Les frais professionnels sont les dépenses que le salarié supporte pour accomplir ses missions et qui tiennent à sa fonction ou à son emploi, comme un repas en déplacement, l’usage de son véhicule personnel pour un rendez-vous ou un hébergement sur un chantier éloigné. L’employeur doit les rembourser, et ce remboursement échappe aux cotisations et à l’impôt dans les conditions et limites fixées par arrêté. Trois modes d’indemnisation sont admis : le remboursement des dépenses réelles sur justificatifs, le versement d’allocations forfaitaires et, pour certaines professions, la déduction forfaitaire spécifique. Le choix du mode détermine la preuve à apporter, qui pèse sur l’employeur face à l’Urssaf et sur le salarié qui réclame un remboursement.
L’arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale, entré en vigueur le 7 septembre 2025 en remplacement de l’arrêté du 20 décembre 2002, définit les frais professionnels comme des « charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi » que le salarié supporte au titre de l’accomplissement de ses missions (Arrêté du 4-9-2025 art. 1er).
Le Code de la sécurité sociale en tire la conséquence : les remboursements effectués au titre de ces frais ne constituent pas un revenu d’activité, dans les conditions et limites fixées par arrêté des ministres chargés de la sécurité sociale et du budget (CSS art. L. 136-1-1). Ils échappent ainsi à la contribution sociale généralisée, à la contribution au remboursement de la dette sociale et aux cotisations de sécurité sociale.
Deux critères doivent donc être réunis : la dépense doit être liée à l’emploi, et le salarié doit l’avoir réellement supportée. Une somme versée sans dépense correspondante n’est pas un remboursement : elle constitue un élément de salaire, « quelle que soit la dénomination qui leur est donnée par convention collective ou par contrat » (BOSS, Frais professionnels, § 30).
En droit du travail, la Cour de cassation juge de longue date que les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur « doivent lui être remboursés sans qu’ils ne puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due » (Cass. soc. 25-2-1998, n° 95-44.096, publié au Bulletin).
Elle en a déduit que la clause du contrat de travail qui met à la charge du salarié les frais engagés pour les besoins de son activité professionnelle « est réputée non écrite » (Cass. soc. 12-12-2012, n° 11-26.585, publié au Bulletin). L’obligation de rembourser les frais professionnels s’impose ainsi à tout employeur, quelle que soit sa taille.
Les dépenses de la vie courante restent en revanche à la charge du salarié. Le déjeuner pris chaque jour près du lieu de travail habituel n’est pas un frais professionnel, de sorte que l’indemnité destinée à le couvrir n’est pas déductible de l’assiette des cotisations (Cass. soc. 4-3-1993, n° 90-21.547, publié au Bulletin). Lorsque l’employeur fournit lui-même un bien ou un service couvrant une telle dépense, il s’agit d’un avantage en nature.
L’administration admet que les achats exceptionnels réalisés par le salarié pour le compte de l’entreprise, par exemple du matériel ou des fournitures en situation d’urgence, soient remboursés dans les mêmes conditions que les frais professionnels, sur factures (BOSS, Frais professionnels, § 1890 et 1900). Il en va de même des dépenses engagées à la demande de l’employeur, comme l’achat de cadeaux destinés à la clientèle (BOSS, Frais professionnels, § 1910).
Ces dépenses se rapprochent des frais d’entreprise, qui correspondent à des charges de l’entreprise elle-même et non à des dépenses liées à l’emploi du salarié.
L’employeur peut rembourser les dépenses réellement engagées par le salarié ou les prendre directement en charge ; il est alors « tenu de produire les justificatifs afférents » (Arrêté du 4-9-2025 art. 2). L’administration exige des justifications suffisamment précises pour établir la réalité et le montant des frais, et la démonstration qu’ils ont été exposés dans l’intérêt de l’entreprise sans être d’un niveau exagéré (BOSS, Frais professionnels, § 70).
Certaines catégories ne peuvent être remboursées qu’au réel, notamment les frais de déménagement, les frais des salariés envoyés en mission ou mutés en France par une entreprise étrangère sans relever du régime de détachement, et ceux de la mobilité entre la métropole et l’outre-mer (BOSS, Frais professionnels, § 80). Il en va de même, en principe, des frais des gérants minoritaires de société à responsabilité limitée et des présidents et dirigeants de société par actions simplifiée, sauf pour les indemnités kilométriques (BOSS, Frais professionnels, § 90).
