerner tous les salariés ou une ou plusieurs catégories objectives de salariés, sans pouvoir se limiter à un seul établissement (BOSS, Protection sociale complémentaire, § 530). Le directeur d’un établissement qui n’est pas le chef d’entreprise ne peut donc pas l’instituer.
Comme le projet soumis à référendum, la décision unilatérale doit, sous peine de nullité, contenir toutes les clauses obligatoires et aucune clause prohibée par le Code de la sécurité sociale (BOSS, Protection sociale complémentaire, § 590). En pratique, il est recommandé d’y préciser au minimum les salariés bénéficiaires, les garanties, l’organisme assureur, la répartition du financement et les cas de dispense retenus.
La décision est par ailleurs le mode imposé par défaut pour la complémentaire santé : à défaut d’accord, l’employeur fait bénéficier ses salariés de la couverture minimale « par décision unilatérale de l’employeur » (CSS art. L. 911-7). La rédaction des dispenses d’affiliation à la complémentaire santé doit y figurer, faute de quoi seules les dispenses de droit seront ouvertes.
« L’employeur doit remettre ou transmettre par voie électronique à chaque salarié un écrit notifiant la décision unilatérale et doit pouvoir en justifier » (BOSS, Protection sociale complémentaire, § 590). En contrôle, il produit une copie de l’écrit et justifie de sa modalité de remise : document joint au bulletin de paie, remise en mains propres, envoi par courrier ou courriel avec accusé de réception (BOSS, Protection sociale complémentaire, § 620).
Une décision signée le 15 décembre 2025, applicable au 1er janvier 2026, peut ainsi être jointe au bulletin de paie de décembre 2025, avec une liste d’émargement. Chaque salarié embauché ensuite doit recevoir le même écrit lors de son arrivée.
Aucun salarié employé avant la mise en place d’un système de garanties par décision unilatérale ne peut être contraint à cotiser contre son gré (L. n° 89-1009 du 31-12-1989, art. 11). Cette protection, issue de la loi du 31 décembre 1989 renforçant les garanties offertes aux personnes assurées contre certains risques, dite loi Evin, ne joue que pour les régimes prévoyant une cotisation salariale.
Le régime institué par décision unilatérale peut être révisé par accord collectif, par référendum ou par une nouvelle décision unilatérale (BOSS, Protection sociale complémentaire, § 590). La modification ou la suppression d’un engagement de l’employeur obéit en outre aux règles de la décision unilatérale de l’employeur et ses limites.
Le projet de l’employeur, soumis préalablement à l’avis du comité social et économique (CSE) lorsqu’il existe, doit être ratifié « à la majorité des électeurs inscrits, et non des seuls votants » ; il comporte, sous peine de nullité, les mêmes clauses obligatoires que la décision unilatérale (BOSS, Protection sociale complémentaire, § 580). En contrôle, l’employeur produit le projet et le procès-verbal de ratification (BOSS, Protection sociale complémentaire, § 610).
Dans une entreprise de 9 salariés, le projet n’est ainsi ratifié que si au moins 5 salariés inscrits l’approuvent, quel que soit le nombre de votants.
Le Code du travail permet par ailleurs à l’employeur d’une entreprise de moins de 11 salariés dépourvue de délégué syndical de soumettre aux salariés un projet d’accord, la consultation ayant lieu au moins 15 jours après sa communication (C. trav. art. L. 2232-21) ; approuvé à la majorité des deux tiers du personnel, il vaut accord d’entreprise (C. trav. art. L. 2232-22). L’accord d’entreprise approuvé par référendum dans les très petites entreprises constitue alors un accord collectif au sens du Code de la sécurité sociale.
La protection sociale complémentaire peut résulter d’un accord de branche, d’entreprise, d’établissement ou de groupe. En contrôle, l’employeur produit l’accord et le récépissé de son dépôt auprès de la direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) (BOSS, Protection sociale complémentaire, § 610).
Il est dispensé de produire ces éléments lorsqu’il se borne à appliquer les niveaux de prestations prévus par la convention collective de branche, à niveau de cotisations identique (BOSS, Protection sociale complémentaire, § 620). La négociation collective dans les entreprises sans délégué syndical ouvre d’autres voies de conclusion d’un accord d’entreprise.
Si l’employeur ne peut justifier lors d’un contrôle du respect des conditions, le principe est la réintégration dans l’assiette des cotisations de la totalité des contributions patronales, pour l’ensemble des salariés et de la période concernée (BOSS, Protection sociale complémentaire, § 650). Une décision unilatérale dont la remise ne peut être prouvée expose ainsi l’ensemble du régime au redressement.
Lorsque le régime respecte partiellement les conditions ou que l’anomalie est formelle, le redressement peut être limité aux sommes manquantes reconstituées par l’employeur, multipliées par une fois et demie pour une erreur formelle et par trois dans les autres cas, sauf méconnaissance d’une particulière gravité (CSS art. L. 133-4-8). Dans l’exemple officiel d’une entreprise couvrant 96 salariés sur 100 pour 600 euros par an, le redressement est de 3 600 euros ou de 7 200 euros, contre 57 600 euros en cas de remise en cause intégrale (BOSS, Protection sociale complémentaire, § 710).
La réduction est exclue en cas de discrimination, d’avantage personnel, d’irrégularité déjà relevée lors d’un précédent contrôle, de travail dissimulé, d’obstacle au contrôle ou d’abus de droit, et l’employeur ne peut alors réclamer aux salariés les cotisations salariales correspondantes (BOSS, Protection sociale complémentaire, § 700 et 710). L’examen de la prévoyance et de la protection sociale complémentaire par l’Urssaf commence donc toujours par l’acte de mise en place, et un accompagnement en contrôle et redressement Urssaf permet de le sécuriser avant toute vérification.
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 12 novembre 2026.
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