Les frais de formation, de séminaire et d’événements d’entreprise

1. Les frais de formation professionnelle

1.1. Le temps de formation et l’obligation de l’employeur

L’employeur « assure l’adaptation des salariés à leur poste de travail » et veille au maintien de leur capacité à occuper un emploi (C. trav. art. L. 6321-1). La formation qui conditionne l’exercice d’une activité en application de dispositions légales ou réglementaires « constitue un temps de travail effectif et donne lieu pendant sa réalisation au maintien par l’entreprise de la rémunération » (C. trav. art. L. 6321-2). Les autres actions de formation sont également du temps de travail effectif, sauf accord collectif ou, à défaut, accord du salarié pour les suivre hors du temps de travail dans la limite de 30 heures par an (C. trav. art. L. 6321-6). Le manquement à l’obligation de formation de l’employeur obéit à ses propres règles de réparation.

1.2. Le remboursement des frais exposés

Les frais de transport, de repas et d’hébergement exposés pour une formation suivie à la demande de l’employeur relèvent du principe général selon lequel les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité et dans l’intérêt de l’employeur doivent lui être remboursés « sans qu’ils ne puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due » (Cass. soc. 25-2-1998, n° 95-44.096, publié au Bulletin). L’obligation de rembourser les frais professionnels s’applique donc pleinement aux déplacements de formation.

Le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS), publication officielle de la doctrine de l’administration en matière de cotisations, range expressément les dépenses engagées à l’occasion de formations et de séminaires parmi les frais professionnels, « lorsqu’elles sont dûment justifiées » (BOSS, Frais professionnels, § 1490).

1.3. Le remboursement forfaitaire en déplacement

L’employeur peut rembourser les frais réels sur justificatifs, qu’il doit alors produire en cas de contrôle (Arrêté du 4-9-2025 art. 2). Il peut aussi verser des allocations forfaitaires, réputées utilisées conformément à leur objet dans les limites fixées pour les déplacements : le salarié qui ne peut regagner sa résidence chaque soir relève de la limite du grand déplacement, présumé lorsque la distance est d’au moins 50 kilomètres et que les transports en commun ne permettent pas de la parcourir en moins de 1 h 30 (Arrêté du 4-9-2025 art. 5).

En 2026, ces limites sont de 21,40 euros par repas et, pour le logement et le petit déjeuner, de 76,60 euros par jour à Paris et dans les départements de la petite couronne et de 56,80 euros ailleurs (BOSS, Frais professionnels, § 1290). Un salarié lyonnais qui suit une formation de 3 jours à Paris, avec 2 nuits d’hôtel et 5 repas au restaurant, peut ainsi recevoir, lorsque les conditions du grand déplacement sont remplies, jusqu’à 260,20 euros d’allocations exonérées (2 x 76,60 + 5 x 21,40), en plus du remboursement de son billet de train. Une formation d’une journée près du lieu de travail relève plutôt des petits déplacements.

2. Les séminaires et voyages d’affaires

2.1. L’exigence d’un programme de travail

Les voyages d’affaires, voyages de stimulation et séminaires ne donnent lieu à remboursement de frais professionnels que s’ils sont caractérisés par l’organisation d’un programme de travail et par des sujétions particulières pour le salarié, sa participation ne correspondant pas à l’exercice normal de sa profession ; l’employeur doit produire ce programme et justifier les frais individuels (BOSS, Frais professionnels, § 1490).

Lorsque l’employeur prend directement en charge le voyage, le salarié n’expose aucun frais à rembourser (BOSS, Frais professionnels, § 1500). La prise en charge d’un voyage d’agrément constitue en revanche un élément de rémunération, réintégré dans l’assiette des cotisations (BOSS, Frais professionnels, § 1510).

2.2. La part d’agrément et la présence des conjoints

Lorsque le voyage pris en charge par l’employeur présente un caractère professionnel prépondérant, aucun avantage en nature n’est retenu, même pour la fraction consacrée aux loisirs. Il en va autrement lorsque les salariés ont travaillé moins de la moitié du temps passé sur place et que le voyage était ouvert aux conjoints moyennant une participation minime ; la prise en charge des frais du conjoint non salarié et de la famille constitue en outre un avantage soumis à cotisations (BOSS, Frais professionnels, § 1520).

Un séminaire de 4 jours comportant une seule demi-journée de réunions, ouvert aux conjoints, expose ainsi l’employeur à la réintégration du coût du séjour dans l’assiette. Il est dès lors recommandé de conserver l’ordre du jour, les listes de présence et les supports des sessions de travail.

3. Les événements d’entreprise et les dépenses de représentation

3.1. La soirée annuelle de l’entreprise

Par dérogation, l’administration ne retient aucun avantage en nature lorsque l’employeur ou le comité social et économique (CSE), instance élue de représentation du personnel, organise au maximum une fois par an un événement festif de fin d’année ou d’anniversaire de l’entreprise, à la condition que l’ensemble des salariés y soit convié et que le coût soit global et non individualisé (BOSS, Frais professionnels, § 1520).

Une telle soirée peut relever de la gestion du personnel plutôt que des activités sociales et culturelles du CSE. Par un arrêt publié, la Cour de cassation a jugé que la soirée annuelle offerte par l’employeur, même organisée « dans un cadre festif », qui avait pour objet de présenter le bilan et les perspectives de la société et d’assurer la cohésion de l’entreprise, « constituait un élément de gestion, par l’employeur, de son personnel et ne relevait dès lors pas d’une activité sociale et culturelle » (Cass. soc. 9-7-2014, n° 13-18.577, publié au Bulletin). Le comité d’entreprise, auquel le CSE a succédé, ne pouvait donc réclamer l’intégration de son coût dans son budget après la suppression de la soirée.

3.2. Les cadeaux à la clientèle et les manifestations commerciales

Les dépenses engagées par le salarié à la demande de l’employeur pour acheter des cadeaux destinés à la clientèle, ou pour participer exceptionnellement à des réceptions ou cocktails organisés dans le cadre de la politique commerciale, constituent des frais professionnels (BOSS, Frais professionnels, § 1910). Seules les dépenses réelles sont retenues, sur factures, et l’employeur doit pouvoir prouver qu’elles ont été engagées à sa demande et dans l’intérêt de l’entreprise (BOSS, Frais professionnels, § 1920).

Ces dépenses ne se confondent pas avec les cadeaux et bons d’achat offerts aux salariés eux-mêmes, qui obéissent à un régime d’avantage distinct. La conservation des factures et des invitations relève des règles des justificatifs des frais professionnels.

Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 15 novembre 2026.