Le téléphone, l’ordinateur ou l’abonnement fourni par l’employeur constitue un avantage en nature lorsque le salarié peut s’en servir pour sa vie privée. Cet avantage est évalué, au choix de l’employeur, d’après les dépenses réelles ou selon un forfait annuel de 10 % du coût d’achat ou de l’abonnement, puis soumis aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu. À l’inverse, le salarié qui utilise ses propres outils pour son travail doit être remboursé de ses frais, au réel ou par une allocation forfaitaire plafonnée. La distinction entre ces deux situations, et la rédaction d’une charte d’utilisation, conditionnent la sécurité de la paie.
La contribution sociale généralisée (CSG) est due sur toutes les sommes ainsi que sur « les avantages et accessoires en nature ou en argent qui y sont associés, dus en contrepartie ou à l’occasion d’un travail » (CSS art. L. 136-1-1). Les cotisations de sécurité sociale reposent sur la même assiette (CSS art. L. 242-1).
L’arrêté du 25 février 2025 relatif à l’évaluation des avantages en nature pour le calcul des cotisations de sécurité sociale vise expressément les outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication mis à la disposition permanente du salarié : « l’avantage en nature constitué par son utilisation privée est évalué » selon les règles qu’il fixe (Arrêté du 25-2-2025 art. 5). Ce texte a remplacé l’arrêté du 10 décembre 2002 et s’applique aux périodes d’activité courant depuis le 1er février 2025 (Arrêté du 25-2-2025 art. 9 et 10).
Le téléphone mobile, l’ordinateur portable, la tablette ou l’abonnement internet relèvent de cette catégorie. L’avantage naît de la possibilité d’un usage personnel, qui procure au salarié l’économie d’un équipement ou d’un abonnement qu’il aurait sinon financé lui-même.
Lorsque l’outil est réservé à un usage professionnel, il n’existe pas d’utilisation privée à évaluer : l’outil reste un instrument de travail fourni par l’employeur. Pour l’impôt sur le revenu, l’administration fiscale admet en outre que l’avantage soit négligé lorsqu’il correspond à « l’utilisation raisonnable de ces outils pour la vie quotidienne », ou lorsqu’un document écrit les réserve à un usage professionnel (BOFiP, BOI-RSA-BASE-20-20, § 290).
Cette doctrine fiscale ne se confond pas avec la doctrine sociale, publiée par le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS), qu’il convient de vérifier à la date du contrôle. Un usage privé toléré dans les faits, sans règle écrite, expose en revanche l’employeur à la réintégration de l’avantage lors d’un contrôle Urssaf des avantages en nature.
Il est dès lors recommandé d’adopter une charte d’utilisation qui précise si l’usage privé est interdit, toléré dans une mesure raisonnable ou accordé comme un avantage, et d’en conserver la preuve de remise à chaque salarié.
L’employeur choisit entre deux modes d’évaluation : les dépenses réellement engagées, ou un forfait annuel « estimé à 10 % de son coût d’achat ou, le cas échéant, de l’abonnement, toutes taxes comprises » (Arrêté du 25-2-2025 art. 5). L’évaluation au réel suppose de pouvoir isoler la part privée, par exemple à partir des relevés détaillés de l’opérateur ; à défaut, le forfait est plus simple à justifier.
Un ordinateur portable acheté 1 200 euros toutes taxes comprises et laissé au salarié pour son usage personnel représente ainsi un avantage forfaitaire de 120 euros par an, soit 10 euros par mois. Un abonnement mobile de 40 euros par mois, soit 480 euros par an, correspond à un avantage forfaitaire de 48 euros par an, soit 4 euros par mois.
Les forfaits de l’arrêté constituent des « évaluations minimales » : une convention ou un accord collectif, ou un accord entre l’employeur et le salarié, peut retenir une valeur supérieure (Arrêté du 25-2-2025 art. 6). La participation du salarié au coût de l’avantage obéit, pour sa part, aux règles générales applicables à tous les avantages en nature.
Pour l’impôt sur le revenu, les avantages en nature sont évalués selon les règles établies pour le calcul des cotisations de sécurité sociale (CGI art. 82). La valeur retenue en paie, qui figure sur le bulletin, sert donc aussi de base à l’imposition du salarié.
Le salarié qui utilise son propre téléphone, son ordinateur ou son abonnement pour les besoins de son travail ne perçoit aucun avantage : il supporte des frais professionnels. L’arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale prévoit leur remboursement d’après la réalité des dépenses et, à défaut, une allocation forfaitaire qui ne pouvait excéder 54,50 euros par mois dans sa rédaction initiale (Arrêté du 4-9-2025 art. 7).
Ce plafond est de 55,20 euros par mois en 2026. Pour le matériel amortissable, l’exclusion porte sur les annuités d’amortissement ; les consommables et les frais de connexion sont remboursés sur justificatifs (BOSS, Frais professionnels, § 1870). Un salarié qui utilise un abonnement personnel ne permettant pas d’isoler la part professionnelle peut ainsi recevoir une allocation de 30 euros par mois sans justificatif, si une raison professionnelle justifie cet usage.
Lorsque le salarié est placé en télétravail dans des circonstances exceptionnelles, ses frais d’outils personnels peuvent être pris en charge selon les règles des frais de télétravail, mais ce remboursement « n’est pas cumulable » avec celui des outils personnels (BOSS, Frais professionnels, § 1880).
En droit du travail, les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité et dans l’intérêt de l’employeur « doivent lui être remboursés sans qu’ils ne puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due » (Cass. soc. 25-2-1998, n° 95-44.096). La clause du contrat qui met ces frais à la charge du salarié « est réputée non écrite » (Cass. soc. 12-12-2012, n° 11-26.585).
L’employeur qui exige l’usage d’un téléphone personnel, par exemple pour être joint par la clientèle, s’expose donc à une demande de remboursement fondée sur l’obligation de rembourser les frais professionnels. Fournir un outil professionnel ou verser une allocation forfaitaire conforme permet de prévenir ce contentieux.
L’outil réservé à un usage professionnel reste un instrument de travail appartenant à l’employeur. Celui-ci peut en demander la restitution à la fin du contrat, et la charte ou le contrat de travail gagne à le prévoir expressément, avec la sauvegarde préalable des données personnelles éventuelles du salarié.
Lorsque l’usage privé constitue un véritable avantage en nature, la question de son retrait se pose dans les mêmes termes que pour les autres avantages. La Cour de cassation a jugé, à propos d’un véhicule de fonction, qu’un tel avantage, dont le salarié conserve l’usage dans sa vie personnelle, ne peut, sauf stipulation contraire, lui être retiré pendant la suspension du contrat de travail (Cass. soc. 24-3-2010, n° 08-43.996).
La Cour de cassation ne paraît pas s’être prononcée sur la transposition de cette solution aux outils numériques, mais la prudence conduit à l’envisager. Les règles de la restitution du véhicule de fonction et celles de la suppression d’un avantage en nature éclairent les précautions à prendre : prévoir dans le contrat ou la charte les cas de retrait de l’outil, notamment pendant un arrêt de travail ou une dispense de préavis.
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 15 novembre 2026.
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