Le programme de répartition remis à chaque salarié de l'OGEC avant la rentrée fixe les heures prévues, mais seules les heures accomplies fondent une demande de rappel d'heures supplémentaires. Lorsque les horaires varient d'un salarié à l'autre, la loi impose en plus du planning un décompte quotidien et hebdomadaire et un total annuel arrêté au 31 août, pièces qui forment la défense de l'OGEC devant le juge comme devant l'inspection du travail.
L'OGEC lié par la convention collective de l'enseignement privé non lucratif (IDCC 3218) répartit le temps de travail du personnel de l'OGEC sur l'année scolaire au moyen d'un programme remis à chaque salarié, prévisionnel avant la rentrée puis définitif au plus tard 3 semaines après, sur lequel la totalité des heures est placée sans « réserves d'heures » (CCN EPNL art. 5.2.1.4). Son contenu et le sort des absences sont exposés avec l'annualisation sur l'année scolaire.
La modification du programme pour nécessités de service suppose une information du salarié, à temps plein comme à temps partiel, 10 jours calendaires au moins avant le nouvel horaire ; l'urgence ne dispense de ce délai qu'avec l'accord du salarié (CCN EPNL art. 5.2.1.4). Ce délai conventionnel écarte le délai supplétif de 7 jours (C. trav. art. L. 3121-47).
À la lettre des textes, la remise individuelle ne dispense pas de l'affichage : en cas d'aménagement sur l'année, l'employeur affiche la répartition de la durée du travail pour chaque semaine de la période de référence, sauf précision conventionnelle contraire (C. trav. art. L. 3171-1 et D. 3171-5). La convention collective EPNL étant muette sur l'affichage, l'OGEC a intérêt à afficher la répartition annuelle de chaque service et à remettre chaque programme contre émargement.
Dès que les salariés d'un service ne travaillent pas selon le même horaire collectif, cas ordinaire d'un établissement où se côtoient temps partiels et services de vie scolaire, de restauration ou d'internat, l'employeur établit pour chacun les documents nécessaires au décompte de sa durée de travail (C. trav. art. L. 3171-2). Ce décompte est tenu chaque jour, par enregistrement des heures de début et de fin de chaque période de travail ou par relevé du nombre d'heures accomplies, puis chaque semaine par récapitulation (C. trav. art. D. 3171-8). Le relevé peut partir des heures prévues au programme, corrigées des écarts constatés, pourvu qu'il soit tenu au fil de l'eau ; un enregistrement automatique obéit aux exigences de droit commun d'un système de décompte fiable et infalsifiable (C. trav. art. L. 3171-4).
Au 31 août, ou au départ du salarié en cours de période, le total des heures accomplies depuis le début de la période est mentionné sur un document annexé au dernier bulletin de paie (C. trav. art. D. 3171-13 ; CCN EPNL art. 5.2.1.6). Ce bilan rapproche les heures du programme définitif, les heures accomplies, les absences valorisées pour le volume prévu au dernier programme définitif (CCN EPNL art. 5.2.1.7) et les heures déjà payées au-delà de 40 heures, exclues du décompte de fin de période (C. trav. art. L. 3121-44), puis compare le solde aux seuils des heures supplémentaires. Le service d'enseignement de l'enseignant agent public, fixé et rémunéré par l'État, n'y figure pas, à la différence des fonctions que l'établissement lui confie par contrat et rémunère lui-même (Cass. soc. 21-9-2017, n° 16-21.139).
En cas de litige, l'employeur fournit au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés (C. trav. art. L. 3171-4). Le salarié n'a qu'à présenter des éléments « suffisamment précis quant aux heures non rémunérées qu'il prétend avoir accomplies » pour permettre à l'employeur, « qui assure le contrôle des heures de travail effectuées », d'y répondre (Cass. soc. 18-3-2020, n° 18-10.919).
L'absence d'un système objectif, fiable et accessible de mesure du temps de travail journalier ne prive pas l'employeur du droit de soumettre au débat tout élément de droit, de fait et de preuve sur les heures accomplies (Cass. soc. 7-2-2024, n° 22-15.842). L'OGEC sans badgeuse n'est donc pas désarmé, mais s'il n'oppose que le programme prévisionnel, il s'expose à ce que le juge retienne le décompte du salarié. Une clause soumettant les heures supplémentaires à autorisation préalable ne le protège pas : sont dues les heures rendues nécessaires par les tâches confiées, peu important l'absence d'autorisation (Cass. soc. 14-11-2018, n° 17-16.959). Le dossier de défense tient en 4 pièces : le programme définitif émargé, les relevés quotidiens et hebdomadaires, les écrits relatifs aux modifications du programme et le document annexé au bulletin d'août. Aucune décision propre aux OGEC n'a été identifiée sur le décompte ou la preuve des heures.
L'employeur tient à la disposition de l'inspection du travail les documents de décompte pendant 1 an, y compris en cas d'horaires individualisés, et pendant 3 ans pour les jours travaillés en forfait (C. trav. art. L. 3171-3 et D. 3171-16). Sauf poursuites pénales, l'administration peut prononcer, pour manquement à l'obligation de décompte, une amende d'au plus 4 000 euros par travailleur concerné (C. trav. art. L. 8115-1 et L. 8115-3).
Le délai d'1 an ne vaut qu'à l'égard de l'inspection : l'action en paiement du salaire se prescrit par 3 ans et la demande peut porter, si le contrat est rompu, sur les 3 années précédant la rupture (C. trav. art. L. 3245-1). Par précaution, et non par obligation légale, l'OGEC conserve programmes, relevés et bilans pendant au moins 3 années scolaires révolues.
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 9 octobre 2026.
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