Les informations obligatoires que l’employeur doit donner à ses salariés obéissent à trois modes de diffusion distincts, fixés texte par texte. Certaines doivent être affichées sur les lieux de travail, d’autres peuvent être communiquées par tout moyen, depuis la simplification opérée en 2016, et d’autres encore doivent être remises à chaque salarié. Lorsque le texte exige une date certaine, comme pour les élections du comité social et économique, le choix du support conditionne la régularité de la procédure. Pour l’employeur, l’enjeu pratique est de choisir pour chaque information un support conforme et d’en conserver la preuve.
L’affichage suppose l’apposition physique d’un document sur les lieux de travail, à un emplacement accessible au personnel. Lorsqu’un texte l’impose, une diffusion par courriel ou sur un intranet ne suffit pas.
La communication « par tout moyen » laisse l’employeur libre du support : affichage, note remise avec le bulletin de paie, courriel, intranet ou livret d’accueil. Seul compte le résultat, à savoir que l’information parvienne effectivement aux personnes visées par le texte.
La remise individuelle impose enfin de transmettre l’information à chaque salarié personnellement, par un document qui lui est propre. Elle concerne surtout les informations liées à la situation personnelle du salarié, comme ses droits à repos ou ses astreintes.
Le décret n° 2016-1417 du 20 octobre 2016 relatif à la simplification des obligations des entreprises en matière d’affichage et de transmission de documents à l’administration, entré en vigueur le 23 octobre 2016, a substitué une communication par tout moyen à plusieurs obligations d’affichage. Sont notamment concernés l’avis sur les conventions collectives, le règlement intérieur, le repos hebdomadaire collectif et l’égalité de rémunération (D. n° 2016-1417 du 20-10-2016, art. 2, 3, 5 et 7).
La règle se lit donc texte par texte, aucune disposition ne dressant la liste unique des informations obligatoires et de leur mode de diffusion.
Un texte impose encore l’affichage des informations suivantes :
La liste des affichages obligatoires dans l’entreprise comprend aussi la signalisation de l’interdiction de fumer et, dans certains établissements, la consigne de sécurité incendie.
Un avis comportant l’intitulé des conventions et accords applicables dans l’établissement est communiqué par tout moyen aux salariés ; il précise où les textes sont tenus à leur disposition (C. trav. art. R. 2262-3). La convention collective applicable doit donc être identifiée avant toute diffusion.
Lorsqu’il est obligatoire, le règlement intérieur est porté, par tout moyen, à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche (C. trav. art. R. 1321-1).
Les personnes mentionnées par la loi sont informées par tout moyen du texte de l’article 222-33-2 du Code pénal, qui réprime le harcèlement moral (C. trav. art. L. 1152-4). Dans les lieux de travail et dans les locaux ou à la porte des locaux où se fait l’embauche, elles sont également informées par tout moyen du texte de l’article 222-33 du Code pénal sur le harcèlement sexuel, des actions contentieuses civiles et pénales ouvertes et des coordonnées des autorités et services compétents (C. trav. art. L. 1153-5).
Ces coordonnées sont celles du médecin du travail ou du service de santé au travail, de l’inspection du travail et du nom de l’inspecteur, du Défenseur des droits, du référent en matière de harcèlement sexuel et d’agissements sexistes prévu dans toute entreprise d’au moins 250 salariés et du référent désigné par le CSE parmi ses membres lorsqu’un comité existe (C. trav. art. D. 1151-1).
Le texte des articles 225-1 à 225-4 du Code pénal, relatifs aux discriminations, est porté par tout moyen à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail et aux locaux d’embauche (C. trav. art. L. 1142-6). Il en va de même des articles L. 3221-1 à L. 3221-7 du Code du travail sur l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes, qui doivent aussi être portés à la connaissance des candidats à l’embauche (C. trav. art. R. 3221-2).
La période de prise des congés payés est portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant son ouverture, le texte ne précisant pas le support (C. trav. art. D. 3141-5). Dans les entreprises où tous les salariés ne bénéficient pas du repos dominical, les jours et heures de repos collectif sont communiqués par tout moyen aux salariés et, au préalable, à l’inspection du travail (C. trav. art. R. 3172-1).
En cas de suspension du repos hebdomadaire pour travaux urgents ou surcroît d’activité, l’employeur communique par tout moyen aux salariés la copie de l’information transmise à l’inspection du travail (C. trav. art. R. 3172-9).
Pour certaines informations, le tout moyen est encadré par une exigence de preuve. L’employeur informe le personnel tous les 4 ans de l’organisation des élections du CSE « par tout moyen permettant de conférer date certaine à cette information », et le premier tour doit se tenir au plus tard le 90e jour suivant la diffusion (C. trav. art. L. 2314-4).
Ainsi, une information diffusée le 2 février 2026 impose un premier tour au plus tard le 3 mai 2026. L’organisation des élections du CSE dépend entièrement de cette date, qu’il faut pouvoir établir.
Le procès-verbal de carence est également porté à la connaissance des salariés par tout moyen permettant de donner date certaine à cette information (C. trav. art. L. 2314-9). Enfin, les résultats de l’index de l’égalité professionnelle, publiés sur le site internet de l’entreprise, sont portés à la connaissance des salariés par tout moyen à défaut de site (C. trav. art. D. 1142-4).
Plusieurs textes imposent une information propre à chaque salarié :
En matière de protection sociale complémentaire, la décision unilatérale qui institue des garanties collectives est constatée dans un écrit remis par l’employeur à chaque intéressé (CSS art. L. 911-1). La mise en place des garanties collectives par décision unilatérale suppose donc la preuve de cette remise.
Les informations à remettre au salarié lors de l’embauche relèvent de la même logique de remise individuelle, avec des délais propres.
La liberté du « tout moyen » ne dispense pas l’employeur de prouver qu’il a informé les salariés. Un courriel collectif ne touche pas le salarié dépourvu de messagerie professionnelle, et une page d’intranet ne vaut que si chaque salarié y a effectivement accès.
Il est dès lors recommandé de combiner un affichage permanent pour les informations collectives et une remise contre signature ou un envoi daté pour les informations individuelles. Pour les informations qui exigent une date certaine, une remise en main propre contre décharge datée ou un envoi recommandé permettent d’établir la date sans discussion.
Une information omise ou diffusée sur un support non conforme expose l’employeur aux sanctions du défaut d’affichage et d’information, dont le montant dépend du texte méconnu et du nombre de salariés concernés.
Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 12 novembre 2026.
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