Dans les entreprises d’ingénierie, du numérique et du conseil, les frais de déplacement des consultants obéissent à deux corps de règles distincts. La convention de branche impose que le déplacement ne coûte rien au salarié ; le droit de la sécurité sociale détermine, quant à lui, dans quelle limite les sommes versées échappent aux cotisations. Depuis 2025, ces limites sont fixées par un nouvel arrêté, revalorisé chaque année. Une indemnité conforme à la convention peut ainsi être en partie soumise à cotisations, et une allocation exonérée peut ne pas suffire à couvrir les frais réels.
La convention collective nationale des bureaux d’études techniques, des cabinets d’ingénieurs-conseils et des sociétés de conseils du 15 décembre 1987 (IDCC 1486), dite convention Syntec, a été conclue à l’origine par la Fédération Syntec et la Chambre des ingénieurs-conseils de France avec des organisations syndicales de salariés. Entièrement réécrite par l’avenant n° 46 du 16 juillet 2021, signé par Syntec et Cinov pour les employeurs, FEC FO, F3C CFDT et CFTC Média+ pour les salariés, elle a été étendue par arrêté du 5 avril 2023 et s’applique dans cette version depuis le 1er mai 2023.
Selon la convention, les déplacements « ne doivent pas être pour le salarié l’occasion d’une charge financière supplémentaire », et les frais sont remboursés « de manière à couvrir les frais de transport, d’hébergement et de restauration » (CCN Syntec art. 11.2). Les autres règles des déplacements professionnels, comme l’ordre de mission ou la classe de transport, encadrent la mission elle-même.
La convention admet un forfait défini avant le départ, fixé par accord d’entreprise, décision unilatérale de l’employeur, usage ou accord individuel, à condition que le salarié ne supporte aucune charge (CCN Syntec art. 11.2). Le forfait reste donc soumis à l’exigence de couverture des frais réels.
Le véhicule personnel suit la même logique : son usage, autorisé par un accord écrit préalable, « ne doit pas entraîner des frais supplémentaires à la charge du salarié », le remboursement tenant compte notamment de l’amortissement, de l’entretien et des assurances (CCN Syntec art. 11.3).
L’arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale a abrogé l’arrêté du 20 décembre 2002 (Arrêté du 4-9-2025 art. 12). Ses montants sont revalorisés chaque année au 1er janvier, en fonction de l’inflation prévisionnelle hors tabac (Arrêté du 4-9-2025 art. 10).
Les frais peuvent être pris en charge selon deux méthodes : le remboursement des dépenses réelles, sur justificatifs, ou le versement d’allocations forfaitaires, réputées utilisées conformément à leur objet dans les limites fixées par l’arrêté (Arrêté du 4-9-2025 art. 2). Au-delà de ces limites, la présomption ne joue plus et l’employeur doit justifier l’utilisation de la somme pour éviter son assujettissement.
L’arrêté distingue trois situations, avec une seule indemnité par repas. Les limites applicables en 2026 sont les suivantes (Arrêté du 4-9-2025 art. 3 et 10) :
Le grand déplacement est présumé lorsque la « distance séparant le lieu de résidence du lieu de déplacement est au moins égale à 50 kilomètres (trajet aller ou retour) et que les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1 h 30 (trajet aller ou retour) » (Arrêté du 4-9-2025 art. 5). Hors de cette présomption, le salarié empêché de regagner son domicile en fin de journée est également considéré comme étant en situation de grand déplacement (Arrêté du 4-9-2025 art. 5).
Le consultant affecté pour plusieurs semaines chez un client éloigné peut relever de ce régime. Il est dès lors recommandé de conserver, mission par mission, la preuve de la distance et des conditions de transport.
En métropole, chaque repas est exonéré dans la limite de 21,40 euros. Le logement et le petit déjeuner le sont dans la limite de 76,60 euros par jour à Paris et dans les départements des Hauts-de-Seine, de la Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne, et de 56,80 euros par jour dans les autres départements (Arrêté du 4-9-2025 art. 5 et 10).
Ces montants ne plafonnent pas l’obligation conventionnelle : si les frais réels sont supérieurs, la convention impose leur prise en charge, le remboursement des dépenses réelles justifiées relevant alors de l’autre méthode de prise en charge prévue par l’arrêté.
Lorsque le salarié est affecté plus de 3 mois sur un même lieu, les limites sont réduites à 85 % au-delà du 3e mois et jusqu’au 24e mois, puis à 70 % au-delà du 24e mois et jusqu’au 60e mois. Au-delà, l’arrêté prévoit que « L’employeur ne peut bénéficier de la déduction pour les périodes d’affectation au-delà du soixantième mois » (Arrêté du 4-9-2025 art. 5).
Ces abattements visent directement les missions longues en régie chez un même client. Il convient donc de suivre la durée d’affectation de chaque consultant sur un même site, pour ajuster le régime social de ses indemnités.
Les indemnités kilométriques versées au salarié qui utilise son véhicule personnel sont réputées utilisées conformément à leur objet « dans les limites fixées par les barèmes kilométriques annuellement publiés par l’administration fiscale » (Arrêté du 4-9-2025 art. 4). Le barème applicable aux revenus de 2026 n’étant pas encore publié, il est recommandé à l’employeur de vérifier ses versements de l’année à sa parution.
Pour un déplacement professionnel à l’étranger, les limites d’exonération sont celles des indemnités de mission du groupe I des agents de l’État (Arrêté du 4-9-2025 art. 5). Les frais des salariés détachés à l’étranger qui continuent de relever du régime général sont déductibles sur justificatifs (Arrêté du 4-9-2025 art. 8).
La convention renvoie elle-même, pour les frais de voyage des missions à l’étranger, aux limites de l’ordre de mission et des barèmes de l’Urssaf (CCN Syntec art. 12.4). Le respect de ces règles se vérifie lors d’un contrôle Urssaf des frais professionnels. L’ensemble s’inscrit dans le régime des déplacements, des frais et du télétravail de la branche.
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 2 novembre 2026.
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