Les frais professionnels des salariés de l'OGEC

1. La notion de frais professionnel et sa prise en charge

Les frais professionnels sont les charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi que le salarié supporte pour accomplir ses missions (Arrêté du 4-9-2025 art. 1er). Les frais exposés pour les besoins de l'activité et dans l'intérêt de l'employeur sont à la charge de ce dernier, et la clause du contrat de travail qui les laisse au salarié est réputée non écrite (Cass. soc. 12-12-2012, n° 11-26.585). L'OGEC ne peut donc laisser à l'accompagnateur d'un voyage ou au salarié partagé entre 2 sites le coût de ses déplacements.

Ils sont exclus des cotisations sous 2 formes : le remboursement des dépenses réelles, dont l'employeur produit les justificatifs, ou des allocations forfaitaires, réputées utilisées conformément à leur objet lorsqu'elles n'excèdent pas les limites de l'arrêté (Arrêté du 4-9-2025 art. 2). Cet arrêté a abrogé celui du 20 décembre 2002, et ses montants sont revalorisés chaque 1er janvier (Arrêté du 4-9-2025 art. 10 et 12).

La convention collective de l'enseignement privé non lucratif (IDCC 3218) ne comporte pas de règle générale sur les frais de déplacement ; elle prévoit, pour le salarié d'astreinte appelé à intervenir, le remboursement de ses frais de transport selon le barème fiscal (CCN EPNL art. 5.1.1.2).

2. Les sorties et voyages scolaires

Nourri et logé avec le groupe par l'établissement, le salarié n'expose aucun frais. Le repas fourni en déplacement professionnel n'est pas évalué comme un avantage en nature, et l'hébergement pris en charge par l'employeur relève des frais professionnels (Arrêté du 25-2-2025 art. 1er ; BOSS, Frais professionnels, § 1330). Une indemnité forfaitaire versée en plus serait sans objet ; le temps de travail en sortie et en voyage scolaire relève d'une autre fiche.

Les dépenses avancées par le salarié sont remboursées sur justificatifs. À défaut, le salarié en déplacement empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail peut recevoir une indemnité de repas, exclue des cotisations jusqu'à 21,40 euros par repas depuis le 1er janvier 2026 (Arrêté du 4-9-2025 art. 3 ; BOSS, Frais professionnels, § 240).

En voyage de plusieurs jours, le salarié est présumé empêché de regagner sa résidence lorsque le lieu du déplacement en est distant d'au moins 50 kilomètres et que les transports en commun ne permettent pas de parcourir ce trajet en moins de 1 h 30 (Arrêté du 4-9-2025 art. 5). Depuis le 1er janvier 2026, le logement et le petit déjeuner sont alors admis jusqu'à 76,60 euros par jour à Paris et dans les Hauts-de-Seine, la Seine-Saint-Denis et le Val-de-Marne, et 56,80 euros ailleurs en métropole (BOSS, Frais professionnels, § 1290). À l'étranger s'applique le barème des missions des personnels de l'État, réduit si le salarié est logé ou nourri (BOSS, Frais professionnels, § 1390).

3. Les déplacements entre établissements et les horaires décalés

Les mêmes règles valent pour le salarié qui travaille sur plusieurs sites de l'OGEC ou se forme à l'extérieur. S'il utilise son véhicule personnel, l'indemnité kilométrique est exclue des cotisations dans les limites du barème fiscal annuel (Arrêté du 4-9-2025 art. 4). Retenu hors des locaux sans pouvoir regagner son lieu habituel de travail pour déjeuner, il peut percevoir une indemnité exclue des cotisations jusqu'à 10,40 euros par repas depuis le 1er janvier 2026, ou 21,40 euros si les circonstances ou les usages l'obligent à déjeuner au restaurant (Arrêté du 4-9-2025 art. 3 ; BOSS, Frais professionnels, § 210).

Le surveillant d'internat ou l'agent de service du soir, contraint de se restaurer sur place en raison d'horaires décalés ou de travail de nuit, relève de l'indemnité de restauration sur le lieu de travail, limitée à 7,50 euros par repas depuis le 1er janvier 2026 (Arrêté du 4-9-2025 art. 3 et 10). Le repas fourni par l'établissement relève des avantages en nature accordés au personnel.

Pour le trajet domicile-travail, l'OGEC prend en charge 50 % du prix des abonnements de transport public ou de location publique de vélos (C. trav. art. L. 3261-2 ; C. trav. art. R. 3261-1). Il peut y ajouter un forfait mobilités durables, facultatif (C. trav. art. L. 3261-3-1).

4. Le télétravail et la conservation des pièces

Selon la convention collective EPNL, l'accord collectif, la charte ou le contrat de travail fixent les modalités de remboursement des frais du télétravail ; leur prise en charge est obligatoire en cas de télétravail régulier, organisé et structurant (CCN EPNL art. 5.1.1.11). Ces frais sont exclus des cotisations au réel ou, en 2025, dans la limite de 10,90 euros par journée de télétravail hebdomadaire ou de 2,70 euros par jour de télétravail, plafonnée à 59,40 euros par mois (Arrêté du 4-9-2025 art. 6). La limite majorée suppose un accord de branche prévoyant cette indemnité : la convention EPNL n'en fixant pas le montant, rien n'établit qu'elle l'ouvre. L'usage d'outils numériques personnels peut être couvert par une allocation de 54,50 euros par mois au plus en 2025 (Arrêté du 4-9-2025 art. 7).

L'allocation forfaitaire dispense de justifier la dépense, non la situation qui la fonde : ordre de mission, liste des accompagnateurs, planning, journées de télétravail. Les cotisations se prescrivent par 3 ans à compter de la fin de l'année civile au titre de laquelle elles sont dues (CSS art. L. 244-3) : ces pièces se conservent au moins sur cette durée. La justification des frais professionnels lors d'un contrôle Urssaf fait l'objet d'un article distinct ; la page cotisations et contrôles de l'OGEC présente les autres points de redressement.

Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 9 octobre 2026.