Les frais professionnels sont les dépenses que le salarié engage pour les besoins de son activité et dans l’intérêt de l’employeur : repas en déplacement, kilomètres parcourus avec son véhicule, frais de télétravail ou d’outils personnels. L’employeur doit les rembourser, soit sur justificatifs, soit par des allocations forfaitaires, sans pouvoir les imputer sur le salaire. Ces remboursements échappent aux cotisations sociales lorsqu’ils correspondent à des frais réels ou restent dans les limites de l’arrêté du 4 septembre 2025, revalorisées chaque année. Une allocation versée sans frais réels est en revanche un complément de salaire.
Par un arrêt publié, la Cour de cassation a jugé que « les frais qu’un salarié expose pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur » doivent être supportés par ce dernier, toute clause contraire du contrat de travail étant réputée non écrite (Cass. soc. 12-12-2012, n° 11-26.585, publié au Bulletin). L’affaire concernait l’entretien de tenues de travail imposées par un magasin de bricolage.
Ces frais « doivent lui être remboursés sans qu’ils ne puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due ». Le contrat peut seulement prévoir que le salarié en conserve la charge « moyennant le versement d’une somme fixée à l’avance de manière forfaitaire », à condition que la rémunération proprement dite du travail reste au moins égale au Smic (Cass. soc. 25-2-1998, n° 95-44.096, publié au Bulletin).
Un commercial payé 1 950 euros brut par mois pour 35 heures en novembre 2026, dont 200 euros présentés comme un forfait de frais, ne perçoit en réalité que 1 750 euros de salaire, sous le Smic mensuel de 1 867,02 euros (Arrêté du 22-5-2026 art. 1er). La clause est alors inefficace et l’employeur reste redevable du complément de salaire, en plus des frais.
Pour les cotisations, les frais professionnels « s’entendent des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi » (Arrêté du 4-9-2025 art. 1er). Le Code de la sécurité sociale exclut de l’assiette les remboursements correspondant à ces charges, dans les conditions et limites fixées par arrêté (CSS art. L. 136-1-1). L’arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels déductibles, en vigueur depuis le 7 septembre 2025, a abrogé l’arrêté du 20 décembre 2002 (Arrêté du 4-9-2025 art. 12).
L’employeur rembourse soit les dépenses réelles, sur justificatifs, soit des allocations forfaitaires, déductibles dans les limites fixées par l’arrêté (Arrêté du 4-9-2025 art. 2). Ces limites sont revalorisées chaque 1er janvier (Arrêté du 4-9-2025 art. 10).
Selon le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS), publication officielle de la doctrine de l’administration opposable aux organismes de recouvrement, une allocation qui ne correspond pas à des frais est un élément de salaire, « quelle que soit la dénomination qui leur est donnée par convention collective ou par contrat » (BOSS, Frais professionnels, § 30). Il revient à l’employeur d’établir la réalité des frais et leur caractère professionnel ; à défaut, l’allocation est réintégrée dans l’assiette pour la totalité de son montant (BOSS, Frais professionnels, § 100).
En deçà des limites de l’arrêté, et si les circonstances de fait correspondent à celles qu’il prévoit, l’utilisation de l’allocation conformément à son objet est présumée ; l’administration y voit « une présomption absolue ne pouvant être renversée par la preuve contraire » (BOSS, Frais professionnels, § 110). Au-delà, l’employeur doit justifier l’utilisation de la fraction excédentaire.
L’arrêté distingue trois situations : le repas au restaurant du salarié en déplacement empêché de regagner sa résidence ou son lieu de travail, la restauration sur le lieu de travail imposée par des conditions particulières d’organisation ou d’horaires, et le repas pris hors des locaux de l’entreprise, sur un chantier par exemple, sans obligation de recourir au restaurant (Arrêté du 4-9-2025 art. 3). Le texte initial fixait ces limites à 21,10 euros, 7,40 euros et 10,30 euros.
Au 1er janvier 2026, elles sont de 7,50 euros pour la restauration sur le lieu de travail, de 10,40 euros hors des locaux et de 21,40 euros au restaurant (BOSS, Frais professionnels, § 180 ; BOSS, Frais professionnels, § 210 ; BOSS, Frais professionnels, § 240). Ces indemnités ne se cumulent pas : sur une même période, seule la plus élevée ouvre droit à déduction (BOSS, Frais professionnels, § 170).
Un technicien qui intervient chez des clients 18 jours dans le mois et perçoit une indemnité de 12 euros par repas, sans obligation établie de déjeuner au restaurant, voit ainsi 1,60 euro par repas (12 - 10,40), soit 28,80 euros sur le mois, réintégrés dans l’assiette, faute de justificatifs.
Le salarié contraint d’utiliser son propre véhicule pour ses déplacements professionnels peut percevoir des indemnités kilométriques, déductibles dans les limites des barèmes publiés chaque année par l’administration fiscale (Arrêté du 4-9-2025 art. 4). L’administration majore l’indemnité de 20 % pour un véhicule électrique (BOSS, Frais professionnels, § 380).
L’employeur doit cependant justifier « de l’existence de déplacements professionnels et du nombre exact de kilomètres parcourus » (BOSS, Frais professionnels, § 390). Un relevé des trajets, avec dates, destinations et distances, est donc indispensable. Le salarié qui utilise son vélo personnel peut recevoir 0,25 euro par kilomètre (BOSS, Frais professionnels, § 490).
