Le remboursement des frais professionnels peut être réclamé devant le conseil de prud’hommes par le salarié qui a avancé des dépenses pour les besoins de son activité sans être remboursé. Le principe est constant : ces frais restent à la charge de l’employeur, sauf forfait convenu à l’avance qui ne soit pas manifestement disproportionné et qui laisse au salarié une rémunération au moins égale au Smic. Il appartient au salarié de prouver les frais qu’il invoque. Son action, qui porte sur l’exécution du contrat de travail et non sur le salaire, se prescrit par 2 ans.
Selon un arrêt publié, les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur « doivent lui être remboursés sans qu’ils ne puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due » (Cass. soc. 25-2-1998, n° 95-44.096, publié au Bulletin). Cette obligation de rembourser les frais professionnels ne dépend ni d’une clause du contrat ni d’une convention collective.
L’employeur ne peut s’en affranchir par une stipulation contraire : « la clause du contrat de travail qui met à la charge du salarié les frais engagés pour les besoins de son activité professionnelle est réputée non écrite » (Cass. soc. 12-12-2012, n° 11-26.585, publié au Bulletin). Le juge saisi d’une telle clause l’écarte et statue sur le remboursement comme si elle n’existait pas.
Le salarié peut conserver la charge de ses frais moyennant une somme fixée à l’avance de manière forfaitaire, à condition que la rémunération proprement dite du travail reste au moins égale au salaire minimum interprofessionnel de croissance (Smic) (Cass. soc. 25-2-1998, n° 95-44.096, publié au Bulletin). La Cour de cassation exige en outre que la somme forfaitaire ne soit pas « manifestement disproportionnée au regard du montant réel des frais engagés » ; un forfait « structurellement insuffisant », représentant environ le tiers des frais réels, a ainsi été jugé disproportionné (Cass. soc. 20-6-2013, n° 11-19.663, publié au Bulletin).
Les clauses de frais et les forfaits contractuels sont donc examinés au regard des frais réellement supportés. Pour vérifier le respect du Smic, les sommes versées à titre de remboursement de frais et la prime de transport sont exclues du salaire pris en compte (C. trav. art. D. 3231-6) : un forfait ne peut pas servir à compléter un salaire inférieur au minimum légal.
Le conseil de prud’hommes règle les différends qui peuvent s’élever à l’occasion de tout contrat de travail entre l’employeur et les salariés qu’il emploie (C. trav. art. L. 1411-1). La demande de remboursement de frais, qui naît de l’exécution du contrat, relève de sa compétence, que le contrat soit en cours ou rompu.
Lorsque la créance est évidente, par exemple des notes de frais validées par l’employeur mais restées impayées, le salarié peut saisir la formation de référé, qui peut accorder une provision « dans le cas où l’existence de l’obligation n’est pas sérieusement contestable » (C. trav. art. R. 1455-7). Une contestation sérieuse sur le caractère professionnel des dépenses ou sur l’application d’un forfait renvoie en revanche au juge du fond ; le référé prud’homal n’est donc adapté qu’aux créances non discutées.
Dans le même arrêt de 2013, la Cour de cassation a censuré les juges qui avaient accordé un rappel sans constater la réalité des dépenses, en rappelant qu’« il appartient au salarié de prouver l’existence des frais professionnels allégués » (Cass. soc. 20-6-2013, n° 11-19.663, publié au Bulletin). Le salarié produit ses factures, ses relevés de trajets et, le cas échéant, les échanges établissant que la dépense a été engagée à la demande ou dans l’intérêt de l’employeur.
Cette charge de la preuve diffère de celle qui pèse sur l’employeur face à l’organisme de recouvrement, qui doit établir la réalité des frais pour exclure les remboursements de l’assiette des cotisations. Les justificatifs des frais professionnels servent ainsi aux deux parties, et il est recommandé à chacune de les conserver.
« Toute action portant sur l’exécution du contrat de travail se prescrit par deux ans à compter du jour où celui qui l’exerce a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’exercer son droit » (C. trav. art. L. 1471-1). L’action en paiement du salaire obéit, elle, à un délai de 3 ans (C. trav. art. L. 3245-1).
Par un arrêt publié, la Cour de cassation a jugé que l’action en paiement de sommes correspondant au remboursement de frais professionnels « n’est pas soumise à la prescription triennale » applicable au salaire, et a approuvé l’application du délai de 2 ans à une indemnité de transport relevant du régime des frais professionnels (Cass. soc. 20-11-2019, n° 18-20.208, publié au Bulletin). Elle a retenu la même solution pour l’indemnité due au salarié qui occupe son domicile à des fins professionnelles faute de local mis effectivement à sa disposition (Cass. soc. 19-3-2025, n° 22-17.315, publié au Bulletin).
La qualification de la somme commande donc le délai : une prime présentée comme un remboursement de frais mais versée sans lien avec des dépenses réelles pourrait être regardée comme un élément de salaire, soumis au délai de 3 ans. Les règles générales de la prescription des actions prud’homales s’appliquent pour le surplus, notamment pour la détermination du point de départ.
Un commercial utilise son véhicule personnel de 5 chevaux fiscaux pour 7 200 kilomètres professionnels par an ; son contrat prévoit un remboursement selon le barème kilométrique fiscal, qui retient pour cette puissance et une distance de 5 001 à 20 000 kilomètres la formule (distance x 0,357) + 1 395 euros (CGI ann. IV art. 6 B). Le remboursement annuel dû est de 3 965,40 euros (7 200 x 0,357 = 2 570,40 euros, plus 1 395 euros).
S’il saisit le conseil de prud’hommes le 16 novembre 2026 après 3 années sans remboursement, sa demande ne peut, en principe, porter que sur les frais dont il a eu connaissance depuis le 16 novembre 2024, soit 7 930,80 euros pour 2 années (2 x 3 965,40 euros), les frais antérieurs étant exposés à la prescription. Le point de départ retenu par le juge peut varier selon la date à laquelle le salarié a su que ses frais ne seraient pas remboursés.
Le contentieux s’étend aux frais du travail à domicile. La Cour de cassation juge que l’occupation du domicile à des fins professionnelles constitue « une immixtion dans sa vie privée » et ouvre droit à une indemnité dès lors qu’un local professionnel n’est pas mis effectivement à la disposition du salarié ou qu’il a été convenu que le travail s’effectue en télétravail (Cass. soc. 19-3-2025, n° 22-17.315, publié au Bulletin). Les frais de télétravail donnent donc lieu, à défaut de prise en charge, à des demandes chiffrées sur 2 ans.
Pour l’employeur, le risque prud’homal se réduit par une politique écrite de remboursement, un forfait réévalué au regard des frais réels et un traitement rapide des notes de frais. Il est dès lors recommandé de comparer chaque année le forfait aux dépenses effectivement supportées par les salariés concernés.
Pour le salarié, la demande doit être chiffrée poste par poste, justifiée et engagée sans tarder, compte tenu du délai de 2 ans. Le cabinet SANCY Avocats assiste et représente ses clients dans ce contentieux prud’homal, en demande comme en défense.
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 15 novembre 2026.
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