L’employeur doit rembourser au salarié les frais qu’il expose pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise. Cette obligation, posée par la Cour de cassation, interdit d’imputer ces frais sur la rémunération et rend sans effet la clause du contrat qui les laisse à la charge du salarié. Seul un forfait fixé à l’avance peut les couvrir, à condition de ne pas être manifestement disproportionné et de préserver une rémunération au moins égale au salaire minimum interprofessionnel de croissance, dit Smic. Il appartient toutefois au salarié de prouver la réalité des frais dont il demande le remboursement.
Aucun article du Code du travail ne pose, en termes généraux, l’obligation de rembourser les frais professionnels. La règle a été affirmée par la chambre sociale de la Cour de cassation : les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur « doivent lui être remboursés sans qu’ils ne puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due » (Cass. soc. 25-2-1998, n° 95-44.096, publié au Bulletin).
Par un arrêt publié rendu au visa du Code civil et de l’article L. 1221-1 du Code du travail, selon lequel le contrat de travail est soumis aux règles du droit commun, la Cour a précisé que ces frais « doivent être supportés par ce dernier », c’est-à-dire par l’employeur (Cass. soc. 12-12-2012, n° 11-26.585, publié au Bulletin ; C. trav. art. L. 1221-1).
L’obligation vise les dépenses engagées pour l’exécution du travail et dans l’intérêt de l’employeur : déplacements professionnels, repas pris en mission, matériel acheté pour le service, usage du véhicule ou du téléphone personnels. La définition des frais professionnels retenue par le droit de la sécurité sociale en donne un éclairage utile.
La Cour de cassation l’a appliquée à l’entretien des tenues de travail dont le port est obligatoire et inhérent à l’emploi (Cass. soc. 12-12-2012, n° 11-26.585, publié au Bulletin). Les vêtements de travail, l’outillage et les équipements fournis au salarié relèvent du même principe.
Elle l’a étendue à l’occupation du domicile à des fins professionnelles : le salarié peut prétendre à une indemnité « dès lors qu’un local professionnel n’est pas mis effectivement à sa disposition » (Cass. soc. 8-11-2017, n° 16-18.499, publié au Bulletin). Par un arrêt de formation plénière de chambre, elle a qualifié cette occupation d’« immixtion dans sa vie privée », ouvrant droit à indemnité y compris lorsqu’il a été convenu que le travail s’effectue en télétravail (Cass. soc. 19-3-2025, n° 22-17.315, publié au Bulletin).
Les limites fixées pour les cotisations par l’arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels déductibles ne bornent pas l’obligation de l’employeur : elles déterminent seulement la part des remboursements exclue de l’assiette (Arrêté du 4-9-2025 art. 2). Un remboursement au réel supérieur aux forfaits sociaux reste dû au salarié qui justifie de ses dépenses.
La clause du contrat de travail qui met à la charge du salarié les frais engagés pour les besoins de son activité professionnelle « est réputée non écrite » (Cass. soc. 12-12-2012, n° 11-26.585, publié au Bulletin). Le salarié peut donc réclamer le remboursement, même s’il a signé une telle clause.
La seule dérogation admise est la clause par laquelle le salarié conserve la charge de ses frais moyennant une somme fixée à l’avance de manière forfaitaire, à condition que la rémunération proprement dite reste au moins égale au salaire minimum interprofessionnel de croissance (Smic) (Cass. soc. 25-2-1998, n° 95-44.096, publié au Bulletin). La Cour exige en outre que cette somme ne soit pas « manifestement disproportionnée au regard du montant réel des frais engagés » (Cass. soc. 20-6-2013, n° 11-19.663, publié au Bulletin).
Les clauses de frais et forfaits contractuels doivent donc être rédigées et suivies avec soin, car un forfait insuffisant rend l’employeur redevable des frais réels.
Les sommes versées à titre de remboursement de frais sont exclues du salaire retenu pour vérifier le respect du Smic (C. trav. art. D. 3231-6). Elles s’ajoutent donc nécessairement au salaire minimum.
Un salarié rémunéré au Smic, soit 1 867,02 euros par mois pour 35 heures depuis le 1er juin 2026 (Arrêté du 22-5-2026 art. 1er), qui expose 150 euros de carburant pour des déplacements professionnels doit percevoir ces 150 euros en plus de son salaire. Un versement global de 1 867,02 euros « frais compris » ne laisserait qu’un salaire de 1 717,02 euros, inférieur au minimum légal.
Il appartient au salarié de prouver l’existence des frais professionnels dont il réclame le remboursement (Cass. soc. 20-6-2013, n° 11-19.663, publié au Bulletin). Notes de frais, factures, ordres de mission et relevés kilométriques constituent les preuves usuelles.
Il est recommandé à l’employeur d’organiser la procédure de remboursement, en fixant les pièces à produire et les délais de transmission, étant rappelé qu’une telle procédure ne saurait priver le salarié du remboursement de dépenses réelles et justifiées. Pour l’union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales (Urssaf), les remboursements au réel ne sont exclus de l’assiette que sur production des justificatifs (Arrêté du 4-9-2025 art. 2).
Selon un arrêt non publié, aucune disposition légale n’impose le versement d’une allocation forfaitaire pendant le télétravail : les frais sont alors pris en charge selon un décompte réel (Cass. soc. 18-2-2026, n° 24-19.459). Cette solution ne remet pas en cause l’indemnité d’occupation du domicile reconnue en 2025 (Cass. soc. 19-3-2025, n° 22-17.315, publié au Bulletin).
Les frais de télétravail peuvent ainsi être remboursés au réel ou par une allocation forfaitaire prévue par accord ou par décision de l’employeur, dont le montant doit rester suffisant au regard des frais réels.
Toute action portant sur l’exécution du contrat de travail se prescrit par 2 ans à compter du jour où le salarié a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’exercer son droit (C. trav. art. L. 1471-1). La Cour de cassation a appliqué ce délai à l’indemnité d’occupation du domicile (Cass. soc. 19-3-2025, n° 22-17.315, publié au Bulletin).
L’action en paiement du salaire se prescrit, elle, par 3 ans (C. trav. art. L. 3245-1). Par un arrêt publié, la Cour de cassation a jugé que l’action en paiement de sommes correspondant au remboursement de frais professionnels « n’est pas soumise à la prescription triennale » du salaire, et a approuvé l’application du délai de 2 ans (Cass. soc. 20-11-2019, n° 18-20.208, publié au Bulletin). Un salarié qui réclame en novembre 2026 des frais exposés en septembre 2024, dont il connaissait dès cette date l’existence et le montant, agit donc en principe trop tard. Le contentieux du remboursement des frais devant le conseil de prud’hommes en précise les modalités.
Pour l’employeur, il est recommandé d’adopter une procédure écrite de notes de frais, appliquée à tous, et de rembourser sans délai les dépenses justifiées. Une telle procédure facilite aussi l’application des règles de remboursement des frais professionnels au regard des cotisations.
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 15 novembre 2026.
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