Le procès-verbal de carence et l’absence de candidats

1. Les cas d’établissement du procès-verbal de carence

1.1. Le principe légal

Le comité social et économique (CSE) est l’instance élue de représentation du personnel obligatoire dans les entreprises d’au moins 11 salariés. « Lorsque le comité social et économique n’a pas été mis en place ou renouvelé, un procès-verbal de carence est établi par l’employeur » (C. trav. art. L. 2314-9).

Le procès-verbal suppose que l’employeur ait régulièrement engagé le processus électoral. L’organisation des élections du CSE commence par l’information du personnel, par tout moyen conférant date certaine, et le premier tour doit se tenir au plus tard le 90e jour suivant cette information (C. trav. art. L. 2314-4). Un procès-verbal établi sans information préalable du personnel ni invitation des organisations syndicales ne constate pas une carence, mais l’absence d’élections.

1.2. Les situations de carence

Dans les entreprises de 11 à 20 salariés, l’employeur n’invite les organisations syndicales à négocier le protocole préélectoral qu’« à la condition qu’au moins un salarié se soit porté candidat aux élections dans un délai de trente jours » à compter de l’information du personnel (C. trav. art. L. 2314-5). À défaut de toute candidature dans ce délai, la carence peut être constatée sans organiser de scrutin.

Dans les autres cas, le premier tour est réservé aux listes syndicales ; si le nombre des votants est inférieur à la moitié des inscrits, un second tour est organisé dans un délai de 15 jours, ouvert à tous les candidats (C. trav. art. L. 2314-29). La carence est constatée lorsqu’aucun candidat ne se présente à ce second tour.

2. Les formalités du procès-verbal de carence

2.1. L’information des salariés et la transmission à l’inspection

L’employeur « porte à la connaissance des salariés par tout moyen permettant de donner date certaine à cette information » le procès-verbal, et le transmet « dans les quinze jours, par tout moyen permettant de conférer date certaine » à l’agent de contrôle de l’inspection du travail (C. trav. art. L. 2314-9). Cet agent communique ensuite une copie du procès-verbal aux organisations syndicales de salariés du département (C. trav. art. L. 2314-9).

Un procès-verbal de carence établi le 10 mars 2026 doit ainsi être transmis à l’inspection du travail au plus tard le 25 mars 2026. Une lettre recommandée avec avis de réception permet d’établir cette date certaine ; pour les salariés, une remise contre émargement ou un courriel individuel est plus sûr qu’un simple affichage.

2.2. Le contenu et la conservation

Le Code du travail ne fixe pas de mentions obligatoires pour le procès-verbal. Il est recommandé d’y faire figurer l’effectif de l’entreprise, la date de l’information du personnel, les organisations syndicales invitées et la date de leur invitation, le cas échéant les dates des deux tours, et le constat de l’absence de candidats.

Le procès-verbal, la preuve de sa diffusion aux salariés et celle de sa transmission à l’inspection doivent être conservés, car c’est à l’employeur d’en justifier en cas de litige. La jurisprudence exige un procès-verbal valide pour justifier l’absence d’avis des représentants du personnel (Cass. soc. 11-5-2016, n° 14-12.169, publié au Bulletin).

3. La durée de validité du procès-verbal

3.1. La nouvelle demande d’élections

Après l’établissement d’un procès-verbal de carence, un salarié ou une organisation syndicale peut demander l’organisation d’élections, mais seulement « à l’issue d’un délai de six mois après l’établissement de ce procès-verbal » (C. trav. art. L. 2314-8). L’employeur doit alors engager la procédure dans le mois suivant la réception de la demande (C. trav. art. L. 2314-8).

Avec un procès-verbal du 10 mars 2026, une demande reçue le 15 octobre 2026 oblige l’employeur à engager la procédure électorale au plus tard le 15 novembre 2026.

3.2. Le renouvellement du cycle électoral

Hors demande, l’employeur informe le personnel de l’organisation des élections « tous les quatre ans » (C. trav. art. L. 2314-4). Le procès-verbal de carence ne dispense donc l’employeur d’organiser des élections que jusqu’à l’échéance du cycle : après un procès-verbal de mars 2026, il est prudent d’engager un nouveau processus électoral de façon à ce que le premier tour se tienne au plus tard en mars 2030.

La Cour de cassation l’a appliqué à un procès-verbal de carence d’octobre 2002 : à l’expiration de la durée des mandats alors applicable, l’employeur « devait procéder à l’organisation de nouvelles élections », et ne pouvait plus se prévaloir de ce document pour justifier l’absence de consultation des délégués du personnel sur le reclassement d’un salarié inapte (Cass. soc. 11-5-2016, n° 14-12.169, publié au Bulletin). Selon un arrêt non publié, la Cour de cassation a censuré l’arrêt qui refusait toute réparation aux salariés d’un employeur n’ayant pas organisé de nouvelles élections 4 ans après un procès-verbal de carence de juillet 2009, au motif qu’ils avaient été assistés lors de l’entretien préalable à leur licenciement (Cass. soc. 14-1-2026, n° 24-21.313).

4. Les effets du procès-verbal de carence

4.1. La sécurisation des licenciements

Est irrégulière toute procédure de licenciement pour motif économique dans une entreprise assujettie où le CSE n’a pas été mis en place « et qu’aucun procès-verbal de carence n’a été établi » ; le salarié a droit à une indemnité qui « ne peut être inférieure à un mois de salaire brut » (C. trav. art. L. 1235-15). Un procès-verbal de carence valide écarte cette irrégularité pour la procédure de licenciement économique.

En matière d’inaptitude d’origine non professionnelle, la proposition de reclassement prend en compte l’avis du CSE « lorsqu’il existe » (C. trav. art. L. 1226-2). Pour l’inaptitude d’origine professionnelle, l’employeur ne peut se soustraire à la consultation des représentants du personnel lorsque leur mise en place est obligatoire « et qu’aucun procès-verbal de carence n’a été établi » (Cass. soc. 11-5-2016, n° 14-12.169, publié au Bulletin). Dans ce cas, la consultation du CSE sur le reclassement du salarié inapte ne peut être omise que sur la foi d’un procès-verbal en cours de validité.

4.2. La négociation collective sans élus

Le procès-verbal de carence ouvre aussi des modes de négociation propres aux entreprises sans représentants. Dans les entreprises de 11 à 20 salariés dépourvues d’élu, l’employeur peut soumettre un projet d’accord à l’approbation des salariés par référendum (C. trav. art. L. 2232-23). Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, la négociation avec un salarié mandaté par une organisation syndicale « s’applique de droit » lorsqu’un procès-verbal de carence a établi l’absence de représentants élus (C. trav. art. L. 2232-26).

Pour l’employeur, l’absence de procès-verbal expose en revanche aux risques liés à l’absence de CSE, au premier rang desquels la réparation du préjudice des salariés et le délit d’entrave.

Xavier Berjot, avocat associé, Cabinet SANCY Avocats. État du droit au 12 novembre 2026.