L’employeur peut aussi verser des allocations forfaitaires, déductibles sous réserve de leur utilisation effective conformément à leur objet. Cette condition est réputée remplie lorsque les allocations sont inférieures ou égales aux montants fixés par l’arrêté pour les repas, les indemnités kilométriques, le grand déplacement, le télétravail, les outils numériques et la mobilité professionnelle (Arrêté du 4-9-2025 art. 2).
L’administration qualifie cette présomption d’absolue, à condition que les circonstances de fait correspondent à celles prévues par l’arrêté (BOSS, Frais professionnels, § 110). Elle ne joue pas lorsque l’employeur verse un forfait et paie aussi directement une partie des mêmes dépenses (BOSS, Frais professionnels, § 120).
Au-delà des montants réglementaires, la fraction excédentaire n’est exclue de l’assiette que si l’employeur prouve son utilisation conforme (BOSS, Frais professionnels, § 270). Ainsi, pour un salarié en déplacement contraint de déjeuner au restaurant, une indemnité de 25 euros par repas en 2026 n’est présumée utilisée conformément à son objet qu’à hauteur de 21,40 euros (BOSS, Frais professionnels, § 240) : sans justificatifs, les 3,60 euros d’excédent sont soumis à cotisations. Le régime des allocations forfaitaires de frais obéit ainsi à des plafonds revalorisés chaque 1er janvier (Arrêté du 4-9-2025 art. 10).
Pour les professions énumérées par l’article 5 de l’annexe IV du Code général des impôts dans sa rédaction en vigueur au 31 décembre 2000, l’employeur peut appliquer une déduction forfaitaire spécifique sur l’assiette des cotisations, dans la limite de 7 600 euros par année civile (Arrêté du 4-9-2025 art. 9). Elle se substitue en principe aux remboursements de frais, qui sont alors réintégrés dans l’assiette.
La déduction forfaitaire spécifique fait l’objet d’une réduction progressive de ses taux, qui conduit à sa disparition à des dates différentes selon les secteurs.
Selon l’administration, il revient à l’employeur d’établir que des frais ont été effectivement engagés et leur caractère professionnel ; à défaut, l’allocation est réintégrée dans l’assiette pour la totalité de son montant (BOSS, Frais professionnels, § 100).
Par un arrêt publié du 25 juin 2026, la deuxième chambre civile a jugé que le cotisant ne peut pas produire pour la première fois devant le juge les pièces justificatives qu’il devait communiquer lors des opérations de contrôle ou de la phase contradictoire afin de prouver que les conditions de déduction des frais professionnels étaient remplies (Cass. 2e civ. 25-6-2026, n° 24-10.653). Les justificatifs des frais professionnels doivent donc être réunis avant le contrôle.
Le salarié qui réclame un remboursement doit, à l’inverse, prouver l’existence des frais professionnels allégués (Cass. soc. 20-6-2013, n° 11-19.663, publié au Bulletin). Le même arrêt admet le forfait contractuel à deux conditions : qu’il ne soit pas « manifestement disproportionné au regard du montant réel des frais engagés » et que la rémunération proprement dite du travail reste chaque mois au moins égale au Smic.
Les clauses de frais et les forfaits contractuels doivent donc être calibrés sur les dépenses réelles. Il est recommandé à l’employeur de fixer par écrit, dans une note de frais ou un accord, la nature des dépenses remboursées, les plafonds, les justificatifs exigés et les délais de remboursement, et au salarié de conserver ses factures et l’objet de chaque déplacement.
Les dirigeants assimilés salariés, tels que les gérants minoritaires de société à responsabilité limitée ou les présidents de société par actions simplifiée, ne peuvent bénéficier des allocations forfaitaires « pour l’exercice de leur fonction de dirigeant » (Arrêté du 4-9-2025 art. 1er). Leurs frais sont remboursés sur justificatifs, sauf pour les indemnités kilométriques, que l’administration admet sous forme forfaitaire (BOSS, Frais professionnels, § 90).
Lorsqu’un mandataire social cumule son mandat avec un contrat de travail rémunéré distinctement, l’administration admet les allocations forfaitaires au titre de ce contrat (BOSS, Frais professionnels, § 140). Les dirigeants et les autres situations particulières appellent ainsi une analyse au cas par cas.
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 15 novembre 2026.
Le premier échange est gratuit. 30 minutes pour comprendre votre situation, identifier les enjeux et vous orienter. Sans engagement.