Les trajets entre le domicile et le lieu de travail relèvent d’un régime distinct, celui de la prise en charge des frais de transport domicile-travail.
Le salarié en déplacement qui ne peut regagner chaque jour sa résidence est présumé dans cette situation lorsque le lieu de travail est situé à au moins 50 kilomètres de celle-ci et que les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance en moins de 1 h 30 (Arrêté du 4-9-2025 art. 5). En 2026, les limites sont de 21,40 euros par repas et, pour le logement et le petit déjeuner, de 76,60 euros par jour à Paris et dans les Hauts-de-Seine, la Seine-Saint-Denis et le Val-de-Marne, et de 56,80 euros ailleurs en métropole (BOSS, Frais professionnels, § 1290).
Ces montants sont réduits de 15 % au-delà de 3 mois de déplacement sur un même lieu, de 30 % au-delà de 24 mois, et la déduction cesse au-delà du 60e mois (Arrêté du 4-9-2025 art. 5). Le BOSS mentionne encore une limite de 6 ans, soit une année de plus ; il est prudent de s’en tenir à l’arrêté de 2025, seul texte réglementaire en vigueur (BOSS, Frais professionnels, § 1300).
En cas de mobilité professionnelle impliquant un changement de résidence, l’hébergement provisoire est déductible dans la limite de 85,10 euros par jour pendant 9 mois au plus (BOSS, Frais professionnels, § 1580). Les frais d’installation le sont dans la limite de 1 705,70 euros, majorés de 142,20 euros par enfant à charge, sans dépasser 2 132,10 euros (BOSS, Frais professionnels, § 1640).
Le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui travaille dans les locaux de l’entreprise (C. trav. art. L. 1222-9). Les frais qu’il supporte sont remboursés sur justificatifs ou par une allocation forfaitaire (Arrêté du 4-9-2025 art. 6), dont l’organisation relève par ailleurs des règles du télétravail et de la durée du travail.
En 2026, l’allocation est présumée utilisée conformément à son objet dans la limite de 11,00 euros par mois pour une journée de télétravail par semaine, ou de 2,70 euros par jour (BOSS, Frais professionnels, § 1810). Le même paragraphe plafonne l’allocation journalière à 59,40 euros par mois, montant initial de l’arrêté (Arrêté du 4-9-2025 art. 6), alors que le tableau récapitulatif des limites 2026 retient 60,20 euros : dans l’attente d’une mise en cohérence, la limite la plus basse est la plus sûre. Lorsque l’allocation est prévue par une convention de branche, un accord professionnel ou un accord de groupe, les limites sont portées à 13,20 euros par mois pour une journée hebdomadaire, ou 3,30 euros par jour dans la limite de 72,60 euros (BOSS, Frais professionnels, § 1810).
Un salarié qui télétravaille 2 jours chaque semaine peut ainsi recevoir 22 euros par mois sans justificatif. Par ailleurs, lorsqu’aucun local professionnel n’est effectivement mis à sa disposition, le salarié « peut prétendre à une indemnité au titre de l’occupation de son domicile à des fins professionnelles », selon un arrêt publié rendu à propos de visiteurs médicaux (Cass. soc. 8-11-2017, n° 16-18.499, publié au Bulletin).
Le salarié qui utilise son propre téléphone, son ordinateur ou son abonnement pour son travail peut être remboursé sur justificatifs (Arrêté du 4-9-2025 art. 7). Lorsque la réalité des dépenses professionnelles ne peut être justifiée, l’arrêté admet une allocation forfaitaire, dont la limite est de 55,20 euros par mois en 2026 (Arrêté du 4-9-2025 art. 7 ; BOSS, Frais professionnels, § 1870). Lorsque c’est l’employeur qui fournit ces outils et en laisse l’usage privé, la situation relève des avantages en nature.
Certaines professions énumérées par le Code général des impôts, dont les frais sont notoirement supérieurs aux forfaits, peuvent appliquer une déduction forfaitaire spécifique (DFS) sur l’assiette des cotisations, dans la limite de 7 600 euros par salarié et par année civile (Arrêté du 4-9-2025 art. 9). À défaut d’accord collectif ou d’accord du comité social et économique (CSE), instance élue de représentation du personnel, l’option suppose le consentement du salarié, son silence valant accord (Arrêté du 4-9-2025 art. 9).
Le dispositif disparaît progressivement. Des calendriers propres fixent la fin de la déduction pour plusieurs secteurs, par exemple en 2029 pour la propreté et en 2032 pour la construction ; pour les autres professions, le taux est réduit chaque année, de 2026 à 2031, de 15 % du taux applicable en 2025, et devient nul en 2032 (Arrêté du 4-9-2025 art. 9 ; BOSS, Frais professionnels, § 2120). Une profession dont le taux était de 20 % en 2025 bénéficie ainsi de 17 % en 2026 (20 - 20 x 15 %), puis de 14 % en 2027.
Les frais professionnels face au contrôle Urssaf donnent lieu à de nombreux redressements, et les justificatifs doivent être produits dès le contrôle, comme le rappelle le redressement Urssaf sur les frais professionnels. Il est dès lors recommandé de formaliser une politique de remboursement écrite, de conserver les justificatifs et de vérifier chaque année les limites revalorisées.
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 13 novembre 2026.
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