Les collaborateurs d’un cabinet d’expertise comptable engagent des frais pour se rendre chez les clients, y déjeuner, y séjourner lors des missions éloignées ou travailler depuis leur domicile. Le cabinet doit les rembourser, et la convention collective des experts-comptables fixe pour le véhicule personnel une règle propre. Le remboursement échappe aux cotisations sociales s’il correspond à des dépenses réelles justifiées ou à des allocations forfaitaires respectant les limites réglementaires. À défaut, l’union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales (Urssaf) peut le réintégrer dans l’assiette des cotisations, ce qui expose le cabinet à un redressement.
La Cour de cassation pose en principe que les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur doivent lui être remboursés, sans pouvoir être imputés sur sa rémunération, sauf clause prévoyant une somme forfaitaire fixée à l’avance et à condition que la rémunération reste au moins égale au salaire minimum interprofessionnel de croissance (Cass. soc. 25-2-1998, n° 95-44.096, publié au Bulletin).
La convention collective nationale des cabinets d’experts-comptables et de commissaires aux comptes du 9 décembre 1974 (IDCC 787), étendue par arrêté du 30 mai 1975, dont les accords sont aujourd’hui signés côté patronal par Experts-comptables et commissaires aux comptes de France (ECF) et l’Institut français des experts-comptables et des commissaires aux comptes (IFEC), le confirme. Les salariés qui se déplacent pour le compte du cabinet sont remboursés de leurs frais, selon « les pratiques du cabinet » (CCN experts-comptables art. 5.2.3).
Les frais professionnels s’entendent des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi, que le salarié supporte au titre de l’accomplissement de ses missions. Ils sont indemnisés soit par le remboursement des dépenses réellement engagées, sur justificatifs, soit par des allocations forfaitaires, réputées utilisées conformément à leur objet lorsqu’elles n’excèdent pas les montants fixés par l’arrêté (Arrêté du 4-9-2025 art. 1er et 2).
Cet arrêté du 4 septembre 2025, publié au Journal officiel du 6 septembre 2025, a remplacé l’arrêté du 20 décembre 2002 (Arrêté du 4-9-2025 art. 12). Ses montants sont revalorisés chaque 1er janvier (Arrêté du 4-9-2025 art. 10). Les montants en vigueur au 1er janvier 2026 sont publiés par le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS), qui expose la doctrine de l’administration.
Lorsque le collaborateur en mission chez un client est empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail, l’indemnité de repas est exonérée dans les limites suivantes :
Hors le cas où les usages de la profession l’y obligent, il appartient à l’employeur de démontrer que le salarié est obligé, par ses conditions particulières de travail, de prendre son repas au restaurant ; seule l’indemnité la plus élevée peut être retenue pour un même repas (BOSS, Frais professionnels, § 170, § 210, § 240 et § 250 ; Arrêté du 4-9-2025 art. 3).
Le collaborateur est présumé empêché de regagner sa résidence lorsque la distance entre celle-ci et le lieu de la mission est d’au moins 50 kilomètres et que les transports en commun ne permettent pas de la parcourir en moins de 1 h 30 (Arrêté du 4-9-2025 art. 5). En métropole, au 1er janvier 2026, les allocations sont exonérées dans la limite de 21,40 euros par repas et, pour le logement et le petit déjeuner, de 76,60 euros par jour à Paris et dans les Hauts-de-Seine, la Seine-Saint-Denis et le Val-de-Marne, et de 56,80 euros par jour dans les autres départements (BOSS, Frais professionnels, § 1290).
Au-delà de 3 mois sur un même lieu de travail, la déduction est ramenée à 85 % de ces montants jusqu’au 24e mois, puis à 70 % au-delà, dans une limite de durée fixée par l’arrêté (Arrêté du 4-9-2025 art. 5). L’employeur doit en outre justifier que le salarié ne peut regagner chaque jour sa résidence et engage de ce fait des frais de double résidence (BOSS, Frais professionnels, § 1270).
Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l’indemnité kilométrique est exonérée dans les limites des barèmes publiés chaque année par l’administration fiscale (Arrêté du 4-9-2025 art. 4). Le montant est majoré de 20 % pour un véhicule électrique, et l’employeur doit justifier de l’existence des déplacements et du nombre exact de kilomètres parcourus (BOSS, Frais professionnels, § 380 et § 390).
La convention impose de rembourser le collaborateur qui utilise son véhicule pour les besoins du service sur la base des indemnités kilométriques fiscales, évaluées selon une puissance fiscale limitée à 7 chevaux. À défaut de couverture du risque affaires par le cabinet, la majoration d’assurance est remboursée en sus sur justificatif (CCN experts-comptables art. 5.2.3).
L’accord de branche du 4 mars 2022 relatif à l’incitation au télétravail met à la charge du cabinet la fourniture et l’entretien des équipements, et renvoie à l’avenant individuel le règlement des dépenses supplémentaires du collaborateur (Accord du 4-3-2022 art. 10 et 11). Cette dernière stipulation a été étendue sous réserve de l’article L. 1222-9 du Code du travail et de l’accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005 (Arrêté du 8-2-2023 art. 1er). L’accord ne fixe aucun montant d’allocation.
Les frais de télétravail sont en principe remboursés au réel, mais l’employeur peut verser une allocation forfaitaire pour les frais de local privé et de matériel, de connexion et de fournitures (Arrêté du 4-9-2025 art. 6). Au 1er janvier 2026, elle est exonérée sans justificatif dans la limite de 11 euros par mois pour une journée de télétravail par semaine, soit 22 euros pour 2 jours, ou de 2,70 euros par jour de télétravail dans la limite d’un plafond mensuel (BOSS, Frais professionnels, § 1810 ; Arrêté du 4-9-2025 art. 6).
Des limites plus élevées s’appliquent lorsque l’allocation est prévue par une convention de branche, un accord professionnel ou interprofessionnel ou un accord de groupe et attribuée en fonction des jours effectivement télétravaillés : 13,20 euros par mois pour une journée par semaine ou 3,30 euros par jour, dans la limite d’un plafond mensuel (BOSS, Frais professionnels, § 1810). L’accord de branche des experts-comptables ne prévoyant pas d’allocation, ces limites supposent un autre accord de cette nature, tel qu’un accord de groupe ; l’arrêté ne vise pas l’accord d’entreprise (Arrêté du 4-9-2025 art. 6).
L’employeur doit établir que les frais ont été effectivement engagés et qu’ils ont un caractère professionnel ; à défaut, l’allocation est un complément de rémunération réintégré pour la totalité de son montant (BOSS, Frais professionnels, § 100). Une indemnité versée sous l’appellation de frais par une convention collective ou un contrat reste un élément de salaire si elle ne correspond pas à des frais professionnels (BOSS, Frais professionnels, § 30).
Sous les limites de l’arrêté, l’allocation forfaitaire bénéficie d’une présomption d’utilisation conforme, à condition que les circonstances de fait prévues par la réglementation soient réunies. Au-delà, l’employeur doit justifier l’utilisation de la fraction excédentaire (BOSS, Frais professionnels, § 110 et § 120).
Il est dès lors recommandé au cabinet de conserver les ordres de mission, les relevés kilométriques et les justificatifs de repas et d’hébergement, qui sont examinés lors d’un contrôle Urssaf et dont l’absence peut conduire à un redressement sur les frais professionnels.
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 10 novembre 2026.
